Flexibilität und Kreativität beim Betrieb einer zweistufigen Kommunalverwaltung

Bei der Umsetzung des zweistufigen Kommunalverwaltungsmodells hat die Provinz Lam Dong einen flexiblen und innovativen Ansatz gewählt, der die Menschen und Organisationen in den Mittelpunkt stellt. Zahlreiche Modelle und Initiativen zur Reform der Verwaltungsverfahren und zur digitalen Transformation wurden in die Praxis umgesetzt. Dadurch konnten die Einreichung von Dokumenten und die Bearbeitung von Verwaltungsverfahren deutlich beschleunigt und vereinfacht werden, was die Servicequalität der staatlichen Verwaltungsbehörden erheblich verbessert hat.

Praxisnahe Modelle, die sich eng an den Bedürfnissen der Menschen orientieren

Nach einer Phase, in der die lokale Regierung auf zwei Ebenen – von der Provinzebene bis zur Basisebene – funktionierte, verzeichnete Lam Dong positive Veränderungen: Die Denkweise des „Managements“ hat sich allmählich in Richtung „Dienstleistung“ gewandelt, die Verwaltung beschränkt sich nicht mehr nur auf die Abwicklung interner Angelegenheiten, sondern zielt darauf ab, ein Entwicklungsumfeld zu schaffen und Menschen und Unternehmen besser zu unterstützen.

Um den Zugang zu und die Abwicklung von Verwaltungsverfahren zu vereinfachen, hat das Volkskomitee der Provinz beschlossen, vier Verwaltungsreformmodelle und -initiativen in 124 Gemeinden, Stadtteilen und Sonderzonen der Provinz zu erproben: „Digitale Verwaltungsverfahren“, „Einmalige Papierakten“, „Papierlose Akten“ und „Terminlose Aktenführung“. Dementsprechend sind alle öffentlichen Verwaltungsverfahren in den Bürgerbüros auf allen Ebenen mit QR-Codes versehen und in die elektronische Suchfunktion des Systems integriert. Durch Scannen des QR-Codes erhalten Bürgerinnen und Bürger sofort detaillierte Informationen zu jedem Verfahren, den benötigten Unterlagen und den Bearbeitungsschritten. Dies erleichtert die Vorbereitung vollständiger Dokumente von Anfang an, minimiert unnötige Wege, Wartezeiten und zusätzliche Kosten.

Gehen Sie proaktiv auf die Menschen zu und betrachten Sie die Zufriedenheit der Menschen als Maßstab für die Qualität der Verwaltungsdienstleistungen.

Parallel zu den von der Provinz eingeführten Modellen haben viele Kommunen proaktiv Initiativen entwickelt, die den realen Gegebenheiten angepasst sind, um die Bevölkerung bei der Abwicklung von Verwaltungsverfahren zu unterstützen. Dazu gehören das Modell der „Mobilen Unterschriftenprüfung zu Hause für ältere Menschen, Benachteiligte und Sozialhilfeempfänger“, das Modell der „Abwicklung von Verwaltungsverfahren im Gemeindesaal am zweiten Samstag jedes Monats“, das Modell der „Proaktiven Ansprache der Bürger zur Unterstützung der Durchführung von Verwaltungsverfahren“, mobile Arbeitsgruppen, die in Dörfer und abgelegene Gebiete fahren, um die Bürger bei der Abwicklung von Verwaltungsverfahren zu unterstützen, die Ergebnisse entgegenzunehmen und direkt vor Ort weiterzuleiten, sowie das Modell „Bürger hören“, das die Online-Einreichung von Dokumenten zwischen Gemeinden und Wahlkreisen unterstützt.

Gemeinsamer Punkt dieser Ansätze ist, dass die Verwaltungsdienstleistungen näher an die Bevölkerung herangeführt werden sollen, insbesondere an gefährdete Gruppen oder an Personen, die Schwierigkeiten beim Zugang zu öffentlichen Dienstleistungen haben. Dadurch soll die Zufriedenheit gesteigert und das Vertrauen in die lokalen Behörden gestärkt werden.

Durchbrüche bei der Verwaltungsreform und der digitalen Transformation erzielen

Lam Dong hat die Reform der Verwaltungsverfahren im Zuge der digitalen Transformation als zentrale Aufgabe der zweistufigen Kommunalverwaltung identifiziert und konzentriert sich auf die Förderung von Vernetzung, Datenaustausch und die Verbesserung des Zugangs zu Online-Diensten. Die Provinz startete die Initiative „Digitale Bildung für alle“ unter dem Motto „Digitales Wissen ist die Grundlage der Zukunft“. Ziel ist es, allen Bürgern die Nutzung digitaler Technologien für Verwaltungsverfahren und die bequeme Inanspruchnahme öffentlicher Dienstleistungen zu ermöglichen.

In der Gemeinde Ta Nang, in der viele ethnische Minderheiten leben, wurden parallel zwei Modelle eingeführt: „Mobile Arbeitsgruppe“ und „Anwendung von KI bei der Abwicklung von Verwaltungsverfahren“. Die mobile Arbeitsgruppe fuhr direkt in die Dörfer, half den Menschen beim Ausfüllen von Dokumenten in der digitalen Umgebung, unterstützte bargeldlose Zahlungen, installierte und identifizierte VNeID, reichte Dokumente auf dem nationalen Portal für öffentliche Dienstleistungen ein und bot Rechtsberatung in praktischen Bereichen wie Land, Ehe, Sozialhilfe usw. an.

Wenn die Verantwortlichen zuhören und begleiten, wird das Vertrauen der Bevölkerung zur treibenden Kraft für Innovationen.

Die Anwendung künstlicher Intelligenz (KI) wird von Kommunen genutzt, um die Erstellung von Verwaltungsdokumenten zu unterstützen, Vorschriften schnell abzurufen, Beamte bei der korrekten Bearbeitung von Dokumenten anzuleiten und die Bearbeitungszeit zu verkürzen. Der Anteil der Beamten mit KI-Kenntnissen steigt, was dazu beiträgt, den Arbeitsdruck zu verringern, die Servicequalität zu verbessern und die Interaktion zwischen Regierung und Bürgern zu optimieren.

Einige andere Gemeinden und Stadtteile haben das Modell des „Flexiblen Servicedenkens in der Verwaltungsreform“ umgesetzt. Dabei wird die Personaleinsatzplanung flexibler gestaltet: Bei Überlastung der Bürgerbüros werden Mitarbeiter anderer Abteilungen oder Führungskräfte zur Unterstützung bei der Entgegennahme und Weiterleitung von Dokumenten hinzugezogen. Die Unterzeichnung und Genehmigung von Dokumenten erfolgt flexibel hinsichtlich Zeit und Ort, um Bearbeitungsrückstände zu vermeiden. Viele Einrichtungen verlängern die Öffnungszeiten an Spitzentagen, organisieren „Samstage im Dienste der Bürger“, nutzen Online-Kontaktgruppen, Dokumentenmanagement-Anwendungen, Gewerkschaftsmitglieder sowie Jugendgruppen in Dörfern und Wohngebieten, um die Bevölkerung beim Zugang zu digitalen öffentlichen Dienstleistungen zu unterstützen.

Die allgemeine Ausrichtung für die kommende Zeit besteht darin, die Reform der Verwaltungsverfahren und die damit einhergehende digitale Transformation weiter voranzutreiben und dabei eng an den Leitsätzen der Zentralen Resolutionen zu wissenschaftlichen und technologischen Durchbrüchen, Innovationen und der nationalen digitalen Transformation zu orientieren. Im Fokus stehen die Verbesserung der betrieblichen Effizienz der öffentlichen Verwaltungszentren, der Ausbau hochwertiger Online-Dienste und der Aufbau einer digitalen Verwaltung, die transparent, schnell und nutzerfreundlich agiert und Bürgern und Unternehmen einen besseren Service bietet.

Erste Ergebnisse zeigen, dass Lam Dong mit einem flexiblen Ansatz, der sich eng an die Realität anlehnt und den Menschen in den Mittelpunkt der Dienstleistungen stellt, schrittweise ein modernes, zweistufiges lokales Regierungsmodell entwickelt, das bürgernah ist und die Effektivität der Verwaltungsreform und der digitalen Transformation von der Basis an fördert.

Zentrum für Wissenschafts- und Technologiekommunikation

Quelle: https://mst.gov.vn/linh-hoat-sang-tao-trong-van-hanh-chinh-quyen-dia-phuong-2-cap-197251115131002969.htm