Ταχεία ψηφιοποίηση αρχείων κατά την αναδιοργάνωση διοικητικών μονάδων.

Από την 1η Ιουλίου, ολόκληρη η χώρα θα λειτουργεί με ένα σύστημα τοπικής αυτοδιοίκησης δύο επιπέδων. Ο χρόνος τελειώνει και οι κοινότητες στην πόλη Χο Τσι Μινχ και το Ανόι επικεντρώνουν τους πόρους τους στην επείγουσα οργάνωση αρχείων, την ψηφιοποίηση εγγράφων, καθώς και στην ταξινόμηση και αρχειοθέτησή τους, ώστε να διευκολυνθεί η αναδιάρθρωση της διοικητικής μονάδας.

Πόλη Χο Τσι Μινχ: Προληπτική ψηφιοποίηση και παράδοση στην ώρα της.

Τις τελευταίες ημέρες, σύμφωνα με παρατηρήσεις δημοσιογράφων της εφημερίδας SGGP, πολλές περιφέρειες και δημοτικές περιφέρειες στην πόλη Χο Τσι Μινχ έχουν κατεπειγόντως οργανώσει και αναθέσει σε αξιωματούχους και δημόσιους υπαλλήλους την οργάνωση και οργάνωση αρχείων και εγγράφων, ώστε να διασφαλιστεί ότι φυλάσσονται σύμφωνα με τους κανονισμούς.

Στην Λαϊκή Επιτροπή της Περιφέρειας 14 (Περιφέρεια 10), μετά την έγκαιρη εφαρμογή της διαδικασίας, η περιφέρεια ολοκλήρωσε την οργάνωση των αρχείων για ψηφιοποίηση και την κατασκευή ενός σύγχρονου αρχείου. Σύμφωνα με τον κ. Ha Tuan Phuong, Πρόεδρο της Λαϊκής Επιτροπής της Περιφέρειας 14, η περιφέρεια πραγματοποιεί προληπτικά την οργάνωση και ψηφιοποίηση εγγράφων ετησίως. Για τα αρχεία και τα έγγραφα που δημιουργήθηκαν από τις αρχές του 2025 έως σήμερα, η περιφέρεια συνεχίζει να τα οργανώνει και να τα ψηφιοποιεί. Επί του παρόντος, το αρχείο της περιφέρειας καλύπτει σχεδόν 60 τετραγωνικά μέτρα, που περιέχουν περισσότερα από 156 μέτρα ραφιών εγγράφων (ένα μέτρο ραφιών είναι το μήκος 1 μέτρου εγγράφων τοποθετημένων κάθετα και κοντά το ένα στο άλλο στα ράφια - PV), οργανωμένα από το 1971 έως σήμερα.

Ομοίως, στην περιφέρεια An Lac (περιφέρεια Binh Tan), η διαδικασία οργάνωσης εγγράφων που σχετίζονται με το Κόμμα για ψηφιοποίηση και αρχειοθέτηση προχωρά επίσης επειγόντως. Η κα Tran Thi Thu Huong, Αναπληρώτρια Γραμματέας της Μόνιμης Επιτροπής της Κομματικής Επιτροπής της Περιφέρειας An Lac, δήλωσε ότι η περιφέρεια έχει ολοκληρώσει την οργάνωση 760 μόνιμων εγγράφων και 201 εγγράφων με περιορισμένη διάρκεια από το 2003 έως τον Μάιο του 2020. Επί του παρόντος, συνεχίζουν να οργανώνουν περίπου 12 μέτρα ραφιών εγγράφων από τον Ιούνιο του 2020 έως σήμερα, με στόχο την ολοκλήρωσή της πριν από τις 25 Ιουνίου, και ταυτόχρονα τη σάρωση όλων των εγγράφων από την περίοδο 2003-2025 πριν από τις 15 Ιουνίου.

Αξιωματούχοι από την περιφέρεια An Lac (περιοχή Binh Tan, πόλη Χο Τσι Μινχ) εξετάζουν και οργανώνουν αρχεία και έγγραφα που σχετίζονται με το Κόμμα. Φωτογραφία: VAN MINH

Πολλές περιφέρειες και η πόλη Thu Duc έχουν προληπτικά εξετάσει, οργανώσει και ψηφιοποιήσει αρχεία και έγγραφα. Για παράδειγμα, στην περιφέρεια Binh Tan, μια ανασκόπηση και στατιστική ανάλυση από το 2003 έως το 2018 έδειξε ότι 5.230 αρχεία και έγγραφα ήταν μόνιμα οργανωμένα. Επί του παρόντος, η περιφέρεια οργανώνει και σαρώνει επειγόντως αρχεία για συνεχή αποθήκευση από το 2019 έως σήμερα, στο πλαίσιο της προετοιμασίας για την παράδοση μετά την αναδιοργάνωση του πολιτικού συστήματος και των διοικητικών μονάδων στην περιφέρεια.

Στην Περιφέρεια 10, η κα Nguyen Thi Thu Huong, Πρόεδρος της Λαϊκής Επιτροπής της Περιφέρειας, δήλωσε ότι η περιφέρεια έχει διευθύνει τη συλλογή και την καταγραφή των αναθεωρημένων εγγράφων σε χαρτί, καθώς και την προκαταρκτική αναθεώρηση των μη αναθεωρημένων εγγράφων, ενόψει της παράδοσης στη νέα μονάδα. Ταυτόχρονα, η περιφέρεια εξετάζει τα ηλεκτρονικά έγγραφα, προσδιορίζει τις περιοχές δεδομένων και τα εξάγει σε συσκευές αποθήκευσης, διασφαλίζοντας την ασφάλεια και την ακεραιότητα των δεδομένων για τη διαδικασία παράδοσης.

Ανόι : Εξασφάλιση κεντρικών και διασυνδεδεμένων δεδομένων

Στο Ανόι, η Λαϊκή Επιτροπή ενέκρινε το έργο «Δημιουργία κοινής βάσης δεδομένων από την κεντρική ψηφιοποίηση εγγράφων των υπηρεσιών στο Ανόι» και ανέθεσε στο Κέντρο Δημόσιων Διοικητικών Υπηρεσιών του Ανόι την καθοδήγηση και την οργάνωση της υλοποίησης του έργου. Το έργο αυτό στοχεύει στην ψηφιοποίηση και αναδιοργάνωση αρχείων και εγγράφων για να διευκολυνθεί η παύση των διοικητικών δραστηριοτήτων σε επίπεδο περιφέρειας και η συγχώνευση των κοινοτήτων, σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα που περιγράφεται στο Πόρισμα Αρ. 127-KL/TW της 28ης Φεβρουαρίου 2025, του Πολιτικού Γραφείου και της Γραμματείας σχετικά με τη διεξαγωγή έρευνας και την πρόταση περαιτέρω αναδιοργάνωσης της οργανωτικής δομής του πολιτικού συστήματος.

Σύμφωνα με τον κ. Truong Viet Dung, επικεφαλής του γραφείου της Λαϊκής Επιτροπής του Ανόι, το έργο στοχεύει στη δημιουργία μιας κοινόχρηστης βάσης δεδομένων, η οποία θα περιλαμβάνει έγγραφα από το Κόμμα, την κυβέρνηση και τις μαζικές οργανώσεις στο Ανόι, διασφαλίζοντας κεντρικά, διασυνδεδεμένα, κοινόχρηστα και επαναχρησιμοποιήσιμα δεδομένα. Επιπλέον, στοχεύει στη βελτίωση της αποδοτικότητας και της αποτελεσματικότητας της διαχείρισης και της διοίκησης, εξαλείφοντας τα έντυπα έγγραφα, ενσωματώνοντας την τεχνητή νοημοσύνη και διευκολύνοντας την εύκολη αξιοποίηση και χρήση δεδομένων. Επί του παρόντος, ο εκτιμώμενος όγκος εγγράφων που απαιτούν επεξεργασία σε επίπεδο περιφέρειας και κοινότητας στο Ανόι είναι πάνω από 68.860 μέτρα. Ο συνολικός αριθμός εγγράφων που χρειάζονται ψηφιοποίηση σε επίπεδο περιφέρειας και κοινότητας είναι πάνω από 94 εκατομμύρια σελίδες A4. Πρόκειται για έναν πολύ μεγάλο όγκο, επομένως η διαδικασία ψηφιοποίησης εγγράφων χωρίζεται σε δύο φάσεις. Η Φάση 1 θα ψηφιοποιήσει έγγραφα από φορείς, με πέντε προτεραιότητες, οι οποίες περιλαμβάνουν: 1. Επεξεργασία και ψηφιοποίηση εγγράφων από το Κόμμα και τις κυβερνητικές υπηρεσίες σε επίπεδο περιφέρειας· 2. Οργάνωση και ψηφιοποίηση εγγράφων του Κόμματος και της κυβέρνησης σε επίπεδο κοινότητας· 3. Οργάνωση και ψηφιοποίηση εγγράφων του Κόμματος σε επίπεδο πόλης· 4. Οργάνωση και ψηφιοποίηση εγγράφων της κυβέρνησης σε επίπεδο πόλης· 5. Οργάνωση και ψηφιοποίηση εγγράφων μαζικών οργανώσεων και στα τρία επίπεδα.

Σύμφωνα με τον κ. Cu Ngoc Trang, Διευθυντή του Κέντρου Δημόσιων Διοικητικών Υπηρεσιών του Ανόι, από τώρα έως τις 30 Ιουνίου, το κέντρο θα επικεντρωθεί στην εφαρμογή των προτεραιοτήτων 1 και 2: ψηφιοποίηση εγγράφων με μόνιμες περιόδους διατήρησης και συχνά επαναχρησιμοποιούμενων εγγράφων σε επίπεδο περιφέρειας και κοινότητας, που εκτιμάται ότι αντιπροσωπεύουν περίπου το 25% του ακατέργαστου όγκου και το 5% του επεξεργασμένου όγκου. Για τα ψηφιοποιημένα έγγραφα που πληρούν τα πρότυπα ποιότητας, τα δεδομένα θα συγχρονίζονται και δεν θα ψηφιοποιούνται εκ νέου, για να αποφευχθεί η σπατάλη χρόνου και προϋπολογισμού.

Προς την οικοδόμηση ενός σύγχρονου διοικητικού συστήματος.

Με βάση την πρακτική εφαρμογή σε τοπικές κοινότητες, ορισμένοι εμπειρογνώμονες και βουλευτές της Εθνοσυνέλευσης πιστεύουν ότι η διόρθωση και η ψηφιοποίηση αρχείων και εγγράφων δεν είναι μόνο ένα τεχνικό έργο, αλλά έχει επίσης τη σημασία της διασφάλισης της διαφάνειας, της ασφάλειας και της αποτελεσματικότητας στη διαδικασία αναδιοργάνωσης του διοικητικού μηχανισμού, δημιουργώντας ευνοϊκές συνθήκες για τους πολίτες και τις επιχειρήσεις. Αυτό αποτελεί επίσης ένα σημαντικό βήμα προς την οικοδόμηση ενός σύγχρονου διοικητικού συστήματος που εξυπηρετεί καλύτερα τις ανάγκες της κοινωνίας στη νέα εποχή.

Τονίζοντας τον κρίσιμο ρόλο της ψηφιοποίησης των αρχείων στο τρέχον πλαίσιο, ο βουλευτής της Εθνοσυνέλευσης Nguyen Quang Huan τόνισε ότι όταν οι διοικητικές μονάδες συγχωνευθούν, τα διοικητικά όρια θα επεκταθούν και η υποδομή θα χρειαστεί 5-10 χρόνια για να ολοκληρωθεί. Επομένως, στην αρχική περίοδο, οι μετακινήσεις για την ολοκλήρωση των διοικητικών διαδικασιών θα είναι σίγουρα δύσκολες. Έτσι, εάν δεν χρησιμοποιηθεί η ψηφιακή τεχνολογία, η υποχρέωση των πολιτών να απευθύνονται σε κυβερνητικές υπηρεσίες για την επεξεργασία εγγράφων θα δημιουργήσει σημαντική ταλαιπωρία. Σύμφωνα με τον ίδιο, όλα τα αρχεία πρέπει να ψηφιοποιηθούν και οι διοικητικές διαδικασίες πρέπει να μεταφερθούν στο διαδίκτυο για να ελαχιστοποιηθούν οι ανεπάρκειες και να δημιουργηθεί μια βάση για την εφαρμογή μιας ψηφιακής διακυβέρνησης και μιας ψηφιακής κοινωνίας. Αυτό πρέπει να γίνει γρήγορα και συγχρονισμένα. Οι τοπικές αρχές δεν πρέπει να περιμένουν οδηγίες από την κεντρική κυβέρνηση, αλλά πρέπει να τις εφαρμόσουν προληπτικά τώρα.

Όσον αφορά την αναθεώρηση και την αρχειοθέτηση των αρχείων, ο βουλευτής της Εθνοσυνέλευσης Pham Van Hoa τόνισε ότι οι τοπικές επιτροπές και αρχές του Κόμματος πρέπει να κατευθύνουν, να επιθεωρούν και να υπενθυμίζουν αποφασιστικά στους ανθρώπους καθ' όλη τη διάρκεια της διαδικασίας να αποτρέπουν την απώλεια, την απώλεια ή ακόμη και την εκούσια καταστροφή αρχείων. «Εάν δεν είμαστε προσεκτικοί και χαθούν αρχεία, αυτό δεν θα επηρεάσει μόνο τις κρατικές υπηρεσίες, αλλά θα έχει και σημαντικό αντίκτυπο στους πολίτες και τις επιχειρήσεις. Επομένως, αυτή τη στιγμή, είναι απαραίτητο να καθοριστούν με σαφήνεια οι συγκεκριμένες ευθύνες των οργανισμών, των μονάδων, των ατόμων και των επικεφαλής των τμημάτων σε περίπτωση απώλειας, απώλειας ή παράνομης καταστροφής αρχείων», τόνισε ο βουλευτής Pham Van Hoa.

Για να διασφαλιστεί η ομαλή και συνεχής διαχείριση και αρχειοθέτηση εγγράφων, καθώς και για να εγγυηθεί την ασφαλή διαχείριση των εγγράφων πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την ολοκλήρωση της αναδιοργάνωσης του πολιτικού συστήματος στην πόλη Χο Τσι Μινχ, η Λαϊκή Επιτροπή της πόλης Χο Τσι Μινχ εξέδωσε την Οδηγία 04. Η Οδηγία αναφέρει σαφώς: Οι επικεφαλής των δημοτικών τμημάτων, υπηρεσιών, της πόλης Thu Duc, των περιφερειών και των κοινοτήτων καλούνται να κατευθύνουν επειγόντως την εκτέλεση διαφόρων καθηκόντων για την ενίσχυση της διαχείρισης της διαχείρισης εγγράφων και της αρχειοθέτησης κατά την αναδιοργάνωση του πολιτικού συστήματος στην πόλη.

ΠΟΛΙΤΙΣΜΕΝΟΣ - ΦΑΝ ΘΑΟ - ΕΘΝΙΚΗ ΗΜΕΡΑ

Πηγή: https://www.sggp.org.vn/khan-truong-so-hoa-ho-so-khi-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post799633.html