Anleitung zum Einsatz von KI-Chatbots zur Unterstützung von Beamten und Staatsbediensteten bei ihrer Arbeit

Illustrationsfoto. (Quelle: Ministerium für Wissenschaft und Technologie )

Das Ministerium für Wissenschaft und Technologie, das die Funktion der staatlichen Verwaltung wissenschaftlicher Forschung, Technologieentwicklung und Innovationsaktivitäten wahrnimmt und die praktischen Anforderungen bei der Anwendung von Technologien der künstlichen Intelligenz (KI) in staatlichen Behörden erfüllt, hat Leitlinien zu einer Reihe allgemeiner Grundsätze für Beamte, öffentliche Angestellte und Mitarbeiter in staatlichen Behörden herausgegeben, die für ihre Arbeit große Sprachmodelle (KI-Chatbots) verwenden.

Ziel des Leitfadens ist es, Beamten, öffentlichen Angestellten und Mitarbeitern in staatlichen Behörden allgemeine und leicht verständliche Grundsätze für die effektive und sichere Nutzung großer Sprachmodelle (KI-Chatbots) zur Unterstützung ihrer Arbeit an die Hand zu geben.

Agenturen und Einheiten, die KI-Chatbots in ihrer Arbeit einsetzen müssen, werden ermutigt, sich proaktiv mit diesem Dokument auseinanderzusetzen und es praxisgerecht in ihren Organisationen einzusetzen und zu verbreiten. Das Dokument trägt dazu bei, dass KI-Anwendungen sicher sind und praktischen Nutzen bringen.

Generaldirektor Mai Xuan Thanh, der stellvertretende Vorsitzende des Volkskomitees von Hanoi , Ha Minh Hai, und der stellvertretende Generaldirektor Vu Manh Cuong, die Vorsitzende der vietnamesischen Steuerberatungsvereinigung, Nguyen Thi Cuc, und der stellvertretende Direktor der Steuerbehörde von Hanoi, Phan Tien Hoa, führten die Knopfdruckzeremonie durch, um die Anwendung „Virtueller Assistent zur Unterstützung der Steuerzahler“ zu starten.

Das Ministerium für Wissenschaft und Technologie erklärte, dass bei der Bereitstellung von Daten und der Nutzung von KI-Chatbots folgender Grundsatz gilt: Geben Sie keine Daten oder Dokumente über KI-Chatbots weiter, die als Staatsgeheimnisse eingestuft sind, sowie keine sensiblen Informationen wie personenbezogene Daten, interne Dokumente oder Daten, die die Sicherheit oder die Organisation beeinträchtigen könnten. Stellen Sie sicher, dass die an KI-Chatbots bereitgestellten Daten oder Informationen nicht gegen die historische, kulturelle, ethische, geografische, politische oder territoriale Souveränität oder die Gebräuche Vietnams verstoßen. Verwenden Sie gleichzeitig keine Inhalte, die Urheberrechte, Rechte an geistigem Eigentum oder andere damit verbundene Rechte verletzen.

Vermeiden Sie beim Einsatz von KI-Chatbots die Erstellung von Konten mit Namen oder Passwörtern, die mit offiziellen Konten (Büro-E-Mail-Konten, interne Systeme usw.) identisch sind, um die Informationssicherheit zu gewährleisten. Setzen Sie KI-Chatbots sorgfältig, effektiv und verantwortungsbewusst ein. Prüfen und bewerten Sie gleichzeitig die von KI-Chatbots bereitgestellten Ergebnisse sorgfältig, bevor Sie sie verwenden. Stellen Sie sicher, dass die Informationen korrekt und für den Arbeitskontext geeignet sind und bei der Anwendung keine Missverständnisse oder Fehler verursachen. Verlassen Sie sich nicht ausschließlich auf KI-Chatbots, sondern kombinieren Sie diese mit Ihrem persönlichen Wissen und Ihrer Erfahrung, um Entscheidungen zu treffen.

Für Agenturen und Einheiten ist es notwendig, Kader, Beamte, öffentliche Angestellte und Arbeiter zu propagieren, zu verbreiten und anzuleiten, KI-Chatbots entsprechend den Funktionen, Aufgaben, Befugnissen und Merkmalen der Agentur oder Einheit zu verwenden. Dabei ist insbesondere die Gewährleistung der Netzwerksicherheit zu berücksichtigen.

Die Verantwortung für den Einsatz von KI-Chatbots liegt beim Leiter der Behörde oder Organisation. Dieser ist für die Verwaltung und Sicherung der Konten verantwortlich, die KI-Chatbots nutzen. Sollte das Konto der Behörde oder Einheit außer Kontrolle geraten oder manipuliert werden, muss die Behörde oder Einheit die Einheit, die den KI-Chatbot einsetzt, benachrichtigen, damit die Angelegenheit zeitnah bearbeitet werden kann.

Die Verwaltung und Zugriffsberechtigung im KI-Chatbot muss mit den Funktionen, Aufgaben und Befugnissen der Teilnehmer übereinstimmen, die den KI-Chatbot verwenden.

Wenn ein Beamter, Staatsbediensteter oder öffentlicher Angestellter seinen Arbeitsplatz verlässt oder wechselt, muss die Behörde oder Einheit den Sicherheitsschlüssel (sofern vorhanden) widerrufen oder das Benutzerkonto des KI-Chatbots löschen, um die Sicherheit und eine strenge Verwaltung zu gewährleisten.

Bauen Sie nach und nach Ihre eigene Wissensdatenbank auf, aus der Sie spezialisierte Chatbots für die Aktivitäten Ihrer Agentur oder Einheit erstellen können.

Überwachen und erfassen Sie regelmäßig die Situation der Nutzung von KI-Chatbots durch Kader, Beamte, öffentliche Angestellte und Mitarbeiter im Rahmen der Verwaltung. Die Einheit, die KI-Chatbots implementiert, ist dafür verantwortlich, detaillierte Anweisungen und regelmäßigen technischen Support bereitzustellen, um einen reibungslosen und sicheren Nutzungsprozess zu gewährleisten.

Kader, Beamte, Angestellte im öffentlichen Dienst und Arbeiter müssen die auf den Plattformen und Informationssystemen von Behörden und Einheiten angegebenen personenbezogenen Daten selbst verwalten und die Verantwortung dafür übernehmen. Sie dürfen keine Anmeldekonten preisgeben oder unbefugte Verbindungen zu Plattformen und Informationssystemen von Behörden und Einheiten an KI-Chatbots herstellen.

Aktivieren Sie bei der Nutzung von Chatbots im Allgemeinen und KI-Chatbots im Besonderen an öffentlichen Internetzugangspunkten auf keinen Fall den Passwortspeichermodus. Geben Sie KI-Chatbots keine personenbezogenen Daten, Identitätsinformationen oder andere sensible Informationen über sich selbst oder andere weiter. Verwenden Sie Chatbots im Allgemeinen und KI-Chatbots im Besonderen nicht für illegale Zwecke, Verstöße gegen die öffentliche Moral oder Handlungen wie Hacking, die Erstellung von Deepfakes und Betrug.

Wenn während des Implementierungsprozesses Schwierigkeiten, Probleme oder größere Probleme bei der Verwendung von KI-Chatbots auftreten, müssen sich Behörden und Einheiten an die Nationale Abteilung für digitale Transformation des Ministeriums für Wissenschaft und Technologie wenden, um Unterstützung zu erhalten.

Es ist bekannt, dass das Ministerium für Wissenschaft und Technologie ein nationales KI-Transformationsprogramm aufbaut, um KI in allen Bereichen anzuwenden und eine gemeinsame KI-Computerinfrastruktur aufzubauen.

Das nationale KI-Transformationsprogramm muss den Geist des „All-Menschen-Gedankens“ und der „Umfassendheit“ widerspiegeln. Ziel ist es, dass jeder Bürger und Beamte einen virtuellen Assistenten hat.

Demnach ist die Frist für die Einreichung des Nationalen KI-Transformationsprogramms beim Premierminister Mai 2025 und bis November 2025 muss es einen virtuellen Assistenten für die Menschen geben.