Bei der Organisation von Veranstaltungen sind Aufzeichnungen und Dokumente streng zu verwalten.

Gemäß der Anweisung des Vorsitzenden des Provinzvolkskomitees müssen Behörden und Einheiten bei der Umsetzung der Umstrukturierung ihre Archive schließen, bevor sie die Akten und Dokumente an die neue Einheit übergeben. Dokumente von dauerhaftem Erhaltungswert sind innerhalb von 45 Tagen nach dem Datum des Umstrukturierungsbeschlusses beim Historischen Archivzentrum des Innenministeriums einzureichen. Die Übergabe der Akten und Dokumente muss den Bestimmungen des Rundschreibens Nr. 16/2014/TT-BNV des Innenministeriums entsprechen.

Austausch von Archivdienstleistungen im Bezirk Hung Thanh, Stadt Tuyen Quang .

Für Dokumente, die dem Archiv der Behörde unterliegen, ist die alte Einheit für deren Übergabe an die neue Einheit verantwortlich, die die Hauptverwaltung zur Weiterführung übernimmt. Falls die neue Einheit die alte Hauptverwaltung nicht übernimmt, wird die Dokumentenverwaltung von der aufnehmenden Behörde mit den meisten Funktionen und Aufgaben durchgeführt. Die übergebenen Akten und Dokumente müssen alle vorgeschriebenen Bestandteile und Inhalte aufweisen.

Insbesondere werden die mit den bearbeiteten Aufgaben verbundenen Akten und Dokumente, sowohl in Papierform als auch elektronisch, direkt an die neue Einheit zur Weiterverarbeitung übergeben. Das Provinzvolkskomitee hat Tuyen Quang Telecommunications beauftragt, die Datenübertragung an die empfangende Einheit in Abstimmung mit den zuständigen Behörden zu koordinieren, um einen reibungslosen Ablauf der Speicherung und des Betriebs zu gewährleisten.

Das Innenministerium ist für die Überwachung und Förderung der Umsetzung des Akten- und Dokumentenmanagements gemäß den geltenden Vorschriften zuständig. Das Ministerium für Information und Kommunikation unterstützt Behörden und Einrichtungen bei der Nutzung von Textdaten und archivierten Dokumenten nach der Umstrukturierung der Systeme und fördert gleichzeitig die zeitnahe Digitalisierung von Akten.

Die Leiter der Abteilungen, Zweigstellen und Einheiten müssen dies ernsthaft umsetzen, um Kontinuität und Transparenz bei der Verwaltung von Aufzeichnungen und Dokumenten zu gewährleisten und so zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz des Verwaltungsapparates nach der Umstrukturierung und Reorganisation beizutragen.

Quelle: https://baotuyenquang.com.vn/thuc-hien-nghiem-viec-quan-ly-ho-so-tai-lieu-khi-thuc-hien-sap-xep-207426.html