Керівні принципи щодо уніфікації оцифрування записів та документів у політичній системі

Міністерство науки і технологій видало офіційне розпорядження № 7197/BKHCN-CĐSQG від 29 листопада 2025 року, яке містить єдині рекомендації щодо оцифрування записів та документів у всій політичній системі. Документ було видано для виконання завдань, поставлених Центральним керівним комітетом з питань науки, розвитку технологій, інновацій та цифрової трансформації, а також для створення правової основи для однакового застосування повноважень установами від центрального до місцевого рівнів у процесі національної цифрової трансформації.

Ілюстративне фото

Ці рекомендації стосуються перетворення записів та документів з паперової або архівної форми в цифрову для ефективного управління, зберігання та використання. Для забезпечення точності, узгодженості та безпеки цифрових записів Міністерство науки і технологій визначило 10 основних принципів, яких повинні дотримуватися всі установи та підрозділи.

Відповідно, оцифровані документи повинні забезпечувати цілісність, точно відображати оригінальний зміст і не втрачати юридичної цінності. Формати, структури даних та метадані повинні відповідати технічним стандартам, забезпечуючи можливість підключення та обміну даними. Оцифрування також має відповідати нормам щодо інформаційної безпеки, захисту державної таємниці та персональних даних. Усі операції редагування та доступу повинні повністю відстежуватися. Водночас, пріоритет для оцифрування матимуть документи, що мають високу цінність або безпосередньо обслуговують управління та надання державних послуг.

У документі описано процес відбору документів, оцінку ризиків, оцінку витрат та процедури оцифрування. Зокрема:

1. Відбір записів та документів: Документи, пріоритетними для оцифрування, включають постійні архіви, документи, з якими часто звертаються, документи, що служать адміністративній реформі, або документи, що піддаються ризику пошкодження під час безпосереднього використання. І навпаки, документи, які вже мають електронні цифрові підписи, тимчасові документи або документи, термін зберігання яких закінчився, не підлягають оцифруванню.

2. Оцінка ризиків та витрат: Документи класифікуються від низького до дуже високого ризику. Документи з високим ризиком можуть потребувати відновлення перед оцифруванням або навіть не оцифровувати, а зберігати лише оригінал. Крім того, вартість оцифрування (підготовка, сканування, обробка, зберігання, людські ресурси) повинна бути ретельно оцінена для забезпечення ефективності інвестицій.

3. 6-етапний процес оцифрування: Цей процес включає: підготовку – підрахунок – технічну стандартизацію – сканування та OCR – створення метаданих – цифровий підпис – зберігання та резервне копіювання – інтеграцію даних. Зокрема, відскановані зображення повинні мати роздільну здатність щонайменше 300 dpi та зберігатися у форматі TIFF/PNG, а основний архівний документ має бути у форматі PDF/A. Оцифровані документи підписуються цифровим підписом та зберігаються в системі, яка відповідає стандартам інформаційної безпеки.

Для забезпечення узгодженості, у посібнику зазначено структуру ідентифікатора DocCode та іменування файлів відповідно до стандарту CODE_YYYYMMDD_DESC.EXT, що допомагає уникнути дублювання та полегшує довгострокову експлуатацію та управління.

Видання єдиних рекомендацій щодо оцифрування записів та документів у політичній системі не лише створює чітку технічну та правову базу, але й сприяє підвищенню ефективності державного управління, просуванню обміну даними та прискоренню національної цифрової трансформації. Коли агентства та підрозділи синхронно та серйозно застосовуватимуть ці правила, процес оцифрування стане більш професійним, безпечним, економічним та сталим. Це важливий крок у побудові сучасної, прозорої адміністрації, яка працює на основі даних та обслуговує людей та бізнес найзручнішим та найефективнішим способом.

Джерело: https://sonnmt.camau.gov.vn/tin-hoat-dong/huong-dan-thong-nhat-viec-so-hoa-ho-so-tai-lieu-trong-he-thong-chinh-tri-292149