Am Nachmittag des 21. April leitete der ständige stellvertretende Sekretär des Provinzparteikomitees, Nguyen Duc Hien, eine Konferenz zum Thema Archivierung, Dokumentenverwaltung, Dokumentendatenbanken und Dokumentendigitalisierung im Zuge der Neuorganisation des Apparats des politischen Systems.
Gemäß der amtlichen Mitteilung Nr. 64-CV/TW des Sekretariats vom 10. April 2025 zur Archivierung und Verwaltung von Dokumenten und Dokumentendatenbanken im Zuge der Einrichtung und Organisation des Apparats des politischen Systems und der Verwaltungseinheiten auf lokaler Ebene (amtliche Mitteilung Nr. 64-CV/TW); der amtlichen Mitteilung Nr. 14204-CV/VPTW des Zentralbüros der Partei vom 9. April 2025 mit einer Reihe von Anweisungen zur Digitalisierung von Dokumenten bei der Einrichtung von Verwaltungseinheiten (amtliche Mitteilung Nr. 14204-CV/VPTW) fordert der Ständige Ausschuss des Provinzparteikomitees die Parteikomitees und Parteiorganisationen auf allen Ebenen auf, entsprechend ihren Funktionen und Aufgaben die Anweisungen des Zentralsekretariats der Partei gründlich zu verstehen und gewissenhaft umzusetzen; die Digitalisierung der Dokumente von Behörden und Organisationen dringend abzuschließen, bevor Verwaltungseinheiten auf Bezirks- und Gemeindeebene eingerichtet werden.
Auf der Konferenz präsentierten die Delegierten die Ergebnisse ihrer Arbeit im Bereich Archivierung, Dokumentenverwaltung, Dokumentendatenbanken und Digitalisierung von Dokumenten der Behörden und Einheiten. Schwierigkeiten und Hindernisse bei der Einrichtung der entsprechenden Einrichtungen traten in Bezug auf Personal, Ausrüstung und Finanzen für die Archivierung, Dokumentenverwaltung, Dokumentendatenbanken und Digitalisierung von Dokumenten auf. Da die Bearbeitung einer großen Anzahl archivierter Dokumente zudem sehr zeit- und arbeitsintensiv ist, haben einige Einheiten Überstunden eingeplant, um die Bearbeitung und Digitalisierung der Daten zu beschleunigen.
Angesichts der aktuellen Schwierigkeiten und Hindernisse haben die Behörden und Einheiten eine Reihe von Lösungen vorgeschlagen, um die Archivierungs-, Dokumenten- und Datenbankverwaltungsarbeit sowie die schrittweise Digitalisierung von Dokumenten im Zuge der Umstrukturierung des Apparats in der kommenden Zeit effektiv durchführen zu können: Sie haben einen Plan zur Bewältigung des Dokumentenrückstands vorgeschlagen, zwei Teams für das Bezirksparteikomitee, das Stadtparteikomitee und ein Team für die Vaterländische Front und die Parteikomitees eingerichtet, um die Behörden und Einheiten zu unterstützen und Schwierigkeiten zu beseitigen. Was die Datendigitalisierung betrifft, so digitalisieren derzeit alle Behörden die Daten zur Speicherung nur durch Scannen. Außerdem wurde vorgeschlagen, Mittel für die Miete von Digitalisierungsgeräten für historische Archive bereitzustellen.
Der ständige stellvertretende Sekretär des Provinzparteikomitees, Nguyen Duc Hien, betonte: „Die Digitalisierung von Dokumenten spielt eine besonders wichtige Rolle, da sie dazu beiträgt, Aufzeichnungen und Dokumente während der Arbeit von Behörden und Organisationen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zu verwalten und sicher aufzubewahren. Vor diesem Hintergrund müssen die Kommunen ihre Ressourcen priorisieren, um archivierte Dokumente von Behörden und Organisationen auf Bezirksebene vor Betriebsende und von Behörden auf Gemeindeebene vor einer Umstrukturierung dringend zu digitalisieren, um die vorgeschriebene Zeit gemäß den Anweisungen der Zentralregierung einzuhalten. Während des Prozesses der Einreichung und des Empfangs von Dokumenten müssen die zuständigen Behörden und Organisationen die Dokumente der Behörden und Organisationen prüfen, vergleichen, Aufzeichnungen machen, sicher aufbewahren, die Vertraulichkeit wahren und dürfen nicht verändert werden. Kommunen und Einheiten schlagen proaktiv Scangeräte vor, um den Anforderungen der Bearbeitung und Digitalisierung von Dokumenten gerecht zu werden. Dabei müssen sie darauf achten, die zu digitalisierenden Daten auszuwählen und nicht massenhaft zu digitalisieren, um Geldverschwendung zu vermeiden.
Das Büro des Provinzparteikomitees soll die von den Einheiten gemeldeten Schwierigkeiten und Probleme zusammenfassen und umgehend darüber berichten. Auf dieser Grundlage soll es dem Ständigen Ausschuss des Provinzparteikomitees Bericht erstatten, um rechtzeitig Unterstützungspläne zu erstellen und den Orten und Einheiten dabei zu helfen, die Arbeit der Bearbeitung und Digitalisierung von Dokumenten bald abzuschließen, und zwar im Einklang mit dem Geist und der Zeit, die in der offiziellen Mitteilung Nr. 64-CV/TW des Sekretariats vom 10. April 2025 und den vom Ständigen Ausschuss des Provinzparteikomitees festgelegten Entscheidungen und Mitteilungen vorgeschrieben sind.
Loan Phuong
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Quelle: https://baocamau.vn/khan-truong-chinh-ly-so-hoa-tai-lieu-trong-qua-trinh-sap-xep-to-chuc-bo-may-a38495.html
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