دیجیتالی کردن داده‌ها: افزایش سودمندی، امنیت و ارزش دانش باک نین

دیجیتالی شدن داده‌ها نه تنها داستانی در مورد تغییر روش‌های ذخیره‌سازی است، بلکه گامی استراتژیک به جلو در مدیریت دانش دولت‌های مدرن نیز می‌باشد. در باک نین، دیجیتالی شدن بایگانی‌های تاریخی نتایج روشنی را به همراه دارد: بیش از ۳.۶ میلیون صفحه سند به داده‌های الکترونیکی تبدیل شده‌اند که به افراد و سازمان‌ها کمک می‌کند تا به راحتی جستجو کنند، زمان پردازش را ده‌ها برابر کاهش می‌دهند و در عین حال امنیت و ارزش حقوقی را بهبود می‌بخشند. باک نین از یک بایگانی کاغذی حجیم، در حال ایجاد یک "انبار دانش دیجیتال" است - بستری برای خدمت به دولت الکترونیک، اقتصاد دیجیتال و جامعه دیجیتال در عصر دیجیتال.

اگر در گذشته، جستجوی یک پرونده شخصی، یک تصمیم اداری یا اطلاعات یک دانشجوی فارغ‌التحصیل ساعت‌ها جستجو در انبار کاغذ طول می‌کشید، اکنون فقط چند کلمه کلیدی و چند دقیقه کار لازم است تا سیستم نتایج دقیق، کامل و از نظر قانونی معتبر را برگرداند. مورد خانم نگوین تی تو هونگ، معلم مدرسه متوسطه نگو سی لین، یک نمونه بارز است: با دستور جستجوی "تصمیم پایان دوره کارآموزی خانم نگوین تی تو هونگ"، پرونده مربوط به سال ۱۹۹۳ در کمتر از سه دقیقه بازیابی شد. یا مانند خانم فام تی نگوک ها، معلم مدرسه متوسطه نگوک سان، به راحتی لیست فارغ التحصیلان سال‌های ۱۹۶۹ تا ۱۹۸۵ را تنها در چند عملیات جستجو پیدا کرد.

از سال ۲۰۲۲ تا ۲۰۲۴، وزارت امور داخلی باک نین با یک واحد مشاوره برای استقرار نرم‌افزار مدیریت بایگانی الکترونیکی، تکمیل ورود داده‌ها، جستجو، مجوز دسترسی و نظارت بر تغییرات، هماهنگی کرده است. بیش از ۳۱۳۰۰ رکورد، معادل ۳.۳ میلیون صفحه سند A4، دیجیتالی شده‌اند که عمدتاً اسناد بخشنامه‌ای و اداری کمیته مردمی استان و ادارات و شعب در دوره ۱۹۴۸ تا ۲۰۱۴ هستند. هر ساله، به طور متوسط ​​بیش از یک میلیون خواننده به سیستم دسترسی دارند و ۱۵۰۰ فایل آنلاین مورد استفاده قرار می‌گیرد که نشان‌دهنده اثربخشی کاربرد عملی بایگانی الکترونیکی است.

به گفته آقای دانگ کوانگ سون، مدیر مرکز بایگانی تاریخی شماره ۱ باک نین، فناوری دیجیتال به کاهش زمان جستجو ۲۰ تا ۳۰ برابر نسبت به قبل کمک می‌کند، ضمن اینکه به لطف کنترل دسترسی، مجوز کاربر و ثبت تاریخچه تغییرات، امنیت را تضمین می‌کند. آقای سون تأکید کرد: «هر سند یافت شده نه تنها یک سند اداری است، بلکه بخشی از حافظه حفظ شده، یک ارزش حقوقی احیا شده و گواهی بر اثربخشی تحول دیجیتال است.»

ایجاد پایگاه دانش دیجیتال - حفظ ارزش

پروژه دیجیتالی کردن اسناد بایگانی نه تنها برای بهبود روش‌های کاری، بلکه برای تبدیل مدل از «بایگانی‌های سنتی» به «مدیریت دانش مدرن» نیز هست. مرکز بایگانی تاریخی شماره ۱ باک نین، از یک انبار اسناد جداگانه، یک اکوسیستم داده به هم پیوسته تشکیل داده است که در آن هر سند، قطعنامه، ابلاغ رسمی و پرونده کارمندان دولت بر اساس زمان، سازمان صادرکننده، حوزه و موضوع برچسب‌گذاری و مرتبط شده است. ایجاد یک «بایگانی دانش» به کاربران کمک می‌کند تا از اطلاعات در زمینه خود بهره‌برداری کنند و توانایی تجزیه و تحلیل، گردآوری آمار و به‌کارگیری داده‌ها را برای اهداف مختلف از جمله مدیریت، تحقیق، آموزش ، فرهنگ و قانون فراهم می‌کند.

با این حال، سفر دیجیتالی شدن با چالش‌های بسیاری نیز روبرو است. برخی از اسناد تا چند دهه قدمت دارند و وضعیت فیزیکی آنها رو به زوال است و اسکن، شناسایی و تصحیح داده‌ها را دشوار می‌کند. بسیاری از اسناد خلاصه ندارند و قالب آنها یکپارچه نیست و نیاز به پردازش تجاری زمان‌بری دارد. علاوه بر این، تأیید فرآیند، ارزیابی و پذیرش محصولات دیجیتالی شده طبق مقررات فعلی نیز زمان زیادی می‌برد و بر پیشرفت تأثیر می‌گذارد. از سوی دیگر، از آنجا که سرور ذخیره‌سازی در وزارت علوم و فناوری قرار دارد، وقتی خط انتقال دچار مشکل می‌شود، بهره‌برداری به طور موقت قطع می‌شود. تا به امروز، میزان اسناد دیجیتالی شده تنها به حدود 75٪ از کل اسناد ذخیره شده در انبار (از سال 2020) رسیده است، در حالی که هر ساله مرکز هنوز حجم زیادی از اسناد جدید را دریافت می‌کند.

به منظور غلبه بر این محدودیت و ادامه گسترش این مقیاس، کمیته مردمی استان باک نین پروژه "دیجیتالی کردن اسناد در بایگانی تاریخی استان برای دوره 2025-2029" را با بودجه کل حدود 23 میلیارد دونگ ویتنام تصویب کرده است که هدف آن دیجیتالی کردن 3.8 میلیون صفحه A4 اضافی از اسناد اداری کمیته مردمی استان و ادارات و شعب است. این گامی مهم برای تکمیل کل انبار داده اداری دیجیتال استان و حرکت به سمت مدل "دولت الکترونیک - ذخیره سازی الکترونیک - خدمت به شهروندان الکترونیک" است.

طبق این طرح، وزارت کشور در اجرا و هماهنگی با سازمان‌ها و واحدهای مربوطه برای اطمینان از صحت، کامل بودن و امنیت داده‌ها، پیشگام خواهد بود. مرکز شماره ۱ بایگانی تاریخی باک نین، مسئول انتخاب شرکای فناوری معتبر، سازماندهی تیم‌های تخصصی دیجیتال‌سازی و ترویج ارتباطات برای راهنمایی شهروندان در بهره‌برداری از داده‌های دیجیتالی شده است. تا اواسط سال ۲۰۲۵، این مرکز بیش از ۳۳۰،۰۰۰ صفحه از اسناد کمیته مردمی استان و ادارات آموزش و پرورش، علوم و فناوری را دیجیتالی کرده و زمینه را برای مرحله بعدی فراهم کرده است.

نکته برجسته مدل Bac Ninh، ادغام زیرساخت ذخیره‌سازی دیجیتال با امنیت غیرمتمرکز چندلایه است. این سیستم نه تنها امکان جستجوی سریع را فراهم می‌کند، بلکه گزارش‌های دسترسی را نیز ردیابی می‌کند، موارد غیرعادی را تشخیص می‌دهد و کاملاً از داده‌های اصلی محافظت می‌کند. این یک معیار مهم در زمینه ترویج استراتژی ملی داده‌ها توسط دولت تا سال ۲۰۳۰ است که از مناطق محلی می‌خواهد مدل ذخیره‌سازی را از «نگهداری اسناد» به «مدیریت دارایی‌های داده» تغییر دهند.

از منظری وسیع‌تر، باک نین در حال شکل‌دهی به یک مدل ذخیره‌سازی هوشمند است که در آن داده‌های گذشته به منبعی برای آینده تبدیل می‌شوند. وقتی اسناد تاریخی دیجیتالی، مرتبط و ایمن می‌شوند، نه تنها به کارهای اداری کمک می‌کنند، بلکه پایه و اساسی برای کاربردهای تحلیلی، پیش‌بینی، تحقیقات سیاست‌گذاری و آموزش تاریخ محلی ایجاد می‌کنند.

در مجموع، پروژه دیجیتالی کردن آرشیو بک نین، رویکردی پایدار به تحول دیجیتال را نشان می‌دهد، نه تنها «تبدیل کاغذ به داده»، بلکه «تبدیل اسناد به دانش، دانش به ارزش». وقتی کل فرآیند بایگانی، جستجو و مدیریت سوابق خودکار و شفاف باشد، بک نین نه تنها حافظه اداری محلی را حفظ می‌کند، بلکه یک پلتفرم داده برای یک دولت هوشمند ایجاد می‌کند که در عصر دیجیتال به طور مؤثرتری به مردم و مشاغل خدمت می‌کند./

مرکز ارتباطات علم و فناوری

منبع: https://mst.gov.vn/so-hoa-du-lieu-nang-cao-tien-ich-bao-mat-va-gia-tri-tri-thuc-cua-bac-ninh-197251021190245633.htm