Herausgabe von Leitlinien zur Handhabung von Verwaltungsverfahren im Bereich des geistigen Eigentums, die gemäß Dekret Nr. 133/2025/ND-CP dezentralisiert und delegiert werden

Am 31. August erließ die Abteilung für geistiges Eigentum des Ministeriums für Wissenschaft und Technologie die Entscheidung Nr. 581/QD-SHTT zur Verkündung des Dokuments zur Anleitung des Koordinierungsmechanismus zwischen der Abteilung für geistiges Eigentum und spezialisierten Agenturen unter den Volkskomitees der Provinzen und zentral verwalteten Städten bei der Abwicklung von Verwaltungsverfahren im Bereich des geistigen Eigentums, die gemäß Dekret Nr. 133/2025/ND-CP dezentralisiert und delegiert sind.

1. Geltungsbereich

Dieses Dokument enthält Leitlinien für den Koordinierungsmechanismus zwischen dem Nationalen Amt für geistiges Eigentum (NOIP) und spezialisierten Agenturen der Volkskomitees der Provinzen und zentral verwalteten Städte bei der Abwicklung von Verwaltungsverfahren (AP) im Bereich des geistigen Eigentums (IP), die gemäß Dekret Nr. 133/2025/ND-CP vom 12. Juni 2025 zur Regelung der Dezentralisierung und Delegation im Bereich der staatlichen Verwaltung des Ministeriums für Wissenschaft und Technologie dezentralisiert und delegiert sind.

2. Anwendbare Themen

Dieses Dokument gilt für Agenturen, Einheiten und Einzelpersonen, die an der Abwicklung von Verwaltungsverfahren im Bereich des geistigen Eigentums beteiligt sind und gemäß dem Regierungserlass Nr. 133/2025/ND-CP vom 12. Juni 2025 zur Regelung der Dezentralisierung und Delegation im Bereich der staatlichen Verwaltung des Ministeriums für Wissenschaft und Technologie dezentralisiert und delegiert sind.

3. Allgemeine Grundsätze der Koordinierung

a) Sicherstellen, dass die Abwicklung von Verwaltungsverfahren im Bereich des geistigen Eigentums dezentralisiert und reibungslos, ordnungsgemäss und ohne Unterbrechungen delegiert wird.

b) Schaffung eines maximalen Komforts für Bürger und Unternehmen bei der Umsetzung von Verwaltungsverfahren zum geistigen Eigentum auf lokaler Ebene.

c) Sicherstellen, dass Informationen und Daten zum geistigen Eigentum vollständig, konsistent, zeitnah und sicher weitergegeben werden, um Management, Statistiken und Betriebsabläufen zu dienen und gleichzeitig Transparenz und Rechenschaftspflicht zu verbessern.

d) Stärkung der Anwendung von Informationstechnologie beim Austausch und der Verarbeitung von Aufzeichnungen und Daten zwischen dem Nationalen Amt für geistiges Eigentum und den Kommunen, um die Sicherheit des Netzwerks zu gewährleisten.

d) Verbesserung der Kapazitäten und der Fachkompetenz von Beamten und öffentlichen Angestellten; Stärkung der Koordinierung der staatlichen Verwaltung zwischen der zentralen und der lokalen Ebene.

e) Förderung der Rolle und Kapazität der lokalen Behörden und gleichzeitige Bestätigung der Rolle des Nationalen Amtes für geistiges Eigentum als zentrale Anlaufstelle für die staatliche Verwaltung des geistigen Eigentums.

e) Offen, transparent und zeitnah.

4. Das Amt für geistiges Eigentum ist zuständig für:

a) Benachrichtigen Sie den Ort über die Liste der zentralen Beamten (einschließlich Leiter und Beamte) der Spezialeinheiten, die in Abstimmung mit dem Volkskomitee der Provinz an der Umsetzung dezentralisierter und delegierter Verwaltungsverfahren gemäß Dekret Nr. 133/2025/ND-CP teilnehmen.

b) Einrichtung von Kommunikationskanälen zwischen den Ansprechpartnern des Nationalen Amtes für geistiges Eigentum und den Ansprechpartnern vor Ort, um rechtzeitige Unterstützung in Bezug auf Fachwissen, Professionalität und Handhabung auftretender Situationen zu gewährleisten.

c) Organisation von Beratung und Schulungen für lokale Kontaktpersonen (persönlich, online, fallweise usw.) zu Fachwissen, Beruf und Umgang mit auftretenden Situationen.

d) Bereitstellung von Informationen zur Erledigung von Verwaltungsverfahren an spezialisierte Agenturen der Volkskomitees der Provinzen und zentral verwalteten Städte, die der Erledigung von Verwaltungsverfahren dienen, genau und unverzüglich, und Sicherstellung der Einhaltung der Fristen für die Erledigung von Verwaltungsverfahren gemäß den Vorschriften.

5. Die den Volkskomitees der Provinzen/Städte unterstellten Fachbehörden sind verantwortlich für:

a) Organisieren Sie die Umsetzung dezentraler und delegierter Verwaltungsverfahren gemäß den gesetzlichen Bestimmungen und der fachlichen Anleitung des Nationalen Amtes für geistiges Eigentum.

b) Bekanntgabe der Liste der Ansprechpartner (einschließlich Führungskräfte und Beamte), die für die Entgegennahme und Bearbeitung von Verwaltungsverfahren im Bereich des geistigen Eigentums auf lokaler Ebene zuständig sind und an dieser teilnehmen.

c) Nehmen Sie umfassend an den Beratungs- und Schulungsveranstaltungen des Nationalen Amtes für geistiges Eigentum teil und stellen Sie sicher, dass die Verwaltungsverfahren reibungslos, ohne Unterbrechungen und gemäß den Vorschriften abgewickelt werden.

d) Melden Sie dem Nationalen Amt für geistiges Eigentum rechtzeitig alle Probleme und Schwierigkeiten beim Empfang und der Bearbeitung von Verwaltungsverfahren.

d) Regelmäßig Informationen zum Status des Eingangs und der Bearbeitung von Dossiers bereitstellen und aktualisieren und über Probleme nachdenken, damit das Nationale Amt für geistiges Eigentum umgehend bei der Lösung helfen kann.

e) In Situationen, die während des Umsetzungsprozesses auftreten und für die es keine Vorschriften gibt oder die eine Überprüfung der Originalinformationen/-dokumente unter der Verwaltung des Nationalen Amtes für geistiges Eigentum erfordern, muss die Kommune eine Anfrage/einen Vorschlag zur Koordinierung an das Nationale Amt für geistiges Eigentum senden, damit die Lösung der Angelegenheit koordiniert wird.

g) Verantwortlich für die Beantwortung innerhalb von 48 Stunden, wenn das Nationale Amt für geistiges Eigentum zusätzliche Dokumente und eine Datenüberprüfung anfordert.

6. Erstellen Sie eine Datenbank zur Registrierung geistigen Eigentums, um die Abwicklung dezentralisierter und delegierter Verwaltungsverfahren zu ermöglichen.

a) Das Nationale Amt für geistiges Eigentum:

a1) Einrichtung einer gemeinsamen Datenbank zwischen dem Nationalen Amt für geistiges Eigentum und den Fachbehörden des Volkskomitees der Provinzen (genannt „Gemeinsame Datenbank“) zur Abwicklung dezentralisierter und delegierter Verwaltungsverfahren, einschließlich:

- Elektronische Registrierungsdaten von Objekten des geistigen Eigentums und Daten zu Organisationen/Vertretern des geistigen Eigentums, Organisationen/Gutachtern des geistigen Eigentums;

- Daten mit dem Intellectual Property Registration Application Management System des National Office of Intellectual Property (WIPO IPAS-System) synchronisieren;

a2) Erstellen Sie ein Konto zur Erledigung beruflicher Aufgaben im Informationssystem zur Abwicklung von Verwaltungsverfahren des Nationalen Amtes für geistiges Eigentum unter der Adresse: https://dichvucong.ipvietnam.gov.vn.

- Ermöglicht die Authentifizierung von IP-Schutzzertifikaten anhand der Antragsnummer, Zertifikatsnummer, des Antragstellernamens oder anhand der Informationen des IP-Vertreters/IP-Gutachters.

- Sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf der Kommunikationskanäle und dafür, dass die Gemeinden schnell und zeitnah Unterstützung erhalten.

a3) Bereitstellung von Informationen/Dokumenten zur Abwicklung von Verwaltungsverfahren für Gemeinden innerhalb von 48 Stunden nach Eingang der Anfrage über das Informationssystem zur Abwicklung von Verwaltungsverfahren, solange die im Aufbau befindliche gemeinsame Datenbank noch nicht betriebsbereit ist. Die vom Nationalen Amt für geistiges Eigentum bereitgestellten und ausgetauschten Informationen/Dokumente müssen korrekt, vollständig und datenrückverfolgbar sein, um die Rechtmäßigkeit zu gewährleisten.

a4) Technischer Support, lokale Anleitung zur Systemnutzung und entsprechende Autorisierung für jede Gruppe von Verwaltungsverfahren.

a5) Haben Sie einen Backup-Plan für technische IT-Fehler.

b) Spezialisierte Agenturen unter den Volkskomitees der Provinzen/Städte:

- Verwenden Sie das zugewiesene Suchkonto, um SHCN-Informationen bei der Abwicklung dezentraler und delegierter Verwaltungsverfahren nachzuschlagen und zu verwenden.

- Verantwortlich für die Verwendung der Zugangsdaten zum Zwecke der Durchführung dezentraler und autorisierter Verwaltungsvorgänge und deren Nichtweitergabe an Unbefugte im Rahmen der Verwertung.

- Reagieren Sie auf Probleme und schlagen Sie Verbesserungen für das Suchsystem vor, damit die Abteilung ihre lokalen Supportfunktionen erfüllen kann.

- Austausch von Informationen über VBBH, wenn die Informationen nicht über Kommunikationsmedien (Messaging-Anwendung Zalo usw.) in der Datenbank abgerufen werden können, einschließlich Vertretern der für das Feld zuständigen Abteilungen/Büros/Einheiten nach der Ausstellung von VBBH.

- Das Volkskomitee einer Provinz/Stadt, die direkt der Zentralregierung untersteht, kann bei Bedarf die Ausweitung des Rechts zur Übernahme bestimmter Funktionen vorschlagen.

- Falls keine Daten gefunden werden oder Unstimmigkeiten vermutet werden, kann sich die Gemeinde über Informationskanäle direkt an das Nationale Amt für geistiges Eigentum wenden, um eine Überprüfung anzufordern (mit Antrags-/Datensatzcode, Zertifikatsnummer, Überprüfungsgrund usw.).

c) Wenn die gemeinsame Datenbank zwischen dem Nationalen Amt für geistiges Eigentum und dem Volkskomitee der Provinz noch nicht vollständig ist, richtet das Nationale Amt für geistiges Eigentum Kommunikationskanäle für den Austausch während der Bearbeitung der Akten ein, um eine vollständige und rechtzeitige Bereitstellung von Informationen für das Volkskomitee der Provinz sicherzustellen.

7. Zur Erhebung von Gebühren und Abgaben für geistige Eigentumsrechte

a) Allgemeine Grundsätze

- Die Erhebung von Gebühren/Abgaben muss den Vorschriften (Inhalt, Gebührenhöhe, Erhebungsbefugnis) gemäß Rundschreiben Nr. 263/2016/TT-BTC entsprechen;

- Die Gemeinden erheben im Rahmen ihrer Zuständigkeit Gebühren für die Abwicklung von Verwaltungsverfahren (dezentral);

- Das Nationale Amt für geistiges Eigentum erhebt Gebühren/Abgaben im Zusammenhang mit den Arbeitsinhalten des Amtes, darunter Veröffentlichungs- und Registrierungsgebühren.

b) Die dem Volkskomitee der Provinz/Stadt unterstellten Fachbehörden führen folgende Aufgaben aus:

- Gebühren/Entgelte entsprechend dem vor Ort ausgeführten Arbeitsinhalt (sofern vorhanden) berechnen und mitteilen;

- Anweisungen für Personen und Unternehmen zur Zahlung von Gebühren und Abgaben an das Volkskomitee der Provinz sowie von Veröffentlichungs-/Registrierungsgebühren an das Nationale Amt für geistiges Eigentum gemäß den folgenden Informationen:

Empfänger: Amt für geistiges Eigentum

Kontonummer: 1038988888

Bank: Aktiengesellschaft für Außenhandel Vietnams ( Vietcombank )

Zahlungsmethode: Banküberweisung oder QR-Code unter folgendem Link scannen: https://ipvietnam.gov.vn/huong-dan-nop-don-phi-le-phi-shcn-online.

Anweisungen zum Aufzeichnen des Überweisungsinhalts: TTCT [Transaction Procedure Code] [Name des Antragstellers]

- Senden Sie Informationen über den Antragsteller an das National Office of Intellectual Property (über das Informationssystem zur Handhabung von Verwaltungsverfahren des National Office of Intellectual Property unter: https://dichvucong.ipvietnam.gov.vn/), um die Höhe der gezahlten Gebühren zu bestätigen und die Gebührenquittung für den Antragsteller einzusehen.

c) Das Amt für geistiges Eigentum:

- Überprüfen, vergleichen und bestätigen Sie die Höhe der an das National Office of Intellectual Property gezahlten Gebühren und Kosten über das Informationssystem zur Handhabung von Verwaltungsverfahren des National Office of Intellectual Property unter: https://dichvucong.ipvietnam.gov.vn/.

- Senden Sie den Antragstellern elektronische Quittungen per E-Mail; benachrichtigen Sie die spezialisierten Agenturen des Volkskomitees der Provinz oder senden Sie ihnen Gebührenquittungen (über das Informationssystem zur Abwicklung von Verwaltungsverfahren des Nationalen Amtes für geistiges Eigentum).

- Überprüfen Sie die Daten regelmäßig oder auf Anfrage bei den Standorten, um sicherzustellen, dass keine doppelten/falschen Daten erfasst werden.

8. Bereitstellung der Ergebnisse der Beilegung des lokalen Verwaltungsverfahrens

a) Innerhalb eines Monats ab dem Datum der Veröffentlichung der Entscheidung zur Beilegung des Verwaltungsverfahrens muss die Fachbehörde des Volkskomitees der Provinz/Stadt die Entscheidung zur Beilegung des Verwaltungsverfahrens an das Nationale Amt für geistiges Eigentum zur Veröffentlichung und Registrierung gemäß den Vorschriften senden.

b) Die von den Gemeinden bearbeiteten Verwaltungsverfahren stehen im Zusammenhang mit anderen Verfahren, die beim Nationalen Amt für geistiges Eigentum durchgeführt werden. Die Ergebnisse der Bearbeitung des Verwaltungsverfahrens werden dem Antragsteller zur Ergänzung der Verfahren beim Nationalen Amt für geistiges Eigentum übermittelt.

9. Informieren Sie sich über den Stand der Annahme und Bearbeitung von Verwaltungsverfahren

- In regelmäßigen Abständen oder plötzlich übermitteln spezialisierte Agenturen der Volkskomitees der Provinzen/Städte dem Nationalen Amt für geistiges Eigentum Informationen über die Anzahl der eingegangenen und bearbeiteten Verwaltungsverfahrensakten.

- Zeitpunkt der Informationsbereitstellung: spätestens am 17. eines jeden Monats;

- Art der Informationsübermittlung: gemäß dem Formular in Anhang I der Verordnung.

- Zeitpunkt der Erfassung der Monatsstatistik: vom 15. des Vormonats bis zum 14. des Statistikmonats.

10. Koordinierungsorganisation

Das Nationale Amt für geistiges Eigentum (NOIP) und die den Volkskomitees der Provinzen und zentral verwalteten Städte unterstellten Fachbehörden koordinieren die Abwicklung von Verwaltungsverfahren im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse und der Dezentralisierung auf Grundlage dieses Dokuments. Sollten während des Umsetzungsprozesses Probleme auftreten, melden sich die Einheiten umgehend beim NOIP, um eine Zusammenfassung, Untersuchung und Lösungsvorschläge zu erhalten.

Bitte lesen Sie hier die Bedienungsanleitung:

Quelle: https://skhcn.laichau.gov.vn/tin-tuc/tin-kh-cn-trong-tinh/ban-hanh-tai-lieu-huong-dan-trong-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-linh-vuc-so-huu-tri-tue-duoc-phan-cap-phan-quyen-theo-ng.html