وزارت خزانہ کے سرکلر 67 کے مطابق، انشورنس کمپنیوں کو صارفین کے ساتھ مشاورت کے عمل کو ریکارڈ کرنے کی ضرورت ہے۔

اکتوبر 2024 کے وسط سے BIDV MetLife انشورنس خریدنے والے صارفین میں سے ایک کے طور پر، محترمہ Truong Thu Thuy (Cau Giay, Hanoi ) انشورنس مشاورت کے دوران ریکارڈ کرنے والے صارفین کے پہلے گروپ میں تھیں۔

"جب کنسلٹنٹ نے مشاورتی عمل کو ریکارڈ کرنے کا مشورہ دیا تو میں کافی پریشان تھی کیونکہ انشورنس مصنوعات کے بارے میں معلومات بہت نجی ہوتی ہیں اور اس کے لیے اعلیٰ رازداری کی ضرورت ہوتی ہے۔ تاہم، اس عمل کے فوائد کی وضاحت کے بعد جیسے کہ قابل اعتمادی میں اضافہ اور معاہدوں کو جاری کرنے کے لیے وقت کم کرنے میں مدد کرنا، میں نے زیادہ آرام محسوس کیا،" محترمہ تھوئی نے شیئر کیا۔

BIDV MetLife کے نمائندے نے کہا کہ انشورنس کنسلٹنگ میں وائس ریکارڈنگ کو لاگو کرنے سے صارفین کو دوہرے فوائد حاصل ہوں گے۔ سب سے پہلے، یہ معلومات کی وشوسنییتا اور شفافیت کو بڑھانے میں مدد کرتا ہے۔ صارفین کو یقین دہانی اور تحفظ حاصل ہو گا جب معاملات سامنے آنے پر ہر معلومات کو ذخیرہ، جانچ اور تصدیق کی جا سکے گی۔ اس کے علاوہ، مشاورتی سیشن کی ریکارڈنگ کے ذریعے، معاہدہ سازی کا عمل بھی زیادہ آسان ہو جائے گا کیونکہ صارفین کو طریقہ کار کے مراحل کو محدود کرتے ہوئے، فون پر اضافی تصدیقی طریقہ کار انجام دینے کی ضرورت نہیں ہے۔

تصویر 1.jpg
BIDV MetLife صارفین کو وائس ریکارڈنگ کے فوائد کے بارے میں مشورہ دیتا ہے۔ تصویر: BIDV MetLife

انشورنس سے مشورہ کرتے وقت آواز کی ریکارڈنگ کو مؤثر طریقے سے انجام دینے کے لیے، BIDV MetLife نے انشورنس کے شرکاء اور کنسلٹنٹس دونوں کے لیے وائس ریکارڈنگ کے طریقوں اور فوائد پر بہت سے تربیتی پروگرام نافذ کیے ہیں۔

کنسلٹنٹس کی ٹیم کے لیے، BIDV MetLife نے وائس ریکارڈنگ پر بہت سے تربیتی کورسز کا اہتمام کیا ہے، جس میں کنسلٹنٹس کو ہدایات دینے پر توجہ مرکوز کی گئی ہے کہ ریکارڈنگ کے عمل کی وضاحت کیسے کی جائے، صارفین کے ساتھ ریکارڈنگ اسکرپٹ پر کیسے تبادلہ خیال کیا جائے اور ساتھ ہی چیکنگ کے لیے ڈرافٹ کیسے ریکارڈ کیے جائیں۔ ساتھ ہی، تربیتی سیشن کنسلٹنٹس کو اس سرگرمی کے فوائد کی وضاحت کرنے کے لیے شائستہ اور شائستہ زبان استعمال کرنے کی مشق کرنے میں بھی مدد کرتے ہیں۔

اس کے علاوہ، BIDV MetLife خدمات کو بہتر بنانے اور صارفین کے لیے بہتر تجربات لانے کے لیے تربیتی عمل میں آڈیو ریکارڈنگ کا بھی اطلاق کرتا ہے۔

BIDV MetLife کے نمائندے نے کہا: "آڈیو ریکارڈنگ سے حاصل کردہ ڈیٹا ٹرانزیکشن کا ثبوت ہے، کنسلٹنٹس کو معلومات کو ذخیرہ کرنے اور مستقبل کے تنازعات کو محدود کرنے میں مدد کرتا ہے۔ کسٹمر کی طرف سے، وہ معاہدے کی معلومات کی درستگی اور شفافیت کے بارے میں یقین دہانی کر سکتے ہیں۔ اگر گاہک معلومات کو ظاہر کرنے پر راضی ہوتے ہیں، تو یہ آڈیو ریکارڈنگ اندرونی تربیت کے لیے بھی قیمتی مواد ہیں، جو مجموعی طور پر کسٹمر کے تجربے کو بہتر بناتی ہیں۔"

تصویر 2.jpg
BIDV MetLife میں وائس ریکارڈنگ کا تربیتی سیشن۔ تصویر: BIDV MetLife

Ngoc Mai (BIDV MetLife میں کام کرنے کے 2 سال کے تجربے کے ساتھ انشورنس کنسلٹنٹ) نے کہا: "BIDV MetLife میں سسٹم کی ریکارڈنگ بہت آسان اور آسان ہے، زیادہ تر صارفین تعاون کرنے میں خوش ہیں۔ ریکارڈنگ سے پہلے، میں ہمیشہ واضح طور پر پروڈکٹ، قواعد و ضوابط اور طریقہ کار کے بارے میں واضح طور پر مشورہ دیتا ہوں تاکہ گاہک مکمل طور پر سمجھ سکیں، نیز اس کے ساتھ ساتھ اسکرپٹ کو واضح کرنے کے ساتھ ساتھ اسکرپٹ کو ریکارڈ کرنے کے عمل کو بھی واضح کیا جا سکتا ہے۔"

اسی وقت، BIDV MetLife کے آپریشنز ڈیپارٹمنٹ نے بھی تیزی سے عمل کو لاگو کیا، ریکارڈنگز کو وصول کرنے اور اس پر کارروائی کی تاکہ صارفین اور کنسلٹنٹس دونوں کو بہترین فوائد حاصل ہوں۔ ریکارڈنگز کو سخت عمل کے ذریعے محفوظ کیا جائے گا تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ انشورنس صارفین کی ذاتی معلومات کو خفیہ رکھا جائے۔

لی تھانہ