El estado actual del almacenamiento de registros en papel en organizaciones y empresas demuestra que encontrar la información cuando se necesita suele ser difícil. Además, si los registros en papel no se conservan adecuadamente, se deterioran, se dañan y se enmohecen, lo que afecta directamente la salud humana y contamina el medio ambiente.
Sin mencionar el costo de recursos humanos y el desperdicio de espacio de almacenamiento. Si se aplica la tecnología a la gestión, estos problemas se resolverán; al mismo tiempo, se ayudará a optimizar el espacio para las unidades usuarias.
En la era del desarrollo tecnológico, con la Revolución Industrial 4.0 abarcando todos los ámbitos de la vida, la aplicación de las tecnologías de la información a la digitalización y la creación de bases de datos modernas (BD) es la solución elegida por organizaciones y empresas para impulsar reformas, optimizar la gestión administrativa, brindar servicios a clientes y usuarios de forma más rápida y eficaz, y lograr una mayor eficiencia para todos. En concreto, es necesario transformar los almacenes físicos, polvorientos y que consumen mucho espacio, en un "almacén virtual": una base de datos moderna y sincronizada con gran capacidad, almacenamiento inteligente, gestión operativa segura, recuperación rápida, búsqueda y compartición de información sencillas.
Respondiendo a esa exigencia de las organizaciones y empresas, la plataforma de digitalización de archivos en línea VNPT eDiG del Grupo de Correos y Telecomunicaciones de Vietnam es una solución eficaz, con muchos beneficios tales como: Ahorrar espacio para almacenar documentos y documentos; Ayudar a almacenar y recuperar información en cualquier momento y en cualquier lugar; Capacidad de editar y reutilizar datos; Tener copias de seguridad ante riesgos que puedan ocurrir; Superar la degradación de los documentos originales; Garantizar la seguridad e integridad de los datos.
VNPT eDiG se diseñó para cumplir con la Circular n.° 02/2019/TT-BNV, de 24 de enero de 2019, del Ministro del Interior, que estipula los estándares y requisitos de datos de entrada para la preservación de archivos electrónicos, y el Despacho Oficial n.° 903/VTLTNN-QLII, de 21 de agosto de 2023, del Departamento de Registros y Archivos del Estado, que rige la recopilación y el envío de registros y archivos electrónicos al Archivo Histórico. Además, el producto está orientado a cumplir con los requisitos de los archivos digitales y del Sistema de Gestión Documental de Archivos Digitales, de conformidad con la Ley de Archivos (enmendada en 2024).
VNPT eDiG es un sistema de software que ayuda a los clientes a convertir datos de registros en papel en señales digitales, que pueden ser interpretadas, leídas y almacenadas por computadoras en la base de datos de la unidad. Este sistema es flexible y se integra fácilmente según el estado actual de los clientes; facilita la creación de una base de datos abierta, fácil de buscar, acceder y utilizar; las unidades pueden generar informes estadísticos sobre los registros y sintetizar datos con gran rapidez. El proceso de desarrollo del producto cumple con el proceso de producción de software, desarrollado de acuerdo con los requisitos del sistema de gestión de calidad del producto TCVN ISO 9001:2022 y las Normas de Seguridad de la Información TCVN ISO 27001:2015.
VNPT eDiG ayuda a identificar y extraer información textual, a reducir la entrada manual de datos y a gestionar la información almacenada con herramientas de búsqueda. Además, gestiona los registros de documentos de forma cómoda, rápida y precisa. El sistema admite la impresión y la lectura de códigos de barras; facilita la gestión del registro de uso, préstamo, devolución y prórroga de documentos en papel o en línea de forma rápida y sencilla. Esto facilita la implementación de la digitalización de documentos para diversos grupos de clientes, como departamentos, sucursales, industrias, empresas y hospitales.
Además de satisfacer las necesidades de grandes clientes a gran escala gracias al modelo de computación en la nube, VNPT eDiG permite el almacenamiento de múltiples niveles y tipos de registros, incluyendo registros no identificados. El sistema cuenta actualmente con 12 subsistemas con 66 grupos funcionales y más de 600 características. Gracias a su tecnología moderna y sus numerosas utilidades prácticas, la solución ha sido galardonada en los Grand Awards de Sao Khue 2020, como la Mejor Tecnología 4.0 2023 en el ámbito de los Servicios de Transformación Digital.
De hecho, VNPT eDiG es muy valorado por los usuarios por sus excepcionales ventajas, diseñadas para adaptarse a cualquier sistema de almacenamiento de diferentes tamaños, organizaciones y tipos. Actualmente, la solución se ha implementado para diversos segmentos de clientes, desde el nivel central hasta el local, como: el Comité del Partido del Bloque Empresarial Central, la Asociación de Agricultores de Vietnam Central, las Oficinas de los Comités Provinciales del Partido de Hau Giang y Vinh Long; el Departamento de Asuntos Exteriores de Da Nang; el Departamento de Asuntos Internos e Información y Comunicaciones de Cao Bang; y el Departamento de Información y Comunicaciones de Lai Chau y Soc Trang. Asimismo, el sistema se está probando para la Seguridad Social de Vietnam, el Departamento General de Turismo e Hidrometeorología, el Departamento V01 del Ministerio de Seguridad Pública , la Inspección Gubernamental, los Centros de Almacenamiento de Datos de los Departamentos del Interior en provincias y ciudades, empresas estatales y pymes.
Para obtener más información, los clientes pueden visitar el sitio web vnpt.com.vn o comunicarse con la línea directa gratuita 18001260.
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