Plan 02-KH/BCĐTW: Plattform zur Integration von GenAI und virtuellen Assistenten in die Verwaltungsreform

Im Zuge der nationalen digitalen Transformation wird die Notwendigkeit, die Arbeitsweise von Verwaltungsbehörden zu innovieren, immer dringlicher. Große Dokumentenmengen, vielschichtige Bearbeitungsprozesse und begrenzte Möglichkeiten zur Datenanalyse führen dazu, dass die betriebliche Effizienz nicht mit den Entwicklungsbedürfnissen Schritt hält. Diese Einschränkungen beeinträchtigen unmittelbar die interne Produktivität und die Servicequalität für Bürger und Unternehmen.

Der Übergang von der Textverarbeitung zu Datenmanagement und KI

Der Anfang 2025 veröffentlichte Plan Nr. 02-KH/BCĐTW des Zentralen Lenkungsausschusses für Wissenschaft , Technologie, Innovation und digitale Transformation markiert einen wichtigen Paradigmenwechsel in der öffentlichen Verwaltung. Er verfolgt nicht nur eine technische Ausrichtung, sondern skizziert einen neuen Ansatz: den Übergang von einer dokumentenbasierten Verwaltung zu einem daten- und KI-gestützten Governance-Modell.

Seit vielen Jahren erfolgen administrative Tätigkeiten nach einem traditionellen Modell, das auf papierbasierter Dokumentenverarbeitung und der Weiterleitung von Akten über mehrere Genehmigungsstufen beruht. Dieser Ansatz führt zu erheblichen Verzögerungen bei der Bearbeitung, erfordert hohe Ressourcen für Dokumente, Speicherung und Gegenprüfung und schränkt die Möglichkeiten zur Nutzung von Daten für die Entscheidungsfindung ein.

Plan 02 sieht einen grundlegenden Wandel vor, indem er die „Förderung einer vernetzten, synchronen, schnellen, effizienten und datenzentrierten digitalen Transformation“ fordert. Dies bedeutet, den Managementfokus von Texten auf Daten und von der manuellen Dateiverarbeitung auf den Betrieb einer digitalen Plattform zu verlagern. Daten müssen standardisiert, geteilt und integriert werden, damit Behörden in Echtzeit darauf zugreifen, sie nutzen und analysieren können. Wenn Daten das Rückgrat der Abläufe bilden, kann die Verwaltung Prognosen erstellen, überwachen und Entscheidungen auf Basis von Fakten treffen, anstatt wie bisher auf manuelle Berichtsketten angewiesen zu sein. Dies ist die Grundlage für die Restrukturierung des gesamten Prozesses, die Reduzierung von Zwischenschritten und die Erhöhung der Transparenz.

Förderung einer vernetzten, synchronen, schnellen, effizienten und datenzentrierten digitalen Transformation.

Insbesondere die erstmalige Aufnahme von KI, Big Data, virtuellen Assistenten und Drohnen in die Kerntechnologiegruppe eines Dokuments auf zentraler Ebene verdeutlicht einen grundlegenden Wandel im Denken der Technologiepolitik. Diese Technologien werden nicht nur als Hilfsmittel betrachtet, sondern als wesentliche Bestandteile des Betriebssystems positioniert. KI zur Verarbeitung von Big Data, virtuelle Assistenten zur Unterstützung von Beamten im Arbeitsalltag und Drohnen zur Überwachung vor Ort tragen allesamt zur Entwicklung eines hochtechnologischen Governance-Modells bei.

Der Anstoß für ein neues Betriebsmodell

Während die Digitalisierung in der Vergangenheit hauptsächlich bei der Umwandlung von Papierdokumenten in elektronische Dateien aufhörte, kann mit GenAI der gesamte Verwaltungsprozess hin zu Automatisierung und Personalisierung neu organisiert werden.

In diesem Modell wird jeder Beamte und Angestellte durch einen digitalen Assistenten unterstützt, der in Echtzeit arbeitet und die meisten wiederkehrenden Verwaltungsaufgaben übernimmt. Das System erstellt automatisch offizielle Dokumente, Berichte und Anträge auf Basis von Daten und Standardvorlagen, fasst umfangreiche Rechtsdokumente schnell zusammen, sucht und zitiert Rechtsdokumente präzise und unterstützt gleichzeitig das Arbeitsmanagement durch Kalendererinnerungen, Priorisierung und Fortschrittsverfolgung. Der Einsatz digitaler Assistenten trägt wesentlich dazu bei, den manuellen Bearbeitungsaufwand zu reduzieren, Dokumentinhalte zu standardisieren und die Arbeitseffizienz jedes Einzelnen sowie der gesamten Behörde zu steigern.

Die Förderung der digitalen Transformation trägt dazu bei, die Bearbeitungszeit um 70-80% zu reduzieren.

Tests zeigen, dass die Bearbeitungszeit um 70–80 % reduziert werden kann, während gleichzeitig die Dokumentqualität und -konsistenz deutlich verbessert werden. Auf Systemebene kann GenAI die Rolle eines Datenanalysezentrums übernehmen: Texte lesen, klassifizieren und weiterleiten; Daten aus verschiedenen Quellen synthetisieren und analysieren, um Führungskräfte bei schnellen und evidenzbasierten Entscheidungen zu unterstützen. Behörden wechseln von einem passiven Verarbeitungsmodell zu einem proaktiven Betriebsmodell auf Basis von Echtzeitdaten.

Ein zentraler Punkt von Plan 02 ist die Sicherstellung, dass Technologie zum Zweck der Verbesserung der Servicequalität und nicht zur Ersetzung von Mitarbeitern eingesetzt wird. Unterstützt durch Automatisierungswerkzeuge und intelligente Analysen können sich Beamte und Angestellte des öffentlichen Dienstes verstärkt auf Aufgaben konzentrieren, die Fachwissen, Kreativität und den Umgang mit Bürgern erfordern.

Der Einsatz von KI trägt außerdem zu mehr Transparenz und Konsistenz bei und verringert die Abhängigkeit von manuellen Prozessen. Dies ist ein notwendiger Schritt hin zur fortgeschrittenen Phase des digitalen Regierungsmodells der KI-gestützten Verwaltung, in dem Daten, Technologie und Menschen zusammenarbeiten, um einen schlanken und effizienten Verwaltungsapparat zu schaffen.

Wenn GenAI sich als gängiges Unterstützungsinstrument etabliert und jeder Beamte mit einem „digitalen Assistenten“ ausgestattet ist, wandelt sich das Arbeitsmodell staatlicher Behörden von manueller zu datenbasierter Verarbeitung und intelligenter Automatisierung. Bearbeitungszeiten verkürzen sich, Fehler werden reduziert, und Informationssynthese und -analyse werden präziser und konsistenter. Vor allem aber verbessert sich die Servicequalität für Bürger und Unternehmen dank der Möglichkeit, schnell, transparent und auf Basis digitaler Daten zu reagieren. Technologie steigert somit nicht nur die Produktivität, sondern hebt auch die Standards der öffentlichen Verwaltung.

In diesem Kontext beschränkt sich Plan 02-KH/BCĐTW nicht auf die Funktion eines technischen Dokuments, sondern dient als strategische Orientierung für die Umstrukturierung der Arbeitsmethoden des Verwaltungsapparates. Die klare Benennung von Daten und künstlicher Intelligenz als Säulen der Regierungsführung unterstreicht das starke Engagement für Innovationen in der staatlichen Verwaltung. Dieser Plan schafft die Grundlage für den kontrollierten, zielgerichteten und praxisorientierten Einsatz von KI, um einen effizienten, datengestützten und den Standards einer modernen digitalen Regierung entsprechenden Apparat aufzubauen.

Zentrum für Wissenschafts- und Technologiekommunikation

Quelle: https://mst.gov.vn/ke-hoach-02-kh-bcdtw-nen-tang-dua-genai-va-tro-ly-ao-vao-cai-cach-bo-may-hanh-chinh-197251115113331852.htm