Fortalecer la gestión del trabajo documental y archivístico al servicio de la organización y ordenamiento del sistema político en la ciudad.

Se trata de una tarea urgente e importante, de gran trascendencia para la conservación y el mantenimiento de los documentos administrativos, documentos valiosos de agencias y organizaciones; Al mismo tiempo, garantiza la herencia y el servicio oportuno para la gestión, dirección y operación en el período de transición. El plan se construye con el objetivo de definir claramente el contenido del trabajo, la hoja de ruta, el tiempo de finalización y las responsabilidades específicas de cada agencia y unidad. En consecuencia, la estricta implementación del Despacho Oficial No. 414/BNV-VTLTNN del 19 de marzo de 2025 del Ministerio del Interior y la Directiva No. 06/CT-UBND del 2 de abril de 2025 del Presidente del Comité Popular de la Ciudad es un requisito obligatorio, creando una base para una gestión científica y eficaz de los documentos estatales.

El Comité Popular de la Ciudad solicita que los Comités Populares de los Departamentos, Secciones, Sectores, Distritos y Comunas y los organismos, organizaciones y sindicatos pertinentes intensifiquen la propaganda, difusión y comprensión del contenido de la Directiva 06/CT-UBND entre los cuadros, funcionarios y empleados públicos. De esta manera se aumenta la conciencia y el sentido de responsabilidad en el trabajo documental y de archivo, especialmente en el contexto de muchos cambios en la organización y el personal.

Uno de los contenidos clave del Plan es la exigencia de vincular el contenido del trabajo con las funciones, tareas y responsabilidades de cada organismo, unidad e individuo asignado a presidir y coordinar estrechamente con las unidades relacionadas para una implementación efectiva. Cada paso de la hoja de ruta debe tener un tiempo de finalización específico para evitar superposiciones o falta de tareas. Las bases de datos, registros y documentos administrativos deben ser revisados, clasificados, documentados completamente y transferidos de acuerdo con la normativa, especialmente con las agencias y unidades que se fusionen, consoliden o disuelvan. Los documentos de valor histórico deberán ser entregados con prontitud al Archivo Histórico de la Ciudad de conformidad con la ley.

En el proceso de reorganización del aparato, el almacenamiento de documentos no es sólo una exigencia técnica administrativa sino también estratégica, con el fin de garantizar la sucesión en la gestión del Estado y no interrumpir el funcionamiento del sistema político . Todo el sistema de documentos, registros, datos electrónicos... necesita ser gestionado con seriedad, de forma confidencial y absolutamente segura.

El plan también enfatiza la necesidad de una coordinación regular entre agencias y unidades; Aplicación efectiva de las tecnologías de la información en el trabajo documental y archivístico, mejorando la calidad de la gestión de documentos electrónicos en el entorno digital.

En consecuencia, las agencias y organizaciones realizan una revisión de todos los documentos no editados, eliminando inicialmente los documentos que no necesitan almacenarse a largo plazo, como libros, periódicos, revistas, borradores, materiales de referencia, etc. Al mismo tiempo, compilan estadísticas y catalogan los archivos de trabajo sin terminar, organizan y empaquetan los documentos en grupos: completados e inacabados; En el que los registros incompletos deberán recogerse por separado y anotarse claramente.

En el caso de los documentos en papel digitalizados, las unidades son responsables de realizar copias de seguridad de los datos en dispositivos de almacenamiento, sellarlos y entregarlos con la base de datos electrónica. Es necesario disponer de un almacén adecuado para guardar de forma segura los documentos, evitando que se pierdan o dañen.

Una vez completado el arreglo organizativo, el Departamento del Interior asesorará al Comité Popular de la Ciudad para desarrollar y presentar un proyecto para manejar los documentos restantes y coordinar con las agencias relevantes para organizar de manera efectiva la gestión, el almacenamiento y la explotación de los documentos después del arreglo.

Fuente: https://haiphong.gov.vn/tin-tuc-su-kien/tang-cuong-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-phuc-vu-sap-xep-to-chuc-bo-may-he-thong-chinh-tri-tr-748626