ملخص مشروع معالجة تراكم الوثائق في الإدارات والفروع والقطاعات التابعة للجنة الشعبية الإقليمية

[إعلان 1]

في عصر يوم 12 أغسطس، عقدت اللجنة الشعبية الإقليمية مؤتمرا لتلخيص مشروع تصحيح الوثائق المتراكمة في الإدارات والفروع والقطاعات التابعة للجنة الشعبية الإقليمية؛ تنفيذ أعمال ضبط المتأخرات في الوثائق لدى الجهات والوحدات التابعة لجهة التقديم. حضر المؤتمر وأداره الرفيق تران شوان دونغ، عضو اللجنة الحزبية الإقليمية ونائب رئيس اللجنة الشعبية الإقليمية.

ملخص مشروع معالجة تراكم الوثائق في الإدارات والفروع التابعة للجنة الشعبية الإقليمية بطريقة علمية — **مندوبي المؤتمر.**

ساهم تنفيذ مشروع معالجة تراكم الوثائق في الإدارات والفروع والقطاعات التابعة للجنة الشعبية الإقليمية في حل مشكلة تراكم الوثائق والمكدسة والمتراكمة في الهيئات والوحدات بشكل كامل. بعد التحرير يتم ترتيب الوثائق وتصنيفها حسب القواعد المنظمة لذلك لتسهيل حفظها واستغلالها والبحث عنها واستخدامها في عملية حل العمل.

تقوم وزارة الداخلية بتفتيش دوري وحث وتوجيه الوكالات والوحدات بشأن جودة السجلات والوثائق بعد التحرير؛ التنسيق مع الوحدات والمحليات لجمع سجلات الحفظ الدائم للوحدات التابعة لمصدر الإرسال لتقديمها إلى الأرشيف التاريخي الإقليمي. وقد نفذت بعض الوكالات المركزية والوكالات العمودية الموجودة في المقاطعة والشركات المملوكة للدولة بشكل فعال أعمال تخزين المستندات والأرشفة وإنشاء وتخزين سجلات العمل الكاملة والصحيحة، وتم تقديم المستندات إلى الأرشيفات المتخصصة في المقاطعة مثل: التأمينات الاجتماعية، ودائرة الضرائب، والخزانة، وشركة بوت سون للأسمنت، إلخ. يتم وضع المستندات بعد التحرير في الاستغلال والاستخدام الفعال، مما يساهم في حل المهام المهنية بسرعة وراحة، مما يقلل من الوقت اللازم للبحث عن المستندات عند ظهور المهام.

من عام 2017 إلى عام 2020، قامت وزارة الداخلية بالتنسيق بشكل نشط مع 19/19 إدارة وفرعًا وقطاعًا تابعة للجنة الشعبية الإقليمية لتنفيذ تعديل 4315.2 مترًا من الوثائق المتراكمة من عام 2015 وما قبله بميزانية تزيد عن 34 مليار دونج وفقًا للمشروع الذي وافقت عليه اللجنة الشعبية الإقليمية. بعد التحرير، تم حل مشكلة تراكم الوثائق من عام 2015 وما قبله لدى غالبية الإدارات والفروع والقطاعات التابعة للجنة الشعبية الإقليمية بشكل كامل. تم تحسين الوثائق الأرشيفية في المقاطعة وترقيتها وحمايتها وحفظها بشكل آمن تدريجيًا، مما يلبي بشكل متزايد احتياجات الاستغلال والاستخدام للأفراد والمنظمات، ويساهم بشكل كبير في إدارة وتشغيل كل وكالة ووحدة والتنمية المحلية.

وتضمن كتلة الوثيقة المحررة الامتثال لإجراءات الأرشفة واللوائح الحكومية، مع أدوات بحث تساعد على البحث والاستغلال بسهولة وسرعة وفعالية؛ وقد اهتمت العديد من الجهات والوحدات والمحليات بتجهيز المستودعات وشراء المعدات اللازمة لحفظ الوثائق الأرشيفية وفق الأنظمة؛ الكشف الفوري عن المستندات القديمة أو التالفة أو المصابة بالنمل الأبيض والتي قد تكون معرضة للخطر من أجل استخدام التدابير العلاجية والوقائية لضمان سلامة المستندات. حتى الآن، جمع الأرشيف المتخصص في المقاطعة وثائق من 100٪ من الإدارات والفروع والقطاعات التابعة للجنة الشعبية الإقليمية بواقع 3262 صندوقًا للوثائق و17023 ملفًا، أي ما يعادل 466 مترًا مربعًا من أرفف الوثائق.

وفي كلمته في المؤتمر، أشاد الرفيق تران شوان دونغ، عضو اللجنة الحزبية الإقليمية ونائب رئيس اللجنة الشعبية الإقليمية، بالنتائج التي تم تحقيقها في تنفيذ المشروع وأشاد بها بشدة. من أجل أن يصبح العمل في مجال الوثائق والأرشيف في المقاطعة أكثر وأكثر منهجية ووفقًا للوائح، خاصة في سياق قيام الدولة بأكملها والمقاطعة بتنفيذ التحول الرقمي وإنشاء قواعد بيانات رقمية، اقترح نائب رئيس اللجنة الشعبية للمقاطعة ما يلي: تعمل وزارة الداخلية على تعزيز إدارة الدولة للوثائق والأرشيف؛ الترويج بنشاط وتنفيذ قانون الأرشيف واللوائح ذات الصلة بشكل فعال؛ نشر وتوجيه المهارات والخبرات، وخاصة في إنشاء السجلات الورقية والسجلات الإلكترونية، وضمان معدل إنشاء السجلات الإلكترونية في الهيئات والوحدات والمحليات وفقًا لقرار رقم 24 للجنة الحزب الإقليمية بشأن التحول الرقمي بحلول عام 2025، مع رؤية حتى عام 2030.

على الجهات والوحدات والمحليات والهيئات المركزية والقطاعات الرأسية في المحافظة والشركات المملوكة للدولة في المحافظة الاهتمام باللوائح الخاصة بأعمال الوثائق والأرشيف وتطبيقها بشكل جدي وكامل؛ وخاصة إعداد سجلات العمل، وتقديم السجلات إلى أرشيفات الوكالات، والأرشيفات التاريخية... ولم تقم الإدارات والفروع ووحدات الخدمة العامة التابعة للجنة الشعبية الإقليمية بترتيبها وتحريرها بعد؛ أو تم إنجازه ولكن حجم الملفات والوثائق المتراكمة والمجمعة لا يزال كبيرًا؛ اقتراح التنسيق بشكل استباقي مع وزارة الداخلية لإجراء مسح وتقديرات الميزانية؛ - إحالة اللجنة الشعبية الإقليمية إلى اللجنة التنفيذية لوضع الحل النهائي. تتمتع وحدات الخدمة العامة باستقلالية تامة 100% في النفقات العادية والاستثمارية، وموازنة مصادر تمويلها ذاتيا، وضمان ترتيب وتحرير الوثائق وفقا للأنظمة.

على مستوى المنطقة، لم يتم ترتيب أو تحرير حجم الملفات والوثائق المتراكمة لسنوات عديدة. يوصى بأن يقوم رؤساء اللجان الشعبية في المناطق والبلدات والمدن بتوجيه الإدارات المتخصصة بشكل حازم والتنسيق بشكل نشط مع وزارة الداخلية لتنفيذ ذلك. وطلب نائب رئيس اللجنة الشعبية للمقاطعة من إدارة المالية أيضًا تقديم المشورة للجنة الشعبية للمقاطعة لترتيب مصادر التمويل حتى تتمكن الهيئات والوحدات من ترتيب وتحرير وحل تراكم الوثائق بشكل كامل على الفور.../.

ثو ثاو

[إعلان 2]
المصدر: https://baohanam.com.vn/chinh-tri/tong-ket-de-an-chinh-ly-tai-lieu-ton-dong-tai-cac-so-ban-nganh-thuoc-ubnd-tinh-131625.html