الجهود المبذولة لضمان سلامة الوثائق المؤرشفة أثناء عملية تبسيط وتبسيط الجهاز

BHG - في الآونة الأخيرة، وفي عملية ترتيب وتبسيط جهاز النظام السياسي، يعد العمل الوثائقي والأرشيفي (VTLT) أحد القضايا التي تحظى باهتمام وتوجه جميع المستويات والقطاعات. في 17 مايو 2025، أصدر المكتب السياسي والأمانة العامة القرار رقم 155 بشأن عدد من المهام الرئيسية في إعادة هيكلة الجهاز. حيث يتطلب الأمر التركيز بشكل وثيق على إدارة وتخزين السجلات؛ تجنب خطر فقدان أو إساءة وضع أو تدمير المستندات... وبالتالي ضمان سلامة المستندات أثناء عملية تبسيط الجهاز.

BHG - في الآونة الأخيرة، وفي عملية ترتيب وتبسيط جهاز النظام السياسي ، يعد العمل الوثائقي والأرشيفي (VTLT) أحد القضايا التي تحظى باهتمام وتوجه جميع المستويات والقطاعات. في 17 مايو 2025، أصدر المكتب السياسي والأمانة العامة القرار رقم 155 بشأن عدد من المهام الرئيسية في إعادة هيكلة الجهاز. حيث يتطلب الأمر التركيز بشكل وثيق على إدارة وتخزين السجلات؛ تجنب خطر فقدان أو إساءة وضع أو تدمير المستندات... وبالتالي ضمان سلامة المستندات أثناء عملية تبسيط الجهاز.

وفي حديثه إلينا، قال الرفيق نجوين فان فونج، القائم بأعمال رئيس إدارة الإجراءات الإدارية الإقليمية: تنفيذًا لتوجيهات الحكومة المركزية والإقليمية بشأن تعزيز عمل الإجراءات الإدارية في عملية ترتيب وتبسيط جهاز النظام السياسي، نصحت الإدارة بشكل استباقي وزارة الداخلية بإصدار إرسال رسمي يطلب من الوحدات والمحليات تجميع إحصاءات حول الوثائق ومستوى معالجة الوثائق. وفي الوقت نفسه، تقديم المشورة بشأن أعمال حماية سلامة الوثائق وقواعد البيانات عند دمج وإنهاء عمليات الوحدات؛ نظمت وزارة الداخلية مؤتمرات عبر الإنترنت لتوجيه الوكالات من المستويات الإقليمية إلى المستويات الشعبية في تنفيذ عمل VTLT ورقمنة الوثائق الأرشيفية في عملية تبسيط الجهاز.

تعمل إدارة السجلات والأرشيف جاهدة على تنسيق رقمنة الوثائق الإقليمية.

وبحسب الإحصائيات حتى 30 مارس/آذار من هذا العام، يوجد في ها جيانج 455 وكالة ووحدة أنهت عملياتها عند اكتمال عملية الدمج، بما في ذلك الإدارات والفروع والمجالس والفروع والمراكز التابعة للإدارات والفروع والوكالات والوحدات على مستوى المقاطعات والمحليات الشعبية... ويبلغ عدد الوثائق التي تم إنشاؤها أثناء عمليات الوكالات والوحدات حوالي 54 ألف متر من أرفف الوثائق الورقية، منها حوالي 48 ألف وثيقة لم يتم تحريرها؛ أكثر من 200000 خريطة. مع وجود هذا العدد الكبير من المستندات، سيكون هناك تحدي كبير في إدارة أمن المستندات.

في 15 مايو 2025، أصدرت وزارة الداخلية التعميم رقم 06 الذي ينص على عدد من مواد قانون الأرشيف، ويلزم إدارة الأرشيف بمسؤولية استلام جميع وثائق الوكالات والوحدات على مستوى المناطق التي أنهت أعمالها. في الفترة المقبلة، وبعد عدم تنفيذ مستوى المناطق (بحجم وثائق أرشيفية يبلغ حوالي 13 ألف متر مكعب من الوثائق)، وفي نفس الوقت الحصول على أرشيفات دائمة للوكالات الإقليمية والمجالس الشعبية واللجان الشعبية على مستوى البلديات، سيكون هناك قدر هائل من العمل لأعمال الأرشيف في المقاطعة.

وقال نجوين فان فونج، القائم بأعمال رئيس إدارة الأرشيف والسجلات الإقليمية، إن إحدى الصعوبات التي تواجه استلام وتخزين وحفظ هذا الحجم الكبير من الوثائق في الفترة المقبلة هي قضية الأرشيف. وللقيام بذلك، سوف يتطلب الأمر مساحة تتراوح بين 5200 متر مربع و5500 متر مربع من مساحة أرضية المستودع بالإضافة إلى نظام رفوف التخزين. وفي الوقت نفسه، فإن الموارد البشرية للإدارة محدودة حالياً، إذ يبلغ عددها 18 شخصاً فقط، ويجب أن تتلقى كمية كبيرة من الوثائق في وقت قصير. ومن ذلك، يمكن التأكيد على أن الصعوبات كبيرة جدًا ولضمان سلامة الوثائق المعلوماتية وتجنب فقدانها وإفشائها، يجب على الإدارة من الآن وحتى شهر يونيو زيادة التوجيه للمناطق والبلديات لتعبئة وفهرسة الوثائق للتسليم.

في الفترة المقبلة، سيتم تنفيذ توجيهات البنك المركزي بشأن رقمنة الوثائق غير الرقمية، والتي يجب أن تكتمل قبل 30 يونيو 2025. ووفقًا للوائح، يجب أن تكون الوثائق الرقمية وثائق محررة، بينما لدينا حاليًا ما يصل إلى 48000 متر من الوثائق غير المحررة، وهو ما يمثل أيضًا صعوبة كبيرة. ومن المعروف أن التكلفة الحالية لرقمنة الوثائق تبلغ حوالي 21 مليون دونج/متر من سعر الوثيقة. مع وجود هذا الكم الهائل من الوثائق، فإن رقمنتها قد تستغرق سنوات عديدة. ومن ذلك، يمكن أن نرى أن هذه مشكلة صعبة للغاية بالنسبة لإدارة الموارد الطبيعية والبيئة الإقليمية في تقديم المشورة بشأن تنفيذ هذا العمل. ولا تواجه منطقة ها جيانج فقط، بل تواجه المحليات في جميع أنحاء البلاد أيضًا صعوبات في رقمنة الوثائق وفقًا للمهلة الزمنية التي حددتها الحكومة المركزية.

في ظل الظروف الحالية للأرشيف الإقليمي، بعد انتهاء عملياته على مستوى المنطقة، لا يمكن لقسم الأرشيف الإقليمي استلام وثائق الأرشيف إلا من منطقتين، هما شين مان ودونغ فان. وأمام هذه الصعوبات، وبحسب إدارة الأرشيف والسجلات الإقليمية، وفي ظل الظروف الحالية، حيث لا يمكن استلام الوثائق للتخزين المركزي في المستودع الإقليمي، فإنه لا يزال من الضروري تخزينها في الموقع وفقًا للأنظمة لاستلامها تدريجيًا. ومن ثم، ولضمان سلامة الوثائق، سيتعين على الإدارة أيضًا إرسال موظفين بشكل منتظم للتحقق من حالة الوثائق المحفوظة في المحليات.

تعتبر الأرشيفات التاريخية أصولاً مهمة للغاية. في إطار سياسة تبسيط جهاز النظام السياسي، ومن أجل القيام بعمل جيد في مجال الأرشفة الأرشيفية في الفترة المقبلة، ووفقاً لرئيس إدارة الأرشفة الأرشيفية الإقليمية، عند دمج المقاطعات، نحتاج إلى الاهتمام بتنظيم نموذج وكالة الأرشفة الأرشيفية الإقليمية بطريقة مناسبة للظروف العملية. وستسعى الإدارة وكل ضابط وموظف دائمًا إلى تقديم المشورة وأداء عمل حماية الوثائق الأرشيفية بشكل جيد، والسعي إلى تعزيز رقمنة وثائق المقاطعة.

المقال والصور: فونغ نجوين

المصدر: https://baohagiang.vn/sap-xep-to-chuc-bo-may-tinh-gon-manh-hieu-luc-hieu-qua/202505/no-luc-dam-bao-an-toan-tai-lieu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-tinh-gon-bo-may-a3f4660/