Digitální transformace lidských zdrojů: „Úzké hrdlo“ není v softwaru

Přestože je digitální transformace považována za klíč ke zlepšení efektivity řízení, mnoho vietnamských firem se stále potýká s problémem softwaru a papírování, dat a starých zvyků. Do technologií se investuje, ale neosvobozuje pracovní sílu a dokonce vytváří větší tlak na personální oddělení (HR).

Firmy potřebují v posledních měsících roku najmout mnoho pracovníků.

Technologie se zatím k podnikům nedostala

Digitální transformace v oblasti lidských zdrojů je již mnoho let zmiňována jako nevyhnutelný trend, ale při jejím zavedení do praxe naráží na mnoho překážek. V mnoha firmách se sice pořizuje software pro řízení lidských zdrojů, zavádějí se datové systémy, ale staré pracovní postupy zůstávají stejné, což způsobuje, že se práce nejen nesnižuje, ale dokonce se zdvojnásobuje.

Ve společnosti specializující se na výrobu autodílů v exportní zpracovatelské zóně Tan Thuan ( Ho Či Minovo Město) uvedla paní Minh Thy, manažerka lidských zdrojů, že společnost má software HRM již tři roky, ale všechny záznamy musí být stále paralelně ukládány v papírové podobě. Personální oddělení musí každý měsíc zpracovat desítky záznamů o výpovědích, nových zaměstnancích, hodnocení zkušební doby, evidenci docházky, benefitech atd., ale data zadaná do softwaru slouží pouze pro „srovnání“ a konečné rozhodnutí je stále založeno na papíře.

„Dříve bylo dělat to ručně těžké, ale teď se softwarem to stále musíme dělat ručně, protože se bojíme udělat chyby. Takže je to dvakrát těžší,“ dodala paní Minh Thy.

Paní Nguyen Ha, zaměstnankyně personálního oddělení společnosti Hanwan Company Limited v okrese Tan Binh, uvedla, že firma chtěla digitalizovat své služby, ale aby ušetřila náklady, zvolila levný software s omezenými funkcemi, který nebyl propojen se systémem pro evidenci docházky a mezd, což způsobovalo, že zaměstnanci museli ručně zadávat data dvakrát.

Kromě toho jsou vedoucí pracovníci společnosti stále zvyklí řídit na základě pocitů, „rádi se dívají do tváří, aby jim přidělili práci“, takže technologické zprávy jsou jen formalitou. „Šéf stále věří v papírování více než v software, takže digitální systém slouží jen k prezentaci,“ sdělila paní Ha.

Pracovníci musí i nadále podávat papírová prohlášení při provádění veřejných správních postupů.

Podobně pan Nguyen Trong Dai, ředitel pro lidské zdroje společnosti Dai Thanh Paper Company, uvedl, že při digitální transformaci se firmy potýkají s obtížemi při náboru zkušených pracovníků. Přestože je profilů na sociálních sítích a náborových platformách mnoho, informace nejsou autentické.

„Mnoho lidí má velmi dobré profily a působivé tituly, ale když začnou pracovat, jejich skutečná kapacita je pouze asi 40 %. Je také obtížné ověřit jejich předchozí pracoviště, protože firmy si často nesdílejí personální údaje,“ dodal pan Trong Dai.

Podle zprávy společnosti ABeam Consulting, ačkoli 68 % vietnamských podniků plánuje investovat do systému řízení lidských zdrojů (HRIS), většina z nich stále hospodaří pomocí Excelu, přičemž data jsou rozptýlená a chybí jim propojení. Technologie tak nehraje podpůrnou roli, ale spíše zátěž. Tyto příběhy ukazují, že největším problémem není nedostatek technologií, ale fakt, že lidé nezměnili způsob své práce, procesy nebyly restrukturalizovány, data nebyla standardizována a vedoucí pracovníci plně nepodporovali digitální operační systém.

Změňte své myšlení, abyste mohli sloužit lidem

Na otázku digitální transformace v řízení lidských zdrojů je třeba nahlížet ze strategického hlediska. Podle zprávy Světové banky má 63 % podniků v jihovýchodní Asii potíže s náborem zaměstnanců se správnými dovednostmi. Spolu s tím míra změny zaměstnání ve Vietnamu zůstává na 20–25 % ročně, přičemž nejvyšší je u mladých zaměstnanců. To ukazuje, že udržení lidí není jen o platu nebo benefitech, ale také o pracovním prostředí, kultuře a mechanismu kariérního rozvoje.

Paní Van Hoang, zástupkyně společnosti ABeam Consulting, také navrhla, aby firmy mohly aplikovat model HR Portfolio, který vnímá lidi jako investiční aktiva. Místo pouhého ukládání záznamů a vyhodnocování klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI) stačí vybudovat centrální datový systém o dovednostech, kapacitách, nákladech na školení a plánování nástupnictví. Nejedná se o software, ale o způsob, jak reorganizovat myšlení v oblasti řízení lidských zdrojů.

Některé organizace ve Vietnamu proto také prokázaly efektivitu při používání tohoto modelu. Například Techcombank využívá data o lidských zdrojích k prognózování potřeb kapacit, čímž systematicky plánuje nástupnictví a snižuje míru fluktuace mladých zaměstnanců o 30 %. Společnost JUKI Vietnam nasadila program „Smart Factory HR“, který standardizuje data 5 000 zaměstnanců v reálném čase pomocí systému SAP SuccessFactors, což pomáhá snižovat chyby a zvyšovat transparentnost při hodnocení...

Využití digitálních technologií pomáhá snižovat pracovní zátěž a zvyšovat manažerské schopnosti.

„Budoucnost HR spočívá v propojení lidí – dat – strategie. Personalisté už nejsou jen manipulanti se soubory, ale lídři změn, kteří využívají data k předpovídání potřeb lidských zdrojů a rozvoji týmů,“ dodala paní Hoang Van.

Z pohledu státní správy se docent Dr. Tran Van Minh, expert na veřejnou správu z Národní akademie veřejné správy, domnívá, že digitální transformace je efektivní pouze tehdy, je-li doprovázena reformou procesů. Pokud se do starého procesu přidá pouze software, neliší se to od jízdy autem po polní silnici. Před digitalizací je nutné proces standardizovat, jasně definovat odpovědnosti, proškolit uživatele a zejména vytvořit důvěru v data. Technologie je jen prostředek, lidé jsou hnací silou. Aby se podniky efektivně digitálně transformovaly, měly by digitální transformaci provádět ve fázích, testovat v jednom oddělení a poté rozšiřovat na základě zpětné vazby a praktických úprav, místo aby ji masivně implementovaly.

Podle Obchodní asociace Ho Či Minova Města se po sloučení administrativních hranic mnoho obchodních a pozemkových registračních spisů zpozdilo kvůli chybnému softwaru veřejné správy, nízkému počtu zaměstnanců a nesynchronizovaným operacím. Míra opožděných spisů dosahuje až 41 %, což ukazuje, že ani veřejný sektor, kde je digitální transformace silně upřednostňována, se nemůže vyhnout situaci „softwaru bez lidí“.

Digitální transformace v řízení lidských zdrojů proto není příběhem o silném nebo slabém softwaru, ale příběhem o reorganizaci způsobu, jakým firmy řídí lidi. Technologie je skutečně cenná pouze tehdy, když pomáhá snižovat zátěž, zvyšovat produktivitu a vytvářet transparentní pracovní prostředí, místo aby vše komplikovala. Pro úspěšnou digitální transformaci je třeba v první řadě změnit myšlení a důvěru v data.

Zdroj: https://baotintuc.vn/van-de-quan-tam/chuyen-doi-so-nhan-su-nut-that-khong-nam-o-phan-mem-20251105163024460.htm