Muchas utilidades para personas y empresas

Thanh Hoa es una de las primeras provincias en implementar el servicio de certificación de copias electrónicas a partir de originales en el sistema de información de tramitación de trámites administrativos provinciales. Este nuevo avance aporta numerosos beneficios prácticos a la ciudadanía y a los funcionarios en la gestión de trámites administrativos, contribuyendo así a la promoción de la reforma administrativa, en particular la reforma de los procedimientos administrativos en la provincia.

Copia electrónica certificada del original: Numerosas ventajas para particulares y empresas Funcionarios del Departamento de Recepción de Documentos y Devolución de Resultados del Comité Popular del Barrio Truong Thi (Ciudad de Thanh Hoa) orientan a los ciudadanos sobre cómo realizar el servicio de certificación de copias electrónicas del original.

Truong Thi es el distrito con mayor número de copias certificadas electrónicas entre los 34 distritos y comunas de la ciudad de Thanh Hoa. Según las estadísticas del Sistema de Información de Procedimientos Administrativos de la Provincia de Thanh Hoa, del 15 de junio al 1 de septiembre de 2024, el distrito de Truong Thi emitió 1.533 copias certificadas electrónicas. En comparación con las copias en papel, las copias electrónicas ofrecen numerosas ventajas prácticas no solo para los ciudadanos y las empresas, sino también para las autoridades de todos los niveles. El Sr. Nguyen Thanh Trung, funcionario del Comité Popular del distrito de Truong Thi, declaró: «El procedimiento para certificar una copia electrónica del original es sencillo. Cuando las organizaciones y los ciudadanos utilizan este servicio, la persona encargada de la certificación revisa el original, le toma una fotografía electrónica, introduce la información de certificación de la copia y la firma digitalmente. Posteriormente, la entrega a la autoridad competente para su certificación y la actualiza en el libro de certificaciones. Los ciudadanos solo necesitan certificarla una vez, pero la copia puede utilizarse varias veces. Si, lamentablemente, se pierde el original, la copia electrónica conserva su validez y puede utilizarse durante mucho tiempo sin necesidad de reimprimirla, ya que se almacena en la base de datos de cada ciudadano en el sistema. Para los funcionarios y empleados públicos, la gestión de trámites administrativos también resulta más sencilla, puesto que la copia cuenta con firma digital, lo que facilita la verificación de su integridad y exactitud para los trámites posteriores».

La certificación de copias electrónicas del original se realiza en el Sistema de Información para Trámites Administrativos de la provincia de Thanh Hoa, lo que permite su uso en cualquier momento y lugar. El Sr. Nguyen Huu Cuong, residente de la ciudad de Kim Tan (Thach Thanh), acudió al departamento de recepción y entrega de documentos del Comité Popular del barrio de Truong Thi para certificar su pasaporte y comentó: «Con las copias certificadas electrónicamente, solo se paga una tarifa por copia, la cual se puede utilizar para múltiples documentos en línea, en lugar de requerir una copia certificada por cada documento como antes. Esto supone un gran ahorro de tiempo, esfuerzo y costes; además, el trámite se agiliza, brindando comodidad y satisfacción a ciudadanos y empresas al realizar trámites administrativos».

A partir del 1 de julio de 2020, todo el país comenzó a implementar el servicio de certificación de copias electrónicas a partir de originales en el Portal Nacional de Servicios Públicos. Una vez que las provincias y ciudades completaron el sistema de información para la tramitación de trámites administrativos a nivel provincial, garantizando así su correcto funcionamiento, la Oficina del Gobierno emitió el Decreto Oficial N.° 6332/VPCP-KSTT sobre la implementación de dicho servicio. De esta manera, se facilita el proceso para la ciudadanía, los funcionarios y los empleados públicos, permitiendo, por ejemplo: el pago en línea; la emisión simultánea de copias electrónicas e impresas, donde la copia electrónica se almacena en el repositorio de datos electrónicos de organizaciones y particulares del sistema de información para la tramitación de trámites administrativos provincial, conectándose con el repositorio de datos electrónicos del Portal Nacional de Servicios Públicos para su intercambio y reutilización.

Para garantizar la autenticación fluida y eficaz de las copias electrónicas del original, el Centro de Servicios de Administración Pública de la Provincia de Thanh Hoa actualizó y completó el Sistema de Información de Procedimientos Administrativos de la Provincia de Thanh Hoa y, en coordinación con la Oficina del Gobierno y las unidades pertinentes, puso en marcha el servicio en el sistema el 17 de junio de 2024. Asimismo, el centro organizó cursos de capacitación y asesoramiento profesional para los funcionarios judiciales de los Comités Populares de distrito y los funcionarios judiciales y del registro civil de los Comités Populares de comuna de toda la provincia. El Departamento de Justicia y las oficinas judiciales de distritos, pueblos y ciudades difundieron y orientaron a su equipo de funcionarios, empleados públicos, ciudadanos y empresas para su implementación. Los Comités Populares de comuna también realizaron la difusión a través de diversos medios, como asesoramiento directo, información en las oficinas donde organizaciones y ciudadanos acudían al departamento para recoger expedientes y obtener los resultados de los trámites administrativos, reuniones comunitarias y vecinales, el sistema de megafonía y las redes sociales.

Con la participación activa y responsable de todos los niveles y sectores, desde la provincia hasta el distrito y la comuna, del 17 de junio al 1 de octubre de 2024, el Sistema de Información de Procedimientos Administrativos de la Provincia de Thanh Hoa generó más de 22.000 copias electrónicas certificadas de los originales. El uso de copias electrónicas es fundamental para la realización de trámites administrativos en el entorno digital y constituye una importante fuente de datos, garantizando la validez legal de la información digitalizada, que sirve a las organizaciones y a la ciudadanía para la realización de trámites administrativos y el acceso a servicios públicos en línea.

El subdirector del Centro Provincial de Servicios de Administración Pública, Nguyen Tuan Hoa, declaró: “La transformación digital se ha impulsado desde el nivel central hasta el local. Por consiguiente, la certificación electrónica de copias de originales, conforme al Decreto N.° 45/2020/ND-CP del Gobierno, es una tendencia inevitable, y la provincia de Thanh Hoa lidera su implementación. Al utilizar copias electrónicas certificadas, las personas y las empresas pueden realizar en línea la mayoría de los trámites administrativos disponibles en el entorno digital, eliminando la necesidad de presentar copias certificadas y copias en papel para la verificación de los documentos. Esto es fundamental para la gestión de los trámites administrativos. Una vez que el servicio de certificación electrónica de copias esté plenamente implementado, se convertirá en un motor que impulsará a Thanh Hoa hacia la construcción de un gobierno digital. Por lo tanto, además del esfuerzo de todos los niveles y sectores, se requiere la cooperación de la ciudadanía para que Thanh Hoa alcance pronto los objetivos establecidos”.

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