Anleitung zur Verwendung von KI-Chatbots zur Unterstützung von Beamten und Angestellten bei ihrer Arbeit.

Abbildung zur Veranschaulichung. (Quelle: Ministerium für Wissenschaft und Technologie )

Um seiner Funktion der staatlichen Steuerung der wissenschaftlichen Forschung, der technologischen Entwicklung und der Innovation nachzukommen und den praktischen Anforderungen der Anwendung von Künstlicher Intelligenz (KI) in staatlichen Einrichtungen gerecht zu werden, hat das Ministerium für Wissenschaft und Technologie Richtlinien zu einigen allgemeinen Grundsätzen für Beamte, Angestellte im öffentlichen Dienst und Mitarbeiter staatlicher Einrichtungen herausgegeben, die große Sprachmodelle (KI-Chatbots) für Arbeitszwecke verwenden.

Dieser Leitfaden soll Beamten, Angestellten im öffentlichen Dienst und Mitarbeitern von Regierungsbehörden allgemeine, leicht verständliche Prinzipien für den effektiven und sicheren Einsatz großer Sprachmodelle (KI-Chatbots) zur Unterstützung ihrer Arbeit vermitteln.

Organisationen und Abteilungen, die KI-Chatbots in ihrer Arbeit einsetzen möchten, werden ermutigt, sich proaktiv mit diesem Dokument vertraut zu machen und es zu nutzen, um es organisationsweit an ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen und zu verbreiten. Dieses Dokument trägt dazu bei, dass der Einsatz von KI sicher ist und praktische Vorteile bietet.

Generaldirektor Mai Xuan Thanh führte zusammen mit dem stellvertretenden Vorsitzenden des Volkskomitees von Hanoi , Ha Minh Hai, dem stellvertretenden Generaldirektor Vu Manh Cuong, der Präsidentin des vietnamesischen Steuerberatungsverbandes Nguyen Thi Cuc und dem stellvertretenden Direktor der Steuerbehörde von Hanoi, Phan Tien Hoa, die Zeremonie des Drückens des Knopfes zur Einführung der Anwendung „Virtueller Assistent zur Unterstützung von Steuerzahlern“ durch.

Das Ministerium für Wissenschaft und Technologie legt die Grundsätze für die Bereitstellung von Daten und die Nutzung von KI-Chatbots klar fest: Daten und Dokumente, die als Staatsgeheimnisse eingestuft sind, sowie sensible Informationen wie personenbezogene Daten, interne Dokumente oder Daten, die die Sicherheit oder die Organisation gefährden könnten, dürfen nicht an den KI-Chatbot weitergegeben werden. Es ist sicherzustellen, dass die dem KI-Chatbot bereitgestellten Daten und Informationen nicht im Widerspruch zu Vietnams historischen Traditionen, Kultur, Ethik, Geografie, politischen Ansichten, territorialer Souveränität oder Bräuchen stehen. Darüber hinaus dürfen keine Inhalte verwendet werden, die Urheberrechte, geistige Eigentumsrechte oder andere verwandte Rechte verletzen.

Bei der Nutzung von KI-Chatbots sollten Sie aus Sicherheitsgründen keine Konten mit Benutzernamen oder Passwörtern erstellen, die mit offiziellen Konten (z. B. geschäftlichen E-Mail-Konten, internen Systemen) identisch sind. Setzen Sie KI-Chatbots umsichtig, effektiv und verantwortungsbewusst ein. Prüfen und bewerten Sie die Ergebnisse des KI-Chatbots sorgfältig, bevor Sie ihn verwenden. Stellen Sie sicher, dass die Informationen korrekt und relevant für den Arbeitskontext sind und bei der Anwendung keine Missverständnisse oder Fehler verursachen. Verlassen Sie sich nicht ausschließlich auf KI-Chatbots; kombinieren Sie deren Nutzung mit Ihrem persönlichen Wissen und Ihrer Erfahrung, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Für Behörden und Einrichtungen ist es notwendig, Informationen zu verbreiten und Beamte sowie Angestellte im Umgang mit KI-Chatbots entsprechend den Funktionen, Aufgaben, Befugnissen und spezifischen Merkmalen der jeweiligen Behörde oder Einrichtung anzuleiten. Besonderes Augenmerk sollte dabei auf die Gewährleistung der Cybersicherheit gelegt werden.

Die Verantwortung für den Einsatz von KI-Chatbots liegt beim Leiter der Behörde oder Organisation. Dieser ist für die Verwaltung und Sicherung des KI-Chatbot-Kontos zuständig. Sollte das Konto der Behörde oder Einheit kompromittiert oder missbraucht werden, muss die Behörde oder Einheit die zuständige KI-Chatbot-Einsatzstelle umgehend benachrichtigen, damit unverzüglich Maßnahmen ergriffen werden können.

Die Zugriffsverwaltung und Berechtigungen in KI-Chatbots müssen mit den Funktionen, Aufgaben und Befugnissen der Teilnehmer, die den KI-Chatbot nutzen, übereinstimmen.

Wenn Beamte, Angestellte im öffentlichen Dienst oder Mitarbeiter des öffentlichen Dienstes zurücktreten oder in eine andere Position wechseln, muss die Behörde oder Einheit den Sicherheitsschlüssel (falls vorhanden) abrufen oder das Benutzerkonto des KI-Chatbots löschen, um Sicherheit und strikte Verwaltung zu gewährleisten.

Bauen Sie schrittweise Ihre eigene Wissensdatenbank auf und entwickeln Sie dann spezialisierte Chatbots, die die Abläufe Ihrer Behörde oder Einheit unterstützen.

Die Nutzung von KI-Chatbots durch Beamte, Angestellte und deren Mitarbeiter ist regelmäßig zu überwachen und zeitnah zu bewerten. Die für den Einsatz des KI-Chatbots zuständige Stelle ist verantwortlich für die Bereitstellung detaillierter Bedienungsanleitungen und regelmäßigen technischen Supports, um eine reibungslose und sichere Nutzung zu gewährleisten.

Beamte, Angestellte und Mitarbeiter sind verpflichtet, die auf den Informationsplattformen und -systemen der Behörde oder Einheit angegebenen personenbezogenen Daten selbst zu verwalten und zu schützen; sie dürfen keine Zugangsdaten offenlegen oder unbefugte Verbindungen zwischen den Informationsplattformen und -systemen der Behörde und dem KI-Chatbot herstellen.

Bei der Nutzung von Chatbots im Allgemeinen und KI-Chatbots im Besonderen an öffentlichen Internet-Zugangspunkten darf die Passwortspeicherung während der Nutzung keinesfalls aktiviert werden. Geben Sie dem KI-Chatbot keine persönlichen Daten, Identitätsinformationen oder andere sensible Informationen über sich oder andere Personen preis. Nutzen Sie Chatbots im Allgemeinen und KI-Chatbots im Besonderen nicht für illegale Zwecke, Verstöße gegen die guten Sitten oder Aktivitäten wie Hacking, die Erstellung von Deepfakes oder Betrug.

Sollten während des Implementierungsprozesses Schwierigkeiten, Hindernisse oder größere Probleme bei der Nutzung von KI-Chatbots auftreten, sollten sich Behörden und Einrichtungen an die Abteilung für Nationale Digitale Transformation im Ministerium für Wissenschaft und Technologie wenden, um Unterstützung zu erhalten.

Berichten zufolge entwickelt das Ministerium für Wissenschaft und Technologie ein nationales KI-Transformationsprogramm, um KI in allen Bereichen anzuwenden und eine gemeinsame KI-Recheninfrastruktur aufzubauen.

Das nationale KI-Transformationsprogramm muss einen „landesweiten“ und „umfassenden“ Ansatz verfolgen, mit dem Ziel, dass jeder Bürger und jeder Beamte über einen virtuellen Assistenten verfügt.

Demnach ist der Stichtag für die Vorlage des Nationalen KI-Transformationsprogramms an den Premierminister zur Verkündung der Mai 2025, und ein virtueller Assistent muss den Bürgern bis November 2025 zur Verfügung stehen.