Numériser d'urgence les documents lors de l'organisation des unités administratives

À compter du 1er juillet, l'ensemble du pays fonctionnera sous un système de gouvernement local à deux niveaux. Le temps presse, et les municipalités de Hô-Chi-Minh-Ville et de Hanoï se concentrent sur les ressources humaines, s'attachant en urgence à éditer, numériser, classer et archiver les documents afin de faciliter l'organisation des unités administratives.

Hô-Chi-Minh-Ville : numériser de manière proactive et livrer à temps

Ces derniers jours, selon les journalistes de SGGP, de nombreux quartiers et districts de Ho Chi Minh-Ville ont dépêché et chargé d'urgence des fonctionnaires et des agents de l'État pour organiser et éditer les dossiers et les documents afin de garantir qu'ils soient stockés conformément à la réglementation.

Au Comité populaire du 14e arrondissement (10e arrondissement), après une période de mise en œuvre proactive, la correction des documents en vue de leur numérisation et de la construction d'archives modernes a été achevée. Selon M. Ha Tuan Phuong, président du Comité populaire du 14e arrondissement, le 14e arrondissement procède chaque année activement à la correction et à la numérisation des documents. Depuis début 2025, le 14e arrondissement poursuit ses efforts de correction et de numérisation. Actuellement, les archives du 14e arrondissement couvrent près de 60 mètres carrés et contiennent plus de 156 mètres de rayonnages (un mètre de rayonnage équivaut à un mètre de long de documents disposés verticalement et serrés sur le rayonnage – PV), corrigés de 1971 à aujourd'hui.

Français De même, dans l'arrondissement d'An Lac (district de Binh Tan), le travail de modification des dossiers des blocs du Parti en vue de leur numérisation et de leur archivage se poursuit également d'urgence. Mme Tran Thi Thu Huong, secrétaire adjointe permanente du Comité du Parti de l'arrondissement d'An Lac, a déclaré que l'arrondissement avait achevé la modification de 760 dossiers permanents et de 201 dossiers temporaires de 2003 à mai 2020, et continuait de modifier environ 12 mètres de rayonnages de documents de juin 2020 à aujourd'hui, avec l'objectif de terminer avant le 25 juin, et, parallèlement, de numériser tous les documents de la période 2003-2025 avant le 15 juin.

Les responsables du quartier d'An Lac (district de Binh Tan, Hô-Chi-Minh-Ville) examinent et corrigent les dossiers et documents des blocs du Parti. Photo : VAN MINH

De nombreux districts, comtés et la ville de Thu Duc ont activement révisé, édité et numérisé des documents. Par exemple, dans le district de Binh Tan, les analyses et statistiques de 2003 à 2018 ont révélé que 5 230 dossiers et documents permanents avaient été édités. Le district procède actuellement à la révision et à la numérisation urgentes des dossiers afin de poursuivre l'archivage de 2019 à aujourd'hui, en prévision de la passation de pouvoir après la mise en œuvre de l'organisation du système politique et des unités administratives du district.

Dans le 10e arrondissement, Mme Nguyen Thi Thu Huong, présidente du Comité populaire du district, a indiqué que le district avait ordonné la compilation et le recensement des documents papier édités, la révision préliminaire des documents non édités et la préparation de leur transfert à la nouvelle unité. Parallèlement, le district examine les documents électroniques, isole les données, les extrait sur des supports de stockage et garantit leur sécurité et leur intégrité avant leur transfert.

Hanoï : Assurer des données centralisées et interconnectées

À Hanoï, le Comité populaire de la ville a approuvé le projet « Création d'une base de données partagée à partir de la numérisation des documents centralisés des agences de Hanoï » et a chargé le Centre des services de l'administration publique de Hanoï de superviser et d'organiser sa mise en œuvre. Ce projet vise à numériser et à réorganiser les dossiers et documents nécessaires à la suspension des activités administratives au niveau des districts et aux fusions de communes, conformément aux conclusions n° 127-KL/TW du 28 février 2025 du Bureau politique et du Secrétariat relatives à la mise en œuvre des recherches et à la poursuite de la réorganisation du système politique.

Français Selon M. Truong Viet Dung, chef du bureau du Comité populaire de Hanoi, la mise en œuvre du projet vise à créer une base de données partagée, comprenant des documents du Parti, du gouvernement et des organisations de masse à Hanoi, garantissant des données centralisées, interconnectées, partagées et réutilisables. D'autre part, il vise à améliorer l'efficience, l'efficacité et la performance de la gestion et de l'administration en n'utilisant pas de documents papier, en intégrant l'intelligence artificielle et en exploitant et en utilisant facilement les données. Actuellement, le volume estimé de documents à éditer aux niveaux des districts et des communes à Hanoi est de plus de 68 860 millions ; le nombre total de documents à numériser aux niveaux des districts et des communes est de plus de 94 millions de pages A4. Il s'agit d'un volume très important, la numérisation des documents est donc divisée en deux phases. La phase 1 numérisera les documents des agences, avec 5 priorités, dont : 1) l'édition et la numérisation des documents du Parti et du gouvernement au niveau des districts ; 2) l'édition et la numérisation des documents du Parti et du gouvernement au niveau des communes ; 3) l'édition et la numérisation des documents du Parti au niveau de la ville ; 4 consiste à éditer et numériser les documents du gouvernement au niveau de la ville ; 5 consiste à éditer et numériser les documents des organisations de masse à 3 niveaux.

Selon M. Cu Ngoc Trang, directeur du Centre de services de l'administration publique de Hanoï, jusqu'au 30 juin, le centre se concentrera sur la mise en œuvre des priorités 1 et 2 : la numérisation des documents à conservation permanente, fréquemment réutilisés par le Parti et l'administration aux niveaux des districts et des communes, qui représente environ 25 % du volume brut et 5 % du volume édité. Pour garantir la qualité des documents numérisés conformément à la réglementation, les données seront synchronisées et non renumérisées afin d'éviter toute perte de temps et d'argent.

Vers la construction d'une administration moderne

Concernant la mise en œuvre locale, certains experts et députés de l'Assemblée nationale ont déclaré que l'édition et la numérisation des archives et des documents ne constituent pas seulement une tâche technique, mais qu'elles contribuent également à garantir la transparence, la sécurité et l'efficacité du processus de réorganisation de l'appareil, améliorant ainsi la commodité pour les citoyens et les entreprises. Il s'agit également d'une étape importante vers la construction d'une administration moderne, répondant mieux aux besoins sociaux de la nouvelle période.

Soulignant l'importance cruciale de la numérisation des documents dans le contexte actuel, le député Nguyen Quang Huan a souligné que la fusion des unités administratives élargirait les frontières administratives et nécessiterait cinq à dix ans de mise en place des infrastructures. Par conséquent, les déplacements pour effectuer les démarches administratives seront certainement difficiles au début. Par conséquent, si le numérique n'est pas exploité à fond, le recours aux services publics pour le traitement des documents engendrera de graves désagréments. Selon lui, il est nécessaire de numériser tous les documents, de mettre en réseau les procédures administratives afin de minimiser les insuffisances et de créer les conditions propices à la mise en œuvre d'un gouvernement et d'une société numériques. Cela doit être réalisé rapidement et de manière synchronisée, sans attendre les instructions du gouvernement central, mais par les collectivités locales, dès maintenant.

Par ailleurs, lors du processus de vérification et de conservation des documents, le député Pham Van Hoa a déclaré que les comités et autorités locaux du Parti doivent résolument diriger, inspecter et rappeler les autorités à tout moment afin d'éviter toute perte, tout égarage, voire toute destruction intentionnelle de documents. « Si nous ne faisons pas attention et que nous perdons des documents, cela affectera non seulement les organismes publics, mais aussi les personnes et les entreprises. Par conséquent, il est nécessaire de définir clairement les responsabilités spécifiques des organisations, des unités, des individus et des dirigeants en cas de perte, d'égarement ou de destruction illégale de documents », a souligné le député Pham Van Hoa.

Afin d'assurer un travail fluide et continu de documentation et d'archivage, et d'assurer une gestion sûre des documents avant, pendant et après l'achèvement de la réorganisation du système politique à Hô Chi Minh-Ville, le Comité populaire de Hô Chi Minh-Ville a publié la Directive 04. La Directive stipule clairement : exiger des chefs de département, de branches et de secteurs de la ville, de la ville de Thu Duc, des districts et des comtés qu'ils dirigent de toute urgence la mise en œuvre d'un certain nombre de tâches urgentes pour renforcer la gestion des documents et des archives dans le processus de réorganisation du système politique de la ville.

CIVILISATION - PHAN THAO - FÊTE NATIONALE

Source : https://www.sggp.org.vn/khan-truong-so-hoa-ho-so-khi-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post799633.html