Digitalización de registros en el Centro de Archivos de la Ciudad

Estandarizar los negocios

Recientemente, en la ciudad de Phong Dien, el Departamento del Interior organizó una conferencia de capacitación sobre VTLT con la participación de muchos cuadros, funcionarios y empleados públicos de departamentos especializados, Comités Populares de comunas, barrios y pueblos y escuelas de toda la zona.

Un contenido importante del programa es una orientación integral sobre las operaciones básicas en la administración pública cuando operan gobiernos locales de dos niveles. Desde cómo crear registros, enviar documentos al archivo de la agencia; gestionar documentos entrantes y salientes; presentación electrónica; La recopilación, edición y determinación del valor de los documentos... todo se presenta de forma sistemática, cerca de la realidad de base.

Los funcionarios que participaron en la capacitación recibieron orientación directa y resolvieron sus problemas al utilizar los sistemas de software compartidos de la ciudad, y al mismo tiempo abordaron la implementación de la Decisión 458/QD-TTg del Primer Ministro sobre el archivo electrónico de documentos para el período 2020-2025. Este es un paso de preparación necesario para el proceso de modernización administrativa y construcción de un archivo digital, hacia el gobierno digital.

El Sr. Tran Nguyen Hoang, funcionario del Comité Popular de la Comuna de Phong Chuong, comentó: «Antes, realizaba trabajos administrativos basados ​​principalmente en mi experiencia. Durante el curso de capacitación, se me enseñaron con claridad muchos procedimientos, especialmente la creación de registros electrónicos y la recopilación de documentos según los nuevos estándares. Creo que cuando el gobierno de dos niveles entre en funcionamiento, este conocimiento facilitará el trabajo».

El Departamento del Interior no solo proporciona conocimientos y habilidades de archivo a los funcionarios comunales y de barrio para que puedan operar un gobierno local de dos niveles, a todos los funcionarios, servidores públicos y empleados públicos de la ciudad.

La Sra. Nguyen Thi Lien, funcionaria del departamento de recepción y resultados del barrio de An Cuu, distrito de Thuan Hoa, comentó: «La capacitación me ayudó a sistematizar todo el proceso administrativo, desde la creación de registros y la organización de documentos hasta el envío y la gestión de documentos electrónicos. Esto me brinda mayor confianza para crear registros que cumplen con los estándares, lo que contribuye a que la gestión de los procedimientos administrativos sea rápida, conveniente y transparente».

La Directiva 05/CT-UBND, de fecha 1 de abril de 2025 del Comité Popular de la Ciudad de Hue y el Plan No. 1198/KH-SNV, de fecha 17 de abril de 2025 del Departamento del Interior sobre el fortalecimiento de la gestión del trabajo del VTLT en el proceso de reorganización del aparato del sistema político de acuerdo con la Conclusión No. 127-KL/TW del Politburó muestra la seria preparación de la Ciudad de Hue en la construcción de un equipo de cuadros de comuna y barrio con capacidad suficiente para el archivo digital. Se emiten regulaciones detalladas sobre el proceso de digitalización, conservación, explotación y destrucción de archivos digitales, creando una base jurídica sólida para el trabajo de formación.

Equipar a los funcionarios comunales y de barrio con habilidades de archivo no sólo satisface las necesidades inmediatas, sino que también es una condición para construir un gobierno electrónico y un gobierno digital que desempeñan un papel central en el proceso de revolución administrativa.

Nuevas exigencias en la era digital

Desde una perspectiva profesional, el Sr. Nguyen Tat Thang, Director del Centro de Archivos del Departamento del Interior, comentó: "En el contexto de un gobierno de dos niveles y la transformación digital, el archivo ya no es una obligación puramente administrativa, sino un factor clave en el sistema de datos operativo".

Según el Sr. Thang, muchas unidades a nivel comunal y de barrio aún tienen dudas sobre la creación de registros electrónicos, la clasificación y la determinación del valor de los documentos. El programa de capacitación ayuda al personal a comprender los procedimientos estándar y a crear conciencia sobre el papel del archivo en el proceso de organización de un aparato optimizado y eficiente. "El gobierno de dos niveles no puede operar eficazmente si los datos administrativos siguen siendo confusos. Se necesita un sistema de almacenamiento electrónico centralizado, sincronizado y sostenible", afirmó el Sr. Thang.

Según el Departamento del Interior, la implementación inicial de capacitación simultánea en las localidades ha traído resultados positivos, ayudando a los funcionarios a ser más proactivos en el archivo de documentos oficiales y en la construcción de un modelo de archivo digital a nivel de base. Después de la capacitación, muchas comunas y barrios revisaron y reorganizaron sus registros, colocaron documentos importantes en el sistema de almacenamiento electrónico y se prepararon para la transferencia de datos cuando el modelo de gobierno de dos niveles entre en funcionamiento oficialmente.

En el contexto de una reestructuración del aparato administrativo en pos de una mayor racionalización y eficiencia, dotar al personal de los municipios y distritos de conocimientos y habilidades de archivo ya no es una opción sino un requisito obligatorio. Este es un factor importante en la transformación del modelo de gestión de manual a digital, de la administración basada en papel a las operaciones basadas en datos. Más importante aún, este es un paso fundamental hacia la formación de una administración moderna que sirva al pueblo con mayor rapidez, precisión y transparencia.

Artículo y fotos: HAI THUAN

Fuente: https://huengaynay.vn/chinh-tri-xa-hoi/cai-cach-hanh-chinh/chuan-bi-cong-tac-van-thu-luu-tru-cho-chinh-quyen-dia-phuong-2-cap-154089.html