Numérisez d'urgence les documents lors de la mise en place des unités administratives.

À compter du 1er juillet, le système de gouvernement local à deux niveaux sera mis en place dans tout le pays. Le temps presse, et les municipalités d'Hô-Chi-Minh-Ville et d'Hanoï concentrent leurs efforts sur les ressources humaines, en procédant d'urgence à la mise à jour des dossiers, à la numérisation, au classement et à l'archivage des documents afin de faciliter la mise en place des unités administratives.

Hô Chi Minh-Ville : Numérisez de manière proactive et respectez les délais.

Ces derniers jours, selon les journalistes de SGGP, de nombreux quartiers et districts de Hô Chi Minh-Ville ont pris des dispositions urgentes et ont affecté des fonctionnaires et des agents de l'État à l'organisation et à la mise à jour des dossiers et documents afin de garantir leur archivage conformément à la réglementation.

Au sein du Comité populaire du quartier 14 (district 10), après une phase de mise en œuvre proactive, la correction des archives en vue de leur numérisation et la construction d'un centre d'archives moderne sont achevées. Selon M. Ha Tuan Phuong, président du Comité populaire du quartier 14, ce dernier procède chaque année à la correction et à la numérisation de ses archives et documents. Le quartier poursuit ce travail de correction et de numérisation pour les documents datant du début de l'année 2025 à nos jours. Actuellement, le centre d'archives du quartier s'étend sur près de 60 mètres carrés et comprend plus de 156 mètres linéaires d'étagères (un mètre linéaire correspond à un mètre de longueur de documents disposés verticalement et serrés sur l'étagère), couvrant la période de 1971 à nos jours.

De même, dans le quartier d'An Lac (district de Binh Tan), le travail de numérisation et d'archivage des dossiers des blocs du Parti se poursuit activement. Mme Tran Thi Thu Huong, secrétaire adjointe permanente du Comité du Parti du quartier d'An Lac, a indiqué que le quartier avait déjà traité 760 dossiers permanents et 201 dossiers temporaires couvrant la période de 2003 à mai 2020, et que le traitement d'environ 12 mètres linéaires d'étagères de documents se poursuivait depuis juin 2020, avec pour objectif de terminer ce travail avant le 25 juin. Parallèlement, tous les documents de la période 2003-2025 ont été numérisés avant le 15 juin.

Les responsables du quartier d'An Lac (district de Binh Tan, Hô Chi Minh-Ville) examinent et modifient les dossiers et documents des blocs du Parti. Photo : VAN MINH

De nombreux districts, comtés et la ville de Thu Duc ont entrepris de manière proactive la révision, la modification et la numérisation de leurs documents. Par exemple, dans le district de Binh Tan, grâce à une analyse et des statistiques portant sur la période 2003-2018, 5 230 fichiers et documents ont été modifiés et archivés de façon permanente. Actuellement, le district procède en urgence à la modification et à la numérisation des fichiers afin de poursuivre l'archivage de 2019 à aujourd'hui et de préparer la transition après la mise en œuvre de la réorganisation du système politique et des unités administratives du district.

Dans le district 10, Mme Nguyen Thi Thu Huong, présidente du Comité populaire du district, a déclaré que le district avait ordonné la compilation et le recensement des documents papier corrigés, la correction préliminaire des documents non corrigés et la préparation du transfert à la nouvelle unité. Parallèlement, le district examine les documents électroniques, isole les données, les extrait sur des supports de stockage et garantit la sécurité et l'intégrité des données en vue de leur transfert.

Hanoï : Garantir des données centralisées et interconnectées

À Hanoï, le Comité populaire de la ville a approuvé le projet « Création d'une base de données partagée par la numérisation des documents centralisés des administrations de Hanoï » et a chargé le Centre de services administratifs de Hanoï d'en assurer la supervision et l'organisation. Ce projet vise à numériser et à réorganiser les fichiers et documents afin de faciliter la suspension des activités administratives au niveau des districts et les fusions de communes, conformément aux conclusions de la décision n° 127-KL/TW du 28 février 2025 du Bureau politique et du Secrétariat relative à la mise en œuvre de recherches et à la poursuite de la réorganisation du système politique.

Selon M. Truong Viet Dung, chef de bureau du Comité populaire de Hanoï, la mise en œuvre du projet vise à créer une base de données partagée regroupant les documents du Parti, du gouvernement et des organisations de masse à Hanoï, garantissant ainsi des données centralisées, interconnectées, partagées et réutilisables. Par ailleurs, il vise à améliorer l'efficience et la performance de la gestion et de l'administration grâce à la dématérialisation des documents, l'intégration de l'intelligence artificielle et une exploitation simplifiée des données. Actuellement, le volume estimé de documents à traiter au niveau des districts et des communes de Hanoï dépasse 68 860 millions ; le nombre total de documents à numériser à ces mêmes niveaux s'élève à plus de 94 millions de pages A4. Ce volume étant considérable, la numérisation des documents est divisée en deux phases. La première phase concernera la numérisation des documents des différentes institutions, selon cinq priorités : 1) le traitement et la numérisation des documents du Parti et du gouvernement au niveau des districts ; 2) le traitement et la numérisation des documents du Parti et du gouvernement au niveau des communes ; 3) le traitement et la numérisation des documents du Parti au niveau des villes ; 4 consiste à éditer et à numériser les documents du gouvernement au niveau municipal ; 5 consiste à éditer et à numériser les documents des organisations de masse à 3 niveaux.

Selon M. Cu Ngoc Trang, directeur du Centre de services administratifs de Hanoï, jusqu'au 30 juin, le centre concentrera ses efforts sur la mise en œuvre des priorités 1 et 2 : la numérisation des documents à conservation permanente, ainsi que des documents fréquemment réutilisés au sein du Parti et des administrations de district et de commune. Ces documents devraient représenter environ 25 % du volume brut et 5 % du volume traité. Afin de garantir la qualité des documents numérisés conformément à la réglementation, les données seront synchronisées et non numérisées à nouveau, ce qui permettra d'économiser du temps et de l'argent.

Vers la construction d'une administration moderne

Suite à sa mise en œuvre au niveau local, certains experts et députés de l'Assemblée nationale ont déclaré que la numérisation et le traitement des données administratives ne constituent pas seulement une tâche technique, mais contribuent également à garantir la transparence, la sécurité et l'efficacité du processus de réorganisation de l'administration, tout en facilitant les démarches des citoyens et des entreprises. Il s'agit par ailleurs d'une étape importante vers la construction d'une administration moderne, mieux à même de répondre aux besoins sociaux de cette nouvelle ère.

Soulignant le rôle crucial de la numérisation des archives dans le contexte actuel, le député Nguyen Quang Huan a insisté sur le fait que la fusion des collectivités territoriales entraînerait un élargissement des limites administratives et nécessiterait 5 à 10 ans de développement des infrastructures. De ce fait, les déplacements pour effectuer des démarches administratives seraient inévitablement difficiles dans un premier temps. Par conséquent, si les technologies numériques ne sont pas mises à profit, obliger les citoyens à se rendre dans les administrations pour obtenir des documents engendrerait de graves difficultés. Selon lui, il est indispensable de numériser l'ensemble des archives, de mettre les procédures administratives en ligne afin de minimiser les dysfonctionnements et de jeter les bases d'une administration et d'une société numériques. Cette transition doit être menée rapidement et de manière coordonnée, sans attendre les instructions du gouvernement central ; les collectivités territoriales doivent prendre l'initiative dès maintenant.

Par ailleurs, lors du processus de révision et d'archivage des documents, le député Pham Van Hoa a déclaré que les comités et autorités locales du Parti devaient veiller scrupuleusement à ce que ces procédures soient suivies d'effet, contrôlées et rappelées à l'ordre afin d'éviter toute perte, égarement, voire destruction intentionnelle de documents. « Si nous ne sommes pas vigilants et que des documents sont perdus, cela affectera non seulement les organismes d'État, mais aussi gravement les citoyens et les entreprises. Il est donc impératif de définir clairement les responsabilités de chacun (organisations, unités, individus et dirigeants) en cas de perte, d'égarement ou de destruction illégale de documents », a-t-il souligné.

Afin d'assurer la continuité et le bon déroulement du travail documentaire et archivé, et de garantir une gestion documentaire sécurisée avant, pendant et après la réorganisation du système politique à Hô Chi Minh-Ville, le Comité populaire de Hô Chi Minh-Ville a émis la Directive 04. Cette directive stipule clairement qu'elle exige des chefs de départements, de services et de secteurs de la ville, de la ville de Thu Duc, des districts et des comtés qu'ils prennent d'urgence la mesure de certaines tâches urgentes visant à renforcer la gestion documentaire et archivé dans le cadre de la réorganisation du système politique de la ville.

CIVILISATION - PHAN THAO - JOURNÉE NATIONALE

Source : https://www.sggp.org.vn/khan-truong-so-hoa-ho-so-khi-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post799633.html