Zrychlete postup, nedovolte, aby se práce nahromadila

Dne 30. srpna předsedal ministr Nguyen Manh Hung srpnové konferenci ministerstva informací a komunikací o státním řízení v roce 2024.

W-school Nguyen Manh Hung 3.jpg
Konference Ministerstva informací a komunikací o státní správě v srpnu 2024 se konala 30. srpna kombinací prezenční a online konference. Foto: Le Anh Dung

Konference, která se konala prezenčně i online, se zúčastnili také náměstci ministra informací a komunikací Phan Tam, Pham Duc Long, Nguyen Huy Dung a Nguyen Thanh Lam; místopředseda lidového výboru města Hai Phong Hoang Minh Cuong a vedoucí představitelé vedoucích a zástupců vedoucích agentur, jednotek a podniků spadajících pod ministerstvo.

Statistiky aktualizované Úřadem ministerstva informací a komunikací na konferenci ukázaly, že v prvních 8 měsících roku 2024 informační a komunikační průmysl nadále rostl, pokud jde o tržby, zisk, platby do rozpočtu i příspěvek k HDP země, s mírou růstu 20–25,5 % oproti stejnému období loňského roku.

Zejména v srpnu Ministerstvo informací a komunikací uspořádalo sérii smysluplných akcí k oslavě 79. výročí tradice informačního a komunikačního průmyslu, mezi které patřily: ceremoniály obětování kadidla v bezpečné zóně Dinh Hoa, Thai Nguyen a na hřbitově mučedníků informačního a komunikačního průmyslu v Tay Ninh ; organizace setkání s více než 400 důchodci na severu, střední a jižní straně země; 3D mapová projekce v budově ústředí ministerstva s cílem znovu vytvořit historii vzniku a rozvoje informačního a komunikačního průmyslu; a organizace rozhovoru mezi ministrem a všemi kádry a zaměstnanci ministerstva o tradici, historii odvětví a příležitostech, výzvách, poslání a úkolech současné generace.

Zároveň agentury a jednotky ministerstva nadále stabilně a efektivně vykonávají mnoho odborných činností. Výsledky přezkumu provedeného Úřadem ministerstva informací a komunikací však ukazují, že kromě téměř 150 úkolů, které jednotky v srpnu dokončily, stále existuje řada úkolů, které překročily termín stanovený vedením ministerstva. Ministr Nguyen Manh Hung požádal vedoucí pracovníky jednotek, u kterých se mnoho úkolů plní pomalu, aby se zaměřili na urychlení postupu vyřizování prací a nedopustili hromadění nevyřízených úkolů.

Růst IT průmyslu za prvních 8 měsíců roku 2024 1.jpg
Statistiky o vývoji informačního a komunikačního průmyslu za prvních 8 měsíců letošního roku. Foto: Kancelář Ministerstva informací a komunikací

Názor, že vedoucí představitelé jsou zodpovědní za investice do technologií a vývoj digitálních nástrojů ke snížení pracovní zátěže a pomoci úředníkům, státním zaměstnancům, veřejným zaměstnancům a pracovníkům, mnohokrát potvrdil ministr Nguyen Manh Hung.

Na setkání všech zaměstnanců Ministerstva informací a komunikací 28. srpna se vedoucí oddělení informací a komunikací podělil o dva úkoly, na jejichž realizaci se Ministerstvo informací a komunikací zaměřuje s cílem snížit pracovní zátěž zaměstnanců. Jsou to: vytvoření virtuálního asistenta pro obsluhu zaměstnanců a státních úředníků a zavedení online systému podávání zpráv s konkrétním cílem snížit počet zpráv z Ministerstva informací a komunikací ministerstvu o 10krát ročně, a tím i zkrátit dobu, kterou agentury a útvary ministerstva musí zpracovávat zprávy.

Kontrola pokroku a výsledků implementace výše uvedených dvou důležitých úkolů je obsahem, který zabírá většinu času konference o státním managementu Ministerstva informací a komunikací v srpnu 2024. Zejména online reporting pilotně zavádí Úřad Ministerstva informací a komunikací od poloviny července do současnosti se zaměřením na komplexní digitální transformaci syntézy zpráv a zároveň optimalizaci procesů, minimalizaci času, nákladů a lidských zdrojů.

W-school Nguyen Manh Hung 1.jpg
Ministr Nguyen Manh Hung zdůraznil, že nadějí při zavádění online podávání zpráv je posun směrem k nižším úrovním, takže nebude nutné podávat zprávy vyšším úrovním. Foto: Le Anh Dung

Ministr Nguyen Manh Hung požádal Úřad ministerstva informací a komunikací o vypracování tematické zprávy o implementaci online systému podávání zpráv, která by vycházela ze spolupráce se specializovanými agenturami a jednotkami ministerstva a s odděleními informací a komunikací sousedních oblastí ohledně obsahu změny formuláře podávání zpráv agenturami a jednotkami.

Vedoucí oddělení informací a komunikace upřesnil, že cílem online systému hlášení je posunout se k bodu, kdy podřízení nebudou muset podávat zprávy nadřízeným, a zároveň uvedl požadavek: Na základě dat pravidelně aktualizovaných odděleními informací a komunikace v systému budou muset ředitelé a vedoucí oddělení měsíčně nebo ad hoc vypracovávat zprávy o operační situaci v oblasti, která jim patří.

Budování znalostní báze je hlavním úkolem při práci virtuálního asistenta pro podporu státních zaměstnanců.

Většina času srpnové konference o státním managementu byla věnována demonstraci virtuálního asistenta Národní agentury pro digitální transformaci, Zahraniční informační agentury, a výměnám názorů a diskusím s cílem najít proveditelná řešení, zejména budování vynikajících znalostních systémů jednotlivých jednotek.

W-tro ly ao Cuc Chuyen tak quoc quoc quoc quoc.jpg
Pan Do Lap Hien, zástupce Národní agentury pro digitální transformaci, na konferenci předvedl virtuálního asistenta jednotky. Foto: Le Anh Dung

Ministerstvo informací a komunikací se rozhodlo stát se průkopníkem v aplikaci virtuálních asistentů v profesních činnostech. Virtuální asistent Ministerstva informací a komunikací je kombinací lidmi vytvořených expertních znalostních systémů a rozsáhlých jazykových modelů umělé inteligence. Podporou využívání virtuálních asistentů k podpoře práce jednotky také shromažďují organizační znalosti, které jsou cenným přínosem pro budoucí generace.

W-tro ly ao Cuc tanga tin doi ngoai.jpg
Ředitel odboru externích informací Pham Anh Tuan informuje o tom, jak se stát virtuálním asistentem odboru. Foto: Le Anh Dung

Prostřednictvím demonstrace virtuálních asistentů obou jednotek ministr Nguyen Manh Hung zopakoval stanovisko ministerstva k vývoji virtuálních asistentů pro služby kádrům a státním zaměstnancům, a to, že budování znalostního systému je důležité a hlavní věc; Excelence virtuálních asistentů pro služby kádrům a státním zaměstnancům musí být v první řadě znalostním systémem.

V reakci na obavy jednotlivých oddělení ohledně urychlení budování znalostního systému navrhl ministr Nguyen Manh Hung metodu, která zahrnuje následující kroky: Prozkoumat stávající otázky a zjistit, zda se jedná o běžné otázky v pracovních postupech oddělení; Použít ChatGPT k zodpovězení jednotlivých otázek; Rozdělit úkol zodpovězení nových otázek na dvojité otázky, které integrují více obsahů pro zaměstnance v oddělení; Nakonec „upevnit“ odpovědi prostřednictvím schůzky, aby se vyhodnotila jejich přesnost a sjednotit je do znalostního systému oddělení. Tímto posledním krokem je zajistit, aby systém pro 1 proces, 1 úkol poskytl pouze 1 odpověď. „Takto používáme ChatGPT ve státní správě!“, řekl ministr Nguyen Manh Hung.

Na konferenci ministr Nguyen Manh Hung pověřil náměstka ministra Phama Duc Longa řízením a zaměřením na rychlé vytvoření virtuálního asistenta pro Národní agenturu pro digitální transformaci. Poté, po porovnání plánů na vytvoření virtuálního asistenta v Národní agentuře pro digitální transformaci a Odboru pro vnější informace, se vedoucí představitelé ministerstva na plánu dohodnou a poskytnou pokyny ostatním jednotkám k jeho realizaci.

Změna způsobu práce státních úředníků s virtuálními asistenty Ministerstvo informací a komunikací očekává, že virtuální asistenti změní znalostní systém a pracovní metody systému státních úředníků a zefektivní fungování celého vietnamského systému státních úředníků.