دستورالعمل‌هایی برای یکپارچه‌سازی دیجیتالی کردن سوابق و اسناد در نظام سیاسی

وزارت علوم و فناوری، ابلاغیه رسمی شماره ۷۱۹۷/BKHCN-CĐSQG مورخ ۲۹ نوامبر ۲۰۲۵ را صادر کرد که در آن راهنمایی‌های یکپارچه‌ای در مورد دیجیتالی کردن سوابق و اسناد در سراسر نظام سیاسی ارائه شده است. این سند برای اجرای وظایف محوله توسط کمیته راهبری مرکزی در زمینه علم، توسعه فناوری، نوآوری و تحول دیجیتال صادر شده است، ضمن اینکه مبنای قانونی برای سازمان‌های مختلف از سطوح مرکزی تا محلی ایجاد می‌کند تا به طور یکسان در فرآیند تحول دیجیتال ملی به کار گرفته شوند.

عکس تصویرسازی

این دستورالعمل‌ها برای تبدیل سوابق و اسناد از حالت کاغذی یا بایگانی شده به شکل دیجیتال برای مدیریت، ذخیره‌سازی و بهره‌برداری مؤثر اعمال می‌شوند. برای اطمینان از دقت، ثبات و ایمنی سوابق دیجیتال، وزارت علوم و فناوری 10 اصل اساسی را تصریح می‌کند که همه سازمان‌ها و واحدها باید از آنها پیروی کنند.

بر این اساس، اسناد دیجیتالی شده باید از یکپارچگی، انعکاس دقیق محتوای اصلی و از دست ندادن ارزش قانونی اطمینان حاصل کنند. قالب‌ها، ساختار داده‌ها و فراداده‌ها باید با استانداردهای فنی مطابقت داشته باشند و قابلیت اتصال و اشتراک‌گذاری داده‌ها را تضمین کنند. دیجیتالی کردن همچنین باید با مقررات مربوط به امنیت اطلاعات، حفاظت از اسرار دولتی و داده‌های شخصی مطابقت داشته باشد. تمام عملیات ویرایش و دسترسی باید به طور کامل ردیابی شوند. در عین حال، اسنادی که از ارزش بالایی برخوردارند یا مستقیماً در خدمت مدیریت و ارائه خدمات عمومی هستند، برای دیجیتالی شدن در اولویت قرار خواهند گرفت.

این سند، فرآیند انتخاب سند، ارزیابی ریسک، تخمین هزینه و رویه‌های دیجیتالی‌سازی را تشریح می‌کند. به طور خاص:

۱. انتخاب سوابق و اسناد: اسنادی که برای دیجیتالی شدن در اولویت قرار دارند شامل بایگانی‌های دائمی، اسنادی که مرتباً مورد مراجعه قرار می‌گیرند، اسنادی که در خدمت اصلاحات اداری هستند یا در صورت بهره‌برداری مستقیم در معرض خطر آسیب قرار دارند، می‌شوند. برعکس، اسنادی که از قبل دارای اسناد الکترونیکی با امضاهای دیجیتال هستند، اسناد موقت یا اسنادی که مدت نگهداری آنها منقضی شده است، مشمول دیجیتالی شدن نمی‌شوند.

۲. ارزیابی ریسک و هزینه: اسناد از ریسک کم تا بسیار بالا طبقه‌بندی می‌شوند. اسناد در معرض ریسک بالا ممکن است قبل از دیجیتالی شدن نیاز به ترمیم داشته باشند، یا حتی دیجیتالی نشوند بلکه فقط نسخه اصلی حفظ شود. علاوه بر این، هزینه دیجیتالی شدن (آماده‌سازی، اسکن، پردازش، ذخیره‌سازی، منابع انسانی) باید به دقت ارزیابی شود تا از کارایی سرمایه‌گذاری اطمینان حاصل شود.

۳. فرآیند دیجیتالی‌سازی ۶ مرحله‌ای: این فرآیند شامل موارد زیر است: آماده‌سازی - شمارش - استانداردسازی فنی - اسکن و OCR - ایجاد فراداده - امضای دیجیتال - ذخیره‌سازی و پشتیبان‌گیری - ادغام داده‌ها. نکته قابل توجه این است که تصاویر اسکن شده باید حداقل ۳۰۰ dpi باشند و با فرمت TIFF/PNG ذخیره شوند و سند اصلی بایگانی شده باید PDF/A باشد. اسناد دیجیتالی شده به صورت دیجیتالی امضا شده و در سیستمی که استانداردهای امنیت اطلاعات را برآورده می‌کند، ذخیره می‌شوند.

برای اطمینان از ثبات، این راهنما ساختار شناسه DocCode و نامگذاری فایل را مطابق با استاندارد CODE_YYYYMMDD_DESC.EXT مشخص می‌کند و به جلوگیری از تکرار و تسهیل بهره‌برداری و مدیریت طولانی‌مدت کمک می‌کند.

صدور دستورالعمل‌های یکپارچه در مورد دیجیتالی کردن سوابق و اسناد در نظام سیاسی نه تنها یک چارچوب فنی و قانونی روشن ایجاد می‌کند، بلکه به بهبود اثربخشی مدیریت دولتی، ترویج اشتراک‌گذاری داده‌ها و تسریع تحول دیجیتال ملی نیز کمک می‌کند. هنگامی که سازمان‌ها و واحدها به طور همزمان و جدی این مقررات را اعمال کنند، فرآیند دیجیتالی شدن حرفه‌ای‌تر، ایمن‌تر، اقتصادی‌تر و پایدارتر خواهد شد. این گامی مهم در ایجاد یک اداره مدرن و شفاف است که بر اساس داده‌ها عمل می‌کند و به راحت‌ترین و مؤثرترین روش به مردم و مشاغل خدمت می‌کند./.

منبع: https://sonnmt.camau.gov.vn/tin-hoat-dong/huong-dan-thong-nhat-viec-so-hoa-ho-so-tai-lieu-trong-he-thong-chinh-tri-292149