Efficacité de la solution « Joindre des images avec des hyperliens »

QTO - À la Banque de politique sociale (CSXH) de la province de Quang Tri, des dizaines d'initiatives et de solutions concrètes voient le jour chaque année, améliorant progressivement la qualité, la productivité et l'efficacité des crédits de politique publique. Parmi elles, citons la « Solution consistant à utiliser la fonction d'insertion d'images avec hyperliens dans Microsoft Word pour illustrer les rapports sur la résolution des problèmes et erreurs existants », proposée par Ho Van Quan et Dao Nhat Khanh Quoc. Cette solution, bien que simple d'utilisation, apporte des avantages pratiques en matière de gestion interne et de reporting.

Cette idée d'améliorer le processus de reporting interne a été « conçue » à partir des pratiques de travail de M. Ho Van Quan, directeur du bureau des transactions, et de M. Dao Nhat Khanh Quoc, chef de l'équipe de synthèse de la Huong Hoa Social Policy Bank.

Il est établi que depuis fin 2022, M. Quoc est chargé du contrôle interne à la Banque de politique sociale de Huong Hoa, après avoir renforcé ses fonctions à Ca Mau . Ce poste exige de lui la maîtrise de l'ensemble des archives et documents de l'unité, ainsi que leur synthèse et la présentation de rapports à sa hiérarchie.

Cependant, dans les faits, le processus de signalement et de correction des erreurs après inspection présente encore de nombreuses lacunes. Bien que le service ait rapidement corrigé et enregistré les images justificatives, les fichiers du rapport de correction et les images illustratives sont souvent envoyés séparément. Cela engendre des difficultés importantes pour la personne qui rédige le rapport, le personnel qui le reçoit, ainsi que pour le travail de suivi et de vérification des erreurs corrigées.

« Face à cette situation, M. Quan et moi avons réalisé que nous avions besoin d'une solution pour optimiser l'envoi des rapports de correction d'erreurs avec des images illustratives, en créant une approche scientifique et logique et en appliquant la technologie pour plus de commodité, améliorer la productivité et l'efficacité du travail », a expliqué M. Quoc.

Le groupe d'auteurs a échangé et discuté des caractéristiques de l'initiative. – Photo : TP

La principale nouveauté de cette initiative réside dans l'utilisation d'un lien hypertexte pour joindre les photos, au lieu de les insérer directement. Cette méthode permet de réduire la taille du fichier du rapport, de faciliter son envoi et son stockage, tout en préservant sa lisibilité : il suffit à l'utilisateur d'appuyer sur Ctrl + clic pour que la preuve s'affiche instantanément.

Grâce à la fonction d'insertion d'images par chemin d'accès de Microsoft Word, l'équipe d'auteurs a inséré des images illustratives spécifiques pour chaque élément et contenu, de manière à faciliter leur consultation, leur compréhension, leur vérification et leur suivi. Concrètement, après correction des erreurs, l'équipe a enregistré un document Word distinct dans un dossier au nom facile à retenir. Parallèlement, les images illustratives attestant des corrections ont été enregistrées dans un sous-dossier de ce nouveau dossier. Enfin, les images ont été nommées de manière explicite afin de faciliter leur recherche et leur insertion dans le rapport.

Dans les éléments corrigés du rapport, sélectionnez le contenu, puis faites un clic droit et choisissez « Lier ». Dans la zone « Regarder dans », sélectionnez l’image d’illustration, puis l’image correspondant au contenu corrigé et cliquez sur « OK ». « Une fois cette opération terminée, compressez le dossier contenant le rapport et l’image d’illustration, puis envoyez-le. Le destinataire l’enregistre, le décompresse, puis ouvre le fichier et clique sur chaque élément du rapport pour afficher l’image correspondante », a expliqué M. Quoc.

M. Quan a indiqué que cette initiative avait été mise en œuvre par le groupe d'auteurs en un mois et demi environ. Une fois appliquée, elle a permis à la Banque de politique sociale de Huong Hoa de suivre le processus de correction des problèmes et erreurs existants grâce à un système séquentiel, clair et précis. Il est ainsi facile de repérer les contenus corrigés et ceux qui ne l'ont pas été.

Grâce à cette initiative, la procédure de fourniture des pièces justificatives jointes au rapport est désormais plus rigoureuse et transparente. Le destinataire du rapport corrigé peut ainsi facilement vérifier les éléments corrigés, ce qui contribue à améliorer la productivité et l'efficacité du travail d'environ 40 à 50 % par rapport à l'ancienne procédure. « Cette initiative, qui ne se limite pas au contrôle interne, a également été mise en œuvre dans d'autres services de la Banque de politique sociale Huong Hoa et a donné des résultats remarquables. À l'avenir, nous continuerons d'encourager et de motiver le personnel de l'unité à développer des initiatives pertinentes et à les mettre en pratique afin que les opérations de la banque puissent se développer jour après jour », a affirmé M. Quan.

Outre l'initiative mentionnée ci-dessus, de nombreuses solutions et initiatives émanant des cadres et employés de la Banque de politique sociale ont vu le jour et ont été largement mises en œuvre ces derniers temps, contribuant ainsi à l'efficacité croissante de la Banque provinciale de politique sociale. Grâce à ces améliorations, l'établissement a obtenu des résultats positifs dans la réalisation d'objectifs importants, tels que : l'augmentation de la croissance du solde des crédits, la réduction des créances irrécouvrables et des retards de paiement, ainsi que l'amélioration de l'efficacité de la communication et de la gestion des groupes d'épargne et de crédit.

Grâce à cela, des prêts à taux préférentiels ont été accordés rapidement et efficacement aux ménages pauvres et aux bénéficiaires de politiques sociales, les aidant ainsi à investir, à développer l'économie et à sortir durablement de la pauvreté. Ces initiatives pertinentes et judicieuses constituent une véritable dynamique, incitant les cadres et les employés de l'ensemble du système de la Banque provinciale de politique sociale à innover constamment et à s'investir pleinement.

Truc Phuong

Source : https://baoquangtri.vn/xa-hoi/202510/hieu-qua-tu-giai-phap-dinh-kem-hinh-anh-bang-sieu-link-ket-ab94b22/