Bemühungen, die Sicherheit archivierter Dokumente während des Prozesses der Rationalisierung und Rationalisierung des Apparats zu gewährleisten

BHG – Im Zuge der Neuordnung und Straffung des Apparats des politischen Systems ist die Dokumenten- und Archivarbeit (VTLT) in jüngster Zeit eines der Themen, an denen alle Ebenen und Sektoren interessiert sind und auf das sie sich konzentrieren. Am 17. Mai 2025 veröffentlichten das Politbüro und das Sekretariat die Schlussfolgerung Nr. 155 zu einer Reihe von Schlüsselaufgaben bei der Umstrukturierung des Apparats. Dabei ist eine genaue Steuerung der Verwaltung und Speicherung von Aufzeichnungen erforderlich. Vermeiden Sie das Risiko, Dokumente zu verlieren, zu verlegen oder zu zerstören. So gewährleisten Sie die Dokumentensicherheit während der Rationalisierung des Geräts.

BHG – Im Zuge der Neuordnung und Straffung des Apparats despolitischen Systems ist die Dokumenten- und Archivarbeit (VTLT) in jüngster Zeit eines der Themen, an denen alle Ebenen und Sektoren interessiert sind und auf das sie sich konzentrieren. Am 17. Mai 2025 veröffentlichten das Politbüro und das Sekretariat die Schlussfolgerung Nr. 155 zu einer Reihe von Schlüsselaufgaben bei der Umstrukturierung des Apparats. Dabei ist eine genaue Steuerung der Verwaltung und Speicherung von Aufzeichnungen erforderlich. Vermeiden Sie das Risiko, Dokumente zu verlieren, zu verlegen oder zu zerstören. So gewährleisten Sie die Dokumentensicherheit während der Rationalisierung des Geräts.

In einem Gespräch mit uns sagte Genosse Nguyen Van Phong, kommissarischer Leiter der Abteilung für Verwaltungsverfahren der Provinz: „Indem wir die Anweisungen der Zentralregierung und der Provinz zur Stärkung der Verwaltungsverfahrensarbeit im Zuge der Neuordnung und Rationalisierung des Apparats des politischen Systems umsetzen, hat die Abteilung dem Innenministerium proaktiv geraten, eine offizielle Depesche herauszugeben, in der Einheiten und Orte aufgefordert werden, Statistiken zu Dokumenten und dem Stand der Dokumentenbearbeitung zu erstellen.“ Gleichzeitig beraten wir Sie hinsichtlich der Arbeit zum Schutz der Sicherheit von Dokumenten und Datenbanken bei der Zusammenlegung und Beendigung des Betriebs von Einheiten. Das Innenministerium organisierte Online-Konferenzen, um Behörden von der Provinz- bis zur Basisebene bei der Umsetzung der VTLT-Arbeit und der Digitalisierung von Archivdokumenten im Zuge der Rationalisierung des Apparats anzuleiten.

Das Ministerium für Aufzeichnungen und Archive arbeitet intensiv an der Koordinierung der Digitalisierung der Provinzdokumente.

Laut Statistiken vom 30. März dieses Jahres haben in Ha Giang 455 Agenturen und Einheiten nach Abschluss der Fusion ihren Betrieb eingestellt, darunter Abteilungen, Zweigstellen, Gremien, Zweigstellen, Zentren unter Abteilungen, Zweigstellen, Agenturen und Einheiten auf Bezirksebene und Basislokalitäten. Die Zahl der während der Tätigkeit der Agenturen und Einheiten erstellten Dokumente beträgt etwa 54.000 Meter Papierdokumentenregale, von denen etwa 48.000 Dokumente nicht bearbeitet wurden. über 200.000 Karten. Bei einer so großen Anzahl von Dokumenten wird dies eine große Herausforderung für das Dokumentensicherheitsmanagement darstellen.

Am 15. Mai 2025 erließ das Innenministerium das Rundschreiben Nr. 06, in dem eine Reihe von Artikeln des Archivgesetzes festgelegt wurden. Demnach ist die Archivabteilung für den Empfang aller Dokumente von Behörden und Einheiten auf Bezirksebene verantwortlich, die ihre Tätigkeit eingestellt haben. In der kommenden Zeit wird die Archivarbeit der Provinz einen enormen Arbeitsaufwand bedeuten, nachdem die Archivierung auf Bezirksebene (mit einem Umfang von etwa 13.000 m3 Dokumenten) nicht abgeschlossen ist und gleichzeitig die Dauerarchive der Provinzbehörden, Volksräte und Volkskomitees auf Gemeindeebene übernommen werden.

Laut Nguyen Van Phong, kommissarischer Leiter der Provinzabteilung für Archive und Datensatzverwaltung, liegt eine der Schwierigkeiten beim Empfang, der Speicherung und der Bewahrung der oben genannten großen Menge an Dokumenten in der kommenden Zeit in der Archivierung. Hierzu werden 5.200m² – 5.500m² Lagerfläche samt Lagerregalanlage benötigt. Gleichzeitig sind die personellen Ressourcen der Abteilung derzeit begrenzt (nur 18 Mitarbeiter) und sie muss in kurzer Zeit eine große Menge an Dokumenten verarbeiten. Daraus lässt sich schließen, dass die Schwierigkeiten sehr groß sind. Um die Sicherheit der Informationsdokumente zu gewährleisten und deren Verlust und Offenlegung zu verhindern, muss das Ministerium von jetzt an bis Juni die Bezirke und Gemeinden stärker anweisen, Dokumente für die Übergabe zu verpacken und zu katalogisieren.

In naher Zukunft soll die Anweisung der Zentrale zur Digitalisierung nicht digitalisierter Dokumente umgesetzt werden, und zwar bis zum 30. Juni 2025. Gemäß den Vorschriften müssen digitalisierte Dokumente bearbeitete Dokumente sein, während wir derzeit über bis zu 48.000 Meter unbearbeiteter Dokumente verfügen, was ebenfalls eine enorme Schwierigkeit darstellt. Es ist bekannt, dass die aktuellen Kosten für die Digitalisierung von Dokumenten etwa 21 Millionen VND/Meter Dokumentenpreis betragen. Bei einer so großen Menge an Dokumenten würde die Digitalisierung viele Jahre dauern. Daraus lässt sich ersehen, dass es sich für die Provinzbehörde für natürliche Ressourcen und Umwelt bei der Beratung zur Umsetzung dieser Arbeit um ein äußerst schwieriges Problem handelt. Nicht nur Ha Giang, sondern auch Gemeinden im ganzen Land haben Schwierigkeiten, Dokumente innerhalb der von der Zentralregierung festgelegten Frist zu digitalisieren.

Unter den gegenwärtigen Bedingungen der Provinzarchive kann die Archivabteilung der Provinz nach der Schließung ihrer Tätigkeit auf Bezirksebene nur noch Archivdokumente aus zwei Bezirken entgegennehmen, nämlich Xin Man und Dong Van. Angesichts dieser Schwierigkeiten ist es nach Angaben der Archiv- und Aufzeichnungsabteilung der Provinz unter den gegenwärtigen Bedingungen, da es nicht möglich ist, Dokumente zur zentralen Lagerung im Lager der Provinz zu erhalten, weiterhin notwendig, sie gemäß den Vorschriften vor Ort zu lagern, um sie schrittweise zu erhalten. Um die Sicherheit der Dokumente zu gewährleisten, muss die Abteilung außerdem regelmäßig Mitarbeiter entsenden, um den Status der vor Ort aufbewahrten Dokumente zu überprüfen.

Historische Archive sind äußerst wichtige Vermögenswerte. Im Rahmen der Politik der Straffung des Apparats des politischen Systems und um in der kommenden Zeit gute Ergebnisse in der Archivarbeit zu erzielen, müssen wir laut dem Leiter der Archivabteilung der Provinzen bei der Zusammenlegung von Provinzen darauf achten, das Modell der Archivagentur der Provinzen so zu organisieren, dass es den praktischen Bedingungen entspricht. Die Abteilung sowie jeder Beamte und Mitarbeiter sind stets bestrebt, die Arbeit zum Schutz von Archivdokumenten zu beraten und gut durchzuführen und die Digitalisierung von Dokumenten der Provinz voranzutreiben.

Artikel und Fotos: PHUNG NGUYEN

Quelle: https://baohagiang.vn/sap-xep-to-chuc-bo-may-tinh-gon-manh-hieu-luc-hieu-qua/202505/no-luc-dam-bao-an-toan-tai-lieu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-tinh-gon-bo-may-a3f4660/