Ca Mau uvádí, že digitalizace dokumentů musí být časově selektivní a musí se zaměřovat na dokumenty, které je třeba digitalizovat, a neměla by se digitalizovat hromadně, aby se předešlo plýtvání.

Odpoledne 21. dubna 2025 se soudruh Nguyen Duc Hien, stálý zástupce tajemníka provinčního výboru strany Cà Mau, setkal se zástupci vedení poradních a podpůrných orgánů provinčního výboru strany, výboru Vlastenecké fronty a společensko-politických organizací na provinční úrovni, okresních výborů strany, městských výborů strany a výborů strany přímo podřízených provinčnímu výboru strany na téma archivace, správy dokumentů, databází dokumentů a digitalizace dokumentů v procesu reorganizace aparátu politického systému.

Scéna setkání

Na pracovním zasedání byli delegáti informováni o oficiální depeši č. 64-CV/TW ze dne 10. dubna 2025 sekretariátu o archivaci a správě dokumentů a databází dokumentů v procesu uspořádání a organizace aparátu politického systému a správních jednotek na místní úrovni; o oficiální depeši ústřední kanceláře strany č. 14204-CV/VPTW ze dne 9. dubna 2025, která obsahuje pokyny k digitalizaci dokumentů při uspořádání správních jednotek a řadu souvisejících dokumentů.

Zástupci některých agentur a jednotek informovali o dosažených výsledcích v oblasti archivace, správy dokumentů, databází dokumentů a digitalizace archivů agentur a jednotek; zároveň se zamysleli nad obtížemi a problémy v oblasti personálu, vybavení, financí, které slouží archivaci, správě dokumentů, databází dokumentů a digitalizaci dokumentů v procesu reorganizace aparátu...

Zástupce inspekční komise provincie Ca Mau informoval inspekční komisi provinčního stranického výboru o aktuálním stavu archivovaných dokumentů; o implementaci digitalizace a aplikaci softwaru ústředního inspekčního výboru pro správu záznamů v uplynulém období: V souladu s tím byly záznamy o inspekcích a dohledu uložené v agentuře uspořádány a indexovány, bylo digitalizováno 5914/9396 příchozích dokumentů a digitalizováno 2700/3176 odchozích dokumentů (období 2020-2025); specializovaná oddělení aktualizují petice a spisy do softwaru ústředního inspekčního výboru; pro inspekční výbor na úrovni okresu probíhá úprava a digitalizace dokumentů a spisů (jednotka 01 dokončila úpravu a digitalizaci), aktualizace petic a spisů do softwaru ústředního inspekčního výboru na úrovni okresu nebyla provedena, software nefunguje stabilně a některá místa nejsou připojena; Zároveň nahlásila řadu obtíží a problémů v procesu úpravy a digitalizace dokumentů: Nedostatek skenerů a zabezpečených USB disků pro kopírování důvěrných dokumentů a zpočátku se setkala s obtížemi při aktualizaci záznamů v softwaru Ústředního inspekčního výboru. „ Informace o stranických organizacích a členech strany nebyly synchronizovány s databází, což vedlo k obtížím při aktualizaci polí pro kód stranické organizace a kód člena strany, kde chyběly informace; software pro petice neumožňuje připojit soubory petic k systému, což vyžaduje ruční zadávání, což zabere hodně času ... “.

Soudruh Nguyen Duc Hien, stálý zástupce tajemníka provinčního výboru strany Cà Mau , na závěr uvedl: „Zpráva uvádí, že digitalizace archivovaných dokumentů některých agentur a jednotek nesplnila očekávání. Požádal poradní a podpůrné agentury provinčního výboru strany, agentury, jednotky a stranické organizace přímo podřízené provinčnímu výboru strany, aby digitalizaci dokumentů označily za naléhavou potřebu a aby upřednostnily zdroje pro jejich rychlou úpravu a digitalizaci, aby byl zajištěn předepsaný čas dle pokynů ústředního výboru. Neobviňovat z toho důvěrné dokumenty, aby se předešlo zpoždění v digitalizaci dokumentů.“ Navrhl, aby se vedoucí agentur a jednotek sešli a pečlivě prodiskutovali metody, způsoby implementace, časový harmonogram a potřebu vytvořit týmy, najmout více kádrů a státních zaměstnanců a jasně přidělit úkoly pro společnou úpravu a digitalizaci dokumentů. Upozorňujeme, že při digitalizaci je nutné zvolit časový rámec a dokumenty, které je třeba digitalizovat. Nedigitalizujte masivně, protože pokud je digitalizace dokončena, ale není využívána, sdílena nebo používána v práci, nebude digitalizace efektivní, ale také zbytečná.“ Pověřit kancelář provinčního výboru strany poskytováním pokynů k digitalizaci dokumentů a zároveň shrnutím obtíží, problémů a návrhů agentur a jednotek a podáním zprávy stálému výboru provinčního výboru strany, aby měl pokyny k jejich odstranění, a pomohl stranickým organizacím, agenturám a jednotkám brzy dokončit editační a digitalizační práce v souladu s předepsaným duchem a časem.

Khanh Hung

Zdroj: https://ubkttw.vn/danh-muc/tin-tuc-thoi-su/ca-mau-chi-dao-so-hoa-tai-lieu-can-co-chon-loc-thoi-gian-tai-lieu-can-so-hoa-khong-nen-so-hoa-o-at-nham-tranh-lang-phi.html