De « une porte » à « personne »

VHO - Des bureaux licenciés suite à des fusions rationalisées, des déménagements de postes de travail dans l'administration de l'État suite à des restructurations… sont des problèmes brûlants auxquels sont confrontées les collectivités locales. La solution envisagée est l'application du numérique aux bureaux administratifs, une exigence formulée de longue date, mais qui tarde à se concrétiser.

Des services publics… sans personnes

Centre de services administratifs publics (guichet unique), il suffit d'installer des écrans d'ordinateur, d'installer un logiciel d'IA et de ne plus avoir besoin de personnel en service.

Lorsque les particuliers et les entreprises effectuent des démarches administratives, il leur suffit de présenter leurs documents d'identification via le scanner et le logiciel d'IA les reconnaîtra, pour procéder aux procédures d'enregistrement, demander la numérisation des documents et papiers associés...

Ce contrôle permet de recevoir les demandes des citoyens et de les vérifier ultérieurement. Les citoyens doivent simplement confirmer qu'ils sont responsables de leurs déclarations.

M. Luong Ngoc Tuan, expert en technologies de l'information (TI) et en transformation numérique à Ho Chi Minh -Ville, a expliqué que cette étape de travail avec l'IA résout fondamentalement 60 % des besoins procéduraux des personnes.

Les gens scannent les codes QR pour payer les frais de procédure administrative au guichet unique

Ce n'est que lorsque les procédures sont bloquées, qu'il manque des documents ou qu'une attestation des spécialistes du service est nécessaire qu'il sera nécessaire de contacter le responsable par téléphone ou par SMS. Enfin, si les problèmes sont trop nombreux, le spécialiste de la gestion organisera un rendez-vous avec le citoyen.

Grâce à l'IA, les activités administratives seront simplifiées et efficaces, évitant les inconvénients liés à la communication interpersonnelle. Les centres de services administratifs publics, quant à eux, minimisent également les outils de travail et constituent des environnements de bureau « autonomes », réduisant ainsi considérablement les coûts.

« Maintenant que le contexte est différent, les agences administratives devraient reconsidérer cette question, éventuellement appliquer l'IA à un niveau supérieur, organiser des logiciels supplémentaires intégrés dans les services que les gens utilisent, tels que les abonnements à la télévision par câble, les forfaits Internet par fibre optique, afin que les gens puissent s'asseoir chez eux et s'inscrire pour effectuer des procédures administratives », a estimé M. Luong Ngoc Tuan.

Selon le groupe de conseil en technologie de l'Union de la jeunesse de Hô-Chi-Minh-Ville, les solutions d'IA sont une exigence inévitable dans le processus de transformation numérique des bureaux de l'État.

Les niveaux actuels de gestion administrative provinciale et municipale doivent aborder la numérisation dans cette direction, en déployant des applications d’IA intelligentes pour aider à réduire le temps consacré aux procédures, à réduire le nombre d’étapes pour vérifier et vérifier les procédures en double, et surtout à minimiser les inconvénients pour les personnes lorsqu’elles ne sont pas entièrement prises en charge.

Les services publics sans personnel sont un moyen de rationaliser les procédures administratives et d'accroître l'initiative et la conscience de soi des gens ; si les gens ne comprennent pas clairement, ils peuvent combiner l'embauche de services de soutien privés.

Accroître l'efficacité du service aux personnes

Selon les consultants, la majorité des gens aujourd’hui, notamment dans les zones urbaines, possèdent des smartphones, un outil qui interagit facilement avec les outils d’IA.

Ainsi, avec seulement des politiques incitatives et des instructions sur l’utilisation des applications d’IA intégrées dans les logiciels de gestion administrative via l’utilisation des téléphones, les gens s’adapteront très rapidement à l’environnement numérique des services publics.

En particulier avec la politique de promotion de la responsabilité civile des citoyens, à travers la mise à niveau de l'identification avec des cartes d'identité que le gouvernement central dirige, les responsabilités et obligations des citoyens sont de plus en plus transparentes.

La présence de bureaux « sans personnel » lors de la mise en œuvre de la technologie numérique permet d'économiser du temps et des efforts, sans avoir à « faire ses preuves » auprès des autorités, améliorant ainsi complètement l'efficacité de la gestion de l'État.

Pour les entreprises, les procédures numériques grâce à l'intégration de l'IA réduiront le temps nécessaire à l'enregistrement des procédures nécessaires, en exigeant principalement que les entreprises s'auto-déclarent et assument la responsabilité de leur activité et de leurs investissements... devant les autorités et la loi.

Les entreprises passeront donc d’une attente passive de licences et d’autorisations des autorités à un enregistrement et une mise en œuvre proactives de leurs activités commerciales.

Les activités d'investissement des entreprises gagneront en transparence, notamment en matière d'obligations fiscales et de responsabilités sociales. Les services des ressources humaines des entreprises, tels que la comptabilité, le contrôle de gestion, etc., gagneront en rationalisation et en efficacité.

Selon M. Luong Ngoc Tuan, le problème avec la technologie numérique et les progrès de l'application de l'IA aux bureaux administratifs aujourd'hui est uniquement de savoir si la capacité et la sensibilisation du personnel et des fonctionnaires peuvent suivre ou non.

Cette question est actuellement encouragée par le gouvernement central, à travers la politique de simplification administrative, de fusion locale et de renforcement du statut des unités administratives de base.

En conséquence, l’équipe de fonctionnaires des provinces, des villes et des ministères doit clairement reconnaître sa responsabilité en matière d’apprentissage et de formation, et changer résolument son état d’esprit pour « servir au lieu de gérer ».

Lorsque cet esprit sera bien compris, l’appareil administratif des localités changera, devenant à la fois rationalisé et flexible, tout en suivant de près les exigences d’action spécifiques, au service du peuple.

Une fois le numérique intégré à l'appareil administratif, les services de l'État ne se limiteront plus au siège central et n'adhéreront plus nécessairement aux « huit heures d'or », mais seront proactifs et flexibles, afin que chacun puisse s'acquitter au mieux de ses tâches au service de la population. C'est là le critère essentiel de la simplification administrative.

Source : https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/tu-mot-cua-den-khong-nguoi-145482.html