Wirksamkeit der Lösung „Bilder mit Hyperlinks anhängen“

Bei der Sozialpolitischen Bank (CSXH) der Provinz Quang Tri entstehen jährlich Dutzende praktischer Initiativen und Lösungen, die die Qualität, Produktivität und Effizienz des politischen Kreditkapitals kontinuierlich verbessern. Eine davon ist die von Ho Van Quan und Dao Nhat Khanh Quoc entwickelte Lösung „Anwendung der Funktion zum Einfügen von Bildern mit Hyperlinks in Microsoft Word zur Veranschaulichung von Belegen in Berichten zur Behebung bestehender Probleme und Fehler“. Diese einfache Technologieanwendung bietet praktische Vorteile für das interne Management und die Berichterstattung.

Die Idee zur Verbesserung des internen Berichtsprozesses entstand aus den Arbeitspraktiken von Herrn Ho Van Quan, Direktor des Transaktionsbüros, und Herrn Dao Nhat Khanh Quoc, Leiter des Syntheseteams der Huong Hoa Social Policy Bank.

Es ist bekannt, dass Herr Quoc seit Ende 2022 bei der Sozialbank von Huong Hoa für die interne Inspektion und Kontrolle zuständig ist, nachdem er zuvor seine Tätigkeit in Ca Mau intensiviert hatte. Diese Aufgabe erfordert, dass er alle Aufzeichnungen und Dokumente der Einheit erfasst, zusammenfasst und seinen Vorgesetzten berichtet.

In der Praxis weist der Prozess der Fehlermeldung und -korrektur nach der Inspektion jedoch noch viele Mängel auf. Obwohl die Einheit Fehler schnell korrigiert und zugehörige Bilder gespeichert hat, werden die Korrekturberichtsdateien und die zugehörigen Bilder oft separat versendet. Dies verursacht erhebliche Schwierigkeiten für den Melder, die Mitarbeiter, die den Bericht erhalten, sowie für die Überwachung und erneute Prüfung der korrigierten Fehler.

„Aus dieser Situation heraus wurde Herrn Quan und mir klar, dass wir eine Lösung brauchten, um den Versand von Fehlerkorrekturberichten mit anschaulichen Bildern zu optimieren. Dabei sollten wir Wissenschaft und Logik anwenden und Technologie einsetzen, um mehr Komfort zu schaffen, die Produktivität zu steigern und die Arbeitseffizienz zu verbessern“, erklärte Herr Quoc.

Die Autorengruppe tauschte sich über die Besonderheiten der Initiative aus und diskutierte sie – Foto: TP

Der wesentliche Unterschied dieser Initiative liegt in der Verwendung von Fotos per Hyperlink anstatt in deren direktem Einfügen. Dadurch bleibt die Berichtsdatei klein, lässt sich leicht versenden und speichern und ist dennoch gut sichtbar. Nutzer müssen lediglich Strg + Klick drücken, und die Beweise werden sofort angezeigt.

Mithilfe der Funktion „Bildanhang per Pfad“ in Microsoft Word fügte das Autorenteam für jeden Eintrag und Inhalt aussagekräftige Bilder ein, um die Übersichtlichkeit, das Verständnis und die Nachverfolgung zu optimieren. Nach der Fehlerkorrektur speicherte das Team ein separates Word-Dokument in einem Ordner mit einem leicht zu merkenden Namen. Die korrigierenden Bilder wurden in einem Unterordner dieses Ordners abgelegt. Anschließend wurden die Bilder so benannt, dass sie leicht zu finden und im Bericht einzufügen waren.

Markieren Sie in den korrigierten Einträgen des Berichts den entsprechenden Inhalt, klicken Sie mit der rechten Maustaste, wählen Sie „Verknüpfen“, wählen Sie im Feld „Suchen in“ das zugehörige Bild aus und klicken Sie auf „OK“. „Anschließend komprimieren Sie den Ordner mit dem Berichtsdokument und dem zugehörigen Bild und senden ihn. Der Empfänger speichert ihn, entpackt ihn, öffnet die Datei und klickt auf die einzelnen Einträge im Bericht, um das jeweilige Bild anzuzeigen“, erklärte Herr Quoc.

Herr Quan erklärte, dass diese Initiative von der Autorengruppe innerhalb von etwa anderthalb Monaten umgesetzt wurde. Nach ihrer Einführung half sie der Sozialpolitischen Bank von Huong Hoa, den Prozess der Behebung bestehender Probleme und Fehler systematisch und übersichtlich zu überwachen. Dadurch lässt sich leicht erkennen, welche Inhalte korrigiert wurden und welche nicht.

Dank dieser Initiative ist die Bereitstellung von Belegen für den Bericht nun systematischer und transparenter. Der Empfänger des korrigierten Berichts kann die korrigierten Angaben leicht überprüfen, was die Arbeitsproduktivität und -effizienz im Vergleich zum alten Verfahren um etwa 40–50 % steigert. „Diese Initiative wird nicht nur im Bereich der internen Prüfung und Kontrolle angewendet, sondern auch in anderen Bereichen der Huong Hoa Social Policy Bank und hat bemerkenswerte Ergebnisse erzielt. Wir werden die Mitarbeiter der Abteilung auch weiterhin ermutigen und motivieren, sinnvolle Initiativen zu entwickeln und in die Praxis umzusetzen, damit sich die Bank kontinuierlich weiterentwickelt“, bekräftigte Herr Quan.

Neben der oben genannten Initiative sind in jüngster Zeit zahlreiche weitere Lösungen und Initiativen der Mitarbeiter der Sozialbank entstanden und weit verbreitet, die zu einer zunehmend effektiveren Arbeitsweise der Landessozialbank beigetragen haben. Dank dieser Verbesserungen konnte die Bank positive Ergebnisse bei der Umsetzung wichtiger Ziele erzielen, wie beispielsweise: Steigerung des Kreditwachstums, Minimierung von Kreditausfällen und überfälligen Forderungen sowie Verbesserung der Kommunikation und des Managements von Spar- und Kreditgruppen.

Dadurch konnten bedürftigen Haushalten und Förderempfängern zeitnah und effektiv Vorzugskredite gewährt werden, die sie bei Investitionen, der wirtschaftlichen Entwicklung und einem nachhaltigen Ausstieg aus der Armut unterstützen. Gute und geeignete Initiativen schaffen eine starke Triebkraft und motivieren die Mitarbeiter der gesamten Sozialpolitischen Bank der Provinz, sich stetig weiterzuentwickeln und einen Beitrag zu leisten.

Truc Phuong

Quelle: https://baoquangtri.vn/xa-hoi/202510/hieu-qua-tu-giai-phap-dinh-kem-hinh-anh-bang-sieu-link-ket-ab94b22/