Digitalización de datos: mejora de la utilidad, la seguridad y el valor del conocimiento de Bac Ninh

La digitalización de datos no solo implica la transformación de los métodos de almacenamiento, sino también un avance estratégico en la gestión del conocimiento de los gobiernos modernos. En Bac Ninh, la digitalización de archivos históricos está dando resultados claros: más de 3,6 millones de páginas de documentos se han convertido en datos electrónicos, lo que facilita la búsqueda de documentos, reduce considerablemente el tiempo de procesamiento y mejora la seguridad y el valor legal. A partir de un voluminoso archivo en papel, Bac Ninh ha creado un "almacén de conocimiento digital": una plataforma al servicio del gobierno electrónico, la economía digital y la sociedad digital en la era digital.

Si antes, consultar un expediente personal, una decisión administrativa o los datos de un estudiante de posgrado requería horas de búsqueda en un repositorio de documentos, ahora basta con unas pocas palabras clave y unos minutos de operación para que el sistema devuelva resultados precisos, completos y legalmente válidos. El caso de la Sra. Nguyen Thi Thu Huong, profesora de la Escuela Secundaria Ngo Si Lien, es un ejemplo típico: con el comando de búsqueda "Decisión de finalizar las prácticas de la Sra. Nguyen Thi Thu Huong", el archivo de 1993 se recuperó en menos de tres minutos. O, como la Sra. Pham Thi Ngoc Ha, profesora de la Escuela Secundaria Ngoc Son, que encontró fácilmente la lista de graduados de 1969 a 1985 en tan solo unas pocas búsquedas.

Entre 2022 y 2024, el Departamento de Asuntos Internos de Bac Ninh coordinó con una unidad consultora la implementación del software de Gestión de Archivos Electrónicos, perfeccionando las funciones de entrada de datos, búsqueda, autorización de acceso y control de cambios. Entre 1948 y 2014, se digitalizaron más de 31.300 registros, equivalentes a 3,3 millones de páginas A4, principalmente documentos directivos y administrativos del Comité Popular Provincial, departamentos y sucursales. Cada año, un promedio de más de un millón de lectores accede al sistema, con 1.500 operaciones de archivos en línea, lo que demuestra la eficacia práctica del archivo electrónico.

Según el Sr. Dang Quang Son, Director del Centro de Archivos Históricos N.º 1 de Bac Ninh, la tecnología digital permite reducir el tiempo de búsqueda entre 20 y 30 veces en comparación con el pasado, a la vez que garantiza la seguridad gracias al control de acceso, la autorización de usuarios y el registro del historial de cambios. «Cada documento encontrado no es solo un documento administrativo, sino también parte de la memoria preservada, un valor legal restaurado y un testimonio de la eficacia de la transformación digital», enfatizó el Sr. Son.

Construyendo una base de conocimiento digital: preservando el valor

El proyecto de digitalización de documentos de archivo no solo busca mejorar los métodos de trabajo, sino también transformar el modelo de los archivos tradicionales en una gestión moderna del conocimiento. A partir de un almacén documental independiente, el Centro de Archivos Históricos N.º 1 de Bac Ninh ha creado un ecosistema de datos interconectado, donde cada documento, resolución, despacho oficial y expediente de funcionario está etiquetado y vinculado por fecha, organismo emisor, campo y tema. La creación de un "Archivo de Conocimiento" ayuda a los usuarios a aprovechar la información en contexto, lo que facilita el análisis, la elaboración de estadísticas y la aplicación de datos para diversos fines: administración, investigación, educación , cultura y derecho.

Sin embargo, el proceso de digitalización también enfrenta numerosos desafíos. Algunos documentos tienen décadas de antigüedad y su estado físico está deteriorado, lo que dificulta el escaneo, la identificación y la corrección de datos. Muchos documentos carecen de resúmenes y el formato no está unificado, lo que requiere un procesamiento comercial que consume mucho tiempo. Además, la aprobación del proceso, la evaluación y la aceptación de los productos digitalizados según la normativa vigente también requieren mucho tiempo, lo que afecta el progreso. Por otro lado, dado que el servidor de almacenamiento se encuentra en el Departamento de Ciencia y Tecnología, cuando la línea de transmisión presenta un problema, la explotación se interrumpe temporalmente. Hasta la fecha, la tasa de digitalización de documentos solo ha alcanzado aproximadamente el 75 % del total de documentos almacenados en el almacén (en 2020), mientras que cada año el Centro sigue recibiendo un gran volumen de documentos nuevos.

Para superar esta limitación y seguir ampliando la escala, el Comité Popular de la provincia de Bac Ninh aprobó el Proyecto "Digitalización de documentos en el Archivo Histórico Provincial para el período 2025-2029", con un presupuesto total de aproximadamente 23 mil millones de VND, cuyo objetivo es digitalizar 3,8 millones de páginas A4 adicionales de documentos administrativos del Comité Popular Provincial, sus departamentos y sucursales. Este es un paso importante para completar el almacén de datos administrativos digitales de la provincia, avanzando hacia el modelo de "Gobierno electrónico - almacenamiento electrónico - al servicio de la ciudadanía electrónica".

Según el plan, el Departamento del Interior liderará la implementación y la coordinación con las agencias y unidades pertinentes para garantizar la precisión, integridad y seguridad de los datos. El Centro de Archivos Históricos n.º 1 de Bac Ninh es responsable de seleccionar socios tecnológicos de prestigio, organizar equipos de digitalización especializados y promover la comunicación para orientar a la ciudadanía en el uso de los datos digitalizados. Para mediados de 2025, el Centro habrá digitalizado más de 330 000 páginas de documentos del Comité Popular Provincial y los Departamentos de Educación y Formación, Ciencia y Tecnología, sentando las bases para la siguiente fase.

El punto fuerte del modelo de Bac Ninh es la integración de la infraestructura de almacenamiento digital con seguridad descentralizada multicapa. El sistema no solo permite una consulta rápida, sino que también rastrea los registros de acceso, detecta anomalías y protege completamente los datos originales. Este es un criterio importante en el contexto de la Estrategia Nacional de Datos hasta 2030 impulsada por el Gobierno, que exige a las localidades transformar el modelo de almacenamiento de "conservación de documentos" a "gestión de activos de datos".

Desde una perspectiva más amplia, Bac Ninh está desarrollando un modelo de almacenamiento inteligente donde los datos del pasado se convierten en un recurso para el futuro. Cuando los documentos históricos se digitalizan, vinculan y protegen, no solo contribuyen a la labor administrativa, sino que también sientan las bases para aplicaciones analíticas, la previsión, la investigación de políticas y la educación sobre historia local.

En general, el proyecto de digitalización de archivos de Bac Ninh demuestra un enfoque sostenible para la transformación digital, que no solo convierte el papel en datos, sino que también convierte los documentos en conocimiento y el conocimiento en valor. Al automatizar y transparentar todo el proceso de archivo, búsqueda y gestión de registros, Bac Ninh no solo preserva la memoria administrativa local, sino que también crea una plataforma de datos para un gobierno inteligente, que presta un servicio más eficaz a las personas y las empresas en la era digital.

Centro de Comunicación de Ciencia y Tecnología

Fuente: https://mst.gov.vn/so-hoa-du-lieu-nang-cao-tien-ich-bao-mat-va-gia-tri-tri-thuc-cua-bac-ninh-197251021190245633.htm