HCMV : numérisation proactive, livraison dans les délais
Ces derniers jours, selon les journalistes du SGGP, de nombreux quartiers et districts de Ho Chi Minh-Ville ont dépêché et chargé d'urgence des fonctionnaires et des fonctionnaires pour organiser et éditer afin de garantir que les dossiers et les documents soient conservés conformément à la réglementation.
Au Comité populaire du quartier 14 (district 10), après une période de mise en œuvre proactive, la correction des dossiers en vue de leur numérisation et de la construction d'archives modernes a été achevée. Selon M. Ha Tuan Phuong, président du Comité populaire du quartier 14, le quartier procède chaque année activement à la correction et à la numérisation des dossiers et documents. Pour les dossiers et documents créés entre début 2025 et aujourd'hui, le quartier continue de les corriger et de les numériser. Actuellement, les archives du quartier s'étendent sur près de 60 mètres carrés et contiennent plus de 156 mètres de rayonnages à documents (un mètre de rayonnage à documents correspond à un mètre de long de documents disposés verticalement et serrés sur le rayonnage - PV), corrigés de 1971 à aujourd'hui.
Français De même, dans le quartier d'An Lac (district de Binh Tan), le travail d'édition des dossiers des blocs du Parti en vue de leur numérisation et de leur archivage se déroule également de toute urgence. Mme Tran Thi Thu Huong, secrétaire adjointe permanente du comité du Parti du quartier d'An Lac, a déclaré que le quartier avait achevé l'édition de 760 dossiers permanents et de 201 dossiers temporaires de 2003 à mai 2020, et continuait d'éditer environ 12 mètres d'étagères à documents de juin 2020 à aujourd'hui, avec pour objectif de terminer avant le 25 juin et de numériser tous les documents de la période 2003-2025 avant le 15 juin.
De nombreux districts, comtés et la ville de Thu Duc ont activement révisé, édité et numérisé des documents. Par exemple, dans le district de Binh Tan, les analyses et statistiques de 2003 à 2018 ont révélé que le nombre de dossiers et documents édités s'élève à 5 230 dossiers permanents. Actuellement, le district procède d'urgence à la révision et à la numérisation des dossiers afin de poursuivre l'archivage de 2019 à aujourd'hui, en vue de la passation de pouvoir après la mise en œuvre de l'organisation du système politique et des unités administratives du district.
Dans le 10e arrondissement, Mme Nguyen Thi Thu Huong, présidente du Comité populaire du district, a déclaré que le district avait dirigé les statistiques, dressé la liste des documents papier édités, procédé aux corrections préliminaires des documents non édités et préparé la transmission à la nouvelle unité. Parallèlement, le district a examiné les documents électroniques, classé les données par zones, les a extraites sur des supports de stockage et a assuré la sécurité et l'intégrité des données en vue de la transmission.
Hanoï : Assurer des données centralisées et interconnectées
À Hanoï, le Comité populaire de la ville a approuvé le projet « Création d'une base de données partagée à partir de la numérisation des documents centralisés des agences de Hanoï » et a chargé le Centre des services de l'administration publique de Hanoï de superviser et d'organiser sa mise en œuvre. Ce projet vise à numériser et à réorganiser les dossiers et documents nécessaires à la suspension des activités administratives au niveau des districts et aux fusions de communes, conformément aux conclusions n° 127-KL/TW du 28 février 2025 du Bureau politique et du Secrétariat relatives à la mise en œuvre des recherches et à la poursuite de la réorganisation du système politique.
Français Selon M. Truong Viet Dung, chef du bureau du Comité populaire de Hanoi, la mise en œuvre du projet vise à créer une base de données partagée, comprenant des documents du Parti, du gouvernement et des organisations de masse à Hanoi, garantissant des données centralisées, interconnectées, partagées et réutilisables. D'autre part, il vise à améliorer l'efficience, l'efficacité et la performance de la gestion et de l'administration en n'utilisant pas de documents papier, en intégrant l'intelligence artificielle et en exploitant et en utilisant facilement les données. Actuellement, le volume estimé de documents à éditer aux niveaux des districts et des communes à Hanoi est de plus de 68 860 millions ; le volume total de documents à numériser aux niveaux des districts et des communes est de plus de 94 millions de pages A4. Il s'agit d'un volume très important, la numérisation des documents est donc divisée en deux phases. La phase 1 numérisera les documents des agences, avec 5 priorités, dont : 1) l'édition et la numérisation des documents du Parti et du gouvernement au niveau des districts ; 2) l'édition et la numérisation des documents du Parti et du gouvernement au niveau des communes ; 3 consiste à éditer et numériser les documents du Parti au niveau de la ville ; 4 consiste à éditer et numériser les documents du gouvernement au niveau de la ville ; 5 consiste à éditer et numériser les documents des organisations de masse à 3 niveaux.
Selon M. Cu Ngoc Trang, directeur du Centre de services de l'administration publique de Hanoï, jusqu'au 30 juin, le centre se concentrera sur la mise en œuvre des priorités 1 et 2 : la numérisation des documents à durée de conservation permanente, fréquemment réutilisés au sein du Parti et du gouvernement aux niveaux des districts et des communes, qui représenteraient environ 25 % du volume brut et 5 % du volume édité. Pour les documents numérisés, afin de garantir la qualité conformément à la réglementation, les données seront synchronisées et non renumérisées afin d'éviter toute perte de temps et d'argent.
Vers la construction d'une administration moderne
Concernant la mise en œuvre locale, certains experts et députés de l'Assemblée nationale ont déclaré que l'édition et la numérisation des archives et des documents ne constituent pas seulement une tâche technique, mais contribuent également à garantir la transparence, la sécurité et l'efficacité du processus de réorganisation de l'appareil, améliorant ainsi la commodité pour les citoyens et les entreprises. Il s'agit également d'une étape importante vers la construction d'une administration moderne, répondant mieux aux besoins sociaux de la nouvelle période.
Soulignant l'importance cruciale de la numérisation des documents dans le contexte actuel, le député Nguyen Quang Huan a souligné que la fusion des unités administratives élargirait les frontières administratives et nécessiterait cinq à dix ans de mise en place des infrastructures. Par conséquent, au début, les déplacements pour effectuer les démarches administratives seront certainement difficiles. Par conséquent, sans l'utilisation du numérique, obliger les citoyens à se déplacer vers les organismes publics pour traiter les documents engendrera de graves désagréments. Selon lui, il est nécessaire de numériser tous les documents, de mettre en réseau les procédures administratives afin de minimiser les insuffisances et de créer les conditions propices à la mise en œuvre d'un gouvernement et d'une société numériques. Cela doit être réalisé rapidement et de manière synchronisée, et les collectivités locales ne doivent pas attendre les instructions du gouvernement central, mais doivent les mettre en œuvre proactivement dès maintenant.
Par ailleurs, lors du processus d'examen et de conservation des archives, le député Pham Van Hoa a exprimé l'avis que les comités et autorités locaux du Parti doivent résolument diriger, inspecter et rappeler les autorités afin d'éviter toute perte, détérioration, voire destruction intentionnelle de documents. « Si nous ne faisons pas attention et perdons des documents, cela affectera non seulement les organismes publics, mais aussi les personnes et les entreprises. Il est donc nécessaire de définir clairement les responsabilités spécifiques des organisations, des unités, des individus et des dirigeants en cas de perte, de détérioration ou de destruction illégale de documents », a souligné le député Pham Van Hoa.
Afin d'assurer un travail fluide et continu de documentation et d'archivage, et d'assurer une gestion sûre des documents avant, pendant et après l'achèvement de la réorganisation du système politique à Ho Chi Minh-Ville, le Comité populaire de Ho Chi Minh-Ville a publié la Directive 04. La Directive stipule clairement : exiger des chefs de départements, de branches et de secteurs de la ville, de la ville de Thu Duc, des districts et des comtés qu'ils dirigent de toute urgence la mise en œuvre d'un certain nombre de tâches urgentes pour renforcer la gestion des documents et des archives pendant la réorganisation du système politique de la ville.
Source : https://www.sggp.org.vn/khan-truong-so-hoa-ho-so-khi-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post799633.html
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