Publication de documents d'orientation sur la gestion des procédures administratives dans le domaine de la propriété intellectuelle qui sont décentralisées et déléguées conformément au décret n° 133/2025/ND-CP

Le 31 août, le Département de la propriété intellectuelle du Ministère de la science et de la technologie a publié la décision n° 581/QD-SHTT portant promulgation du document guidant le mécanisme de coordination entre le Département de la propriété intellectuelle et les agences spécialisées relevant des comités populaires des provinces et des villes gérées au niveau central dans le traitement des procédures administratives dans le domaine de la propriété intellectuelle qui sont décentralisées et déléguées conformément au décret n° 133/2025/ND-CP.

1. Champ d'application

Le présent document fournit des orientations sur le mécanisme de coordination entre l'Office national de la propriété intellectuelle (ONPI) et les agences spécialisées relevant des comités populaires des provinces et des villes gérées par le gouvernement central dans le traitement des procédures administratives (AP) dans le domaine de la propriété intellectuelle (PI) qui sont décentralisées et déléguées conformément au décret n° 133/2025/ND-CP du 12 juin 2025, réglementant la décentralisation et la délégation dans le domaine de la gestion d'État du ministère de la Science et de la Technologie .

2. Sujets applicables

Le présent document s'applique aux agences, unités et individus participant à la gestion des procédures administratives dans le domaine de la propriété intellectuelle qui sont décentralisées et déléguées conformément au décret n° 133/2025/ND-CP du 12 juin 2025 du gouvernement réglementant la décentralisation et la délégation dans le domaine de la gestion de l'État du ministère de la Science et de la Technologie.

3. Principes généraux de coordination

a) Veiller à ce que le règlement des procédures administratives en matière de propriété intellectuelle soit décentralisé et délégué de manière fluide, conformément à la réglementation et sans interruption.

b) Créer un maximum de commodité pour les personnes et les entreprises lors de la mise en œuvre des procédures administratives sur la propriété intellectuelle au niveau local.

c) Veiller à ce que les informations et les données sur la propriété intellectuelle soient partagées de manière complète, cohérente, rapide et sécurisée, au service de la gestion, des statistiques et des opérations, tout en renforçant la transparence et la responsabilité.

d) Renforcer l’application des technologies de l’information dans l’échange et le traitement des dossiers et des données entre l’Office national de la propriété intellectuelle et les localités, en garantissant la sécurité et la sûreté du réseau.

d) Améliorer les capacités et l’expertise professionnelle des fonctionnaires et des employés du secteur public ; renforcer la coordination dans la gestion de l’État entre les niveaux central et local.

e) Promouvoir le rôle et les capacités des autorités locales, tout en affirmant le rôle de l’Office National de la Propriété Intellectuelle comme point focal de la gestion étatique de la propriété intellectuelle.

e) Ouvert, transparent et opportun.

4. L’Office de la propriété intellectuelle est chargé de :

a) Notifier à la localité la liste des responsables focaux (y compris les dirigeants et les fonctionnaires) des unités spécialisées participant en coordination avec le Comité populaire provincial pour mettre en œuvre les procédures administratives décentralisées et déléguées conformément au décret n° 133/2025/ND-CP.

b) Établir des canaux de communication entre les agents de liaison de l'Office national de la propriété intellectuelle et les agents de liaison des localités pour fournir un soutien opportun en matière d'expertise, de professionnalisme et de gestion des situations qui se présentent.

c) Organiser l'orientation et la formation des agents de liaison locaux (en personne, en ligne, au cas par cas...) sur l'expertise, la profession et la gestion des situations qui se présentent.

d) Fournir des informations pour servir au règlement des procédures administratives aux organismes spécialisés relevant des Comités populaires des provinces et des villes gérées par le gouvernement central de manière précise et rapide, en garantissant le délai de règlement des procédures administratives conformément à la réglementation.

5. Les organismes spécialisés relevant des comités populaires des provinces/villes sont chargés de :

a) Organiser la mise en œuvre des procédures administratives décentralisées et déléguées conformément aux dispositions légales et aux orientations professionnelles de l'Office National de la Propriété Intellectuelle.

b) Annoncer la liste des agents centraux (y compris les dirigeants et les fonctionnaires) chargés d'être en charge, de participer à la réception et au traitement des procédures administratives dans le domaine de la propriété intellectuelle au niveau local.

c) Participer pleinement aux séances d’orientation et de formation de l’Office National de la Propriété Intellectuelle, en veillant à ce que les procédures administratives se déroulent sans heurts, sans interruption et conformément à la réglementation.

d) Informer en temps utile l'Office National de la Propriété Intellectuelle de tout problème ou difficulté dans le processus de réception et de traitement des procédures administratives.

d) Fournir et mettre à jour régulièrement les informations sur l’état de réception et de traitement des dossiers et réfléchir aux problèmes afin que l’Office National de la Propriété Intellectuelle puisse rapidement soutenir leur résolution.

e) Pour les situations qui surviennent au cours du processus de mise en œuvre et qui ne disposent pas de réglementation ou qui nécessitent une vérification des informations/documents originaux sous la gestion de l'Office National de la Propriété Intellectuelle, la localité doit envoyer une demande/proposition de coordination à l'Office National de la Propriété Intellectuelle pour coordination dans la résolution de la question.

g) Responsable de répondre dans un délai de 48 heures lorsque l'Office National de la Propriété Intellectuelle demande des documents complémentaires et une vérification des données.

6. Mettre en place une base de données sur l’enregistrement de la propriété intellectuelle pour servir au règlement des procédures administratives décentralisées et déléguées.

a) L'Office national de la propriété intellectuelle a pour mission :

a1) Établir une base de données partagée entre l'Office national de la propriété intellectuelle et les agences spécialisées relevant du Comité populaire provincial (appelée « Base de données partagée ») pour servir à la gestion des procédures administratives décentralisées et déléguées, notamment :

- Données d'enregistrement électronique des objets de propriété intellectuelle et données sur les organismes/représentants de propriété intellectuelle, les organismes/évaluateurs de propriété intellectuelle ;

- Synchroniser les données avec le Système de gestion des demandes d’enregistrement de propriété intellectuelle de l’Office national de la propriété intellectuelle (Système IPAS de l’OMPI) ;

a2) Créer un compte pour gérer les tâches professionnelles sur le Système d'Information de gestion des procédures administratives de l'Office National de la Propriété Intellectuelle à l'adresse : https://dichvucong.ipvietnam.gov.vn.

- Permet l'authentification des certificats de protection IP par numéro de demande, numéro de certificat, nom du demandeur ou par informations du représentant IP/évaluateur IP.

- Assurer le bon fonctionnement des canaux de communication ; les localités reçoivent un soutien rapide et opportun.

a3) Fournir les informations et documents nécessaires au règlement des procédures administratives des localités dans les 48 heures suivant la réception de la demande dans le Système d'information sur le règlement des procédures administratives, tant que la base de données partagée en cours de construction n'est pas encore opérationnelle. Les informations et documents fournis et échangés par l'Office national de la propriété intellectuelle doivent être exacts, complets et permettre la traçabilité des données, garantissant ainsi leur légalité.

a4) Support technique, conseils locaux sur l’utilisation du système et autorisation appropriée pour chaque groupe de procédures administratives.

a5) Ayez un plan de secours en cas d’erreurs techniques informatiques.

b) Organismes spécialisés relevant des Comités populaires de provinces/villes :

- Utilisez le compte de recherche attribué pour rechercher et utiliser les informations SHCN dans le processus de gestion des procédures administratives décentralisées et déléguées.

- Responsable de l'utilisation des informations d'accès dans le but d'effectuer des procédures administratives décentralisées et autorisées et de ne pas les partager avec des parties non autorisées pendant le processus d'exploitation.

- Répondre aux problèmes et proposer des améliorations au système de recherche afin que le Ministère puisse compléter ses fonctions de soutien local.

- Échanger des informations sur les VBBH lorsque les informations ne peuvent pas être recherchées dans la base de données via des supports de communication (application de messagerie Zalo, ...), y compris les représentants des départements/bureaux/unités en charge du domaine après l'émission des VBBH.

- Le Comité populaire d'une province/ville relevant directement du gouvernement central peut proposer d'étendre le droit de consulter certaines fonctions, si le besoin s'en fait sentir.

- Dans le cas où aucune donnée n'est trouvée ou si des divergences sont suspectées, la localité peut contacter directement l'Office National de la Propriété Intellectuelle via les canaux d'information pour demander une vérification (avec code de demande/d'enregistrement, numéro de certificat, motif de vérification, etc.).

c) Lorsque la base de données partagée entre l'Office national de la propriété intellectuelle et le Comité populaire provincial n'est pas encore complète, l'Office national de la propriété intellectuelle doit établir des canaux de communication pour l'échange pendant le processus de traitement des dossiers afin de garantir la fourniture complète et opportune d'informations au Comité populaire provincial.

7. Concernant la perception des frais et des charges pour les droits de propriété intellectuelle

a) Principes généraux

- La perception des frais/taxes doit être conforme à la réglementation (contenu, niveau des frais, autorité de perception) telle que prescrite dans la circulaire n° 263/2016/TT-BTC ;

- Les localités perçoivent des frais dans leur ressort pour gérer les procédures administratives (décentralisées) ;

- L'Office National de la Propriété Intellectuelle perçoit des taxes/redevances liées au contenu des travaux de l'Office, notamment : les droits de publication et d'enregistrement.

b) Les organismes spécialisés relevant du Comité populaire de la province/ville doivent :

- Calculer et notifier les honoraires/charges correspondant au contenu des travaux effectués localement (le cas échéant) ;

- Instructions aux particuliers et aux entreprises pour payer les frais et charges au Comité populaire provincial et les frais de publication/enregistrement à l'Office national de la propriété intellectuelle selon les informations suivantes :

Destinataire : Office de la propriété intellectuelle

Numéro de compte : 1038988888

Banque : Banque commerciale par actions pour le commerce extérieur du Vietnam ( Vietcombank )

Mode de paiement : Virement bancaire ou scannez le code QR sur le lien : https://ipvietnam.gov.vn/huong-dan-nop-don-phi-le-phi-shcn-online.

Instructions pour l'enregistrement du contenu du transfert : TTCT [Code de procédure de transaction] [Nom du demandeur]

- Envoyez des informations sur le demandeur à l'Office national de la propriété intellectuelle (via le système d'information sur le traitement des procédures administratives de l'Office national de la propriété intellectuelle à l'adresse : https://dichvucong.ipvietnam.gov.vn/ pour confirmer le montant des frais payés et rechercher le reçu des frais du demandeur.

c) L’Office de la propriété intellectuelle est chargé de :

- Vérifiez, comparez et confirmez le montant des frais et charges payés à l'Office national de la propriété intellectuelle via le système d'information sur le traitement des procédures administratives de l'Office national de la propriété intellectuelle à l'adresse : https://dichvucong.ipvietnam.gov.vn/.

- Envoyer les reçus électroniques par courrier électronique aux demandeurs ; notifier ou envoyer les reçus des frais aux organismes spécialisés relevant du Comité populaire provincial (via le Système d'information de traitement des procédures administratives de l'Office national de la propriété intellectuelle).

- Vérifier les données auprès des localités périodiquement ou sur demande pour garantir l'absence de doublons/collectes incorrectes.

8. Fournir les résultats du règlement des procédures administratives locales

a) Dans un délai d'un mois à compter de la date de publication de la décision de résolution des procédures administratives, l'organisme spécialisé relevant du Comité populaire de la province/ville doit envoyer la décision de résolution des procédures administratives à l'Office national de la propriété intellectuelle pour publication et enregistrement conformément à la réglementation.

b) Les démarches administratives effectuées par les localités sont liées aux autres démarches effectuées auprès de l'Office national de la propriété intellectuelle. Les résultats de ces démarches sont communiqués au demandeur pour être intégrés aux démarches de l'Office national de la propriété intellectuelle.

9. Fournir des informations sur l’état d’avancement de la réception et du traitement des procédures administratives

- Périodiquement ou soudainement, les organismes spécialisés relevant des Comités populaires des provinces/villes fournissent à l'Office national de la propriété intellectuelle des informations sur le nombre de dossiers de procédures administratives reçus et traités.

- Délai de mise à disposition des informations : au plus tard le 17 de chaque mois ;

- Mode de fourniture des informations : selon le formulaire figurant à l'annexe I du Règlement.

- Période de collecte des statistiques mensuelles : du 15 du mois précédent au 14 du mois statistique.

10. Organisation de coordination

L'Office national de la propriété intellectuelle (ONPI) et les organismes spécialisés relevant des comités populaires des provinces et des villes de l'administration centrale se coordonneront pour résoudre les procédures administratives, conformément à leurs compétences respectives et à la décentralisation, sur la base du présent document. Tout problème survenant au cours de la mise en œuvre sera immédiatement signalé à l'ONPI pour synthèse, recherche et proposition de solutions.

Veuillez lire le manuel d'instructions ici :

Source: https://skhcn.laichau.gov.vn/tin-tuc/tin-kh-cn-trong-tinh/ban-hanh-tai-lieu-huong-dan-trong-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-linh-vuc-so-huu-tri-tue-duoc-phan-cap-phan-quyen-theo-ng.html