הנחיות לאיחוד הדיגיטציה של רשומות ומסמכים במערכת הפוליטית

משרד המדע והטכנולוגיה פרסם את הודעת הדו"ח הרשמי מס' 7197/BKHCN-CĐSQG מיום 29 בנובמבר 2025, המספקת הנחיות מאוחדות בנוגע לדיגיטציה של רשומות ומסמכים ברחבי המערכת הפוליטית. המסמך פורסם כדי ליישם את המשימות שהוקצו על ידי ועדת ההיגוי המרכזית למדע, פיתוח טכנולוגי, חדשנות וטרנספורמציה דיגיטלית, תוך יצירת בסיס משפטי לסוכנויות מהרמה המרכזית ועד המקומית ליישם אותן באופן אחיד בתהליך הטרנספורמציה הדיגיטלית הלאומית.

תמונה איורית

מדריך זה מתייחס להמרת רשומות ומסמכים מארכיונים מודפסים או פיזיים לצורה דיגיטלית לצורך ניהול, אחסון וניצול יעילים. כדי להבטיח את הדיוק, העקביות והאבטחה של רשומות דיגיטליות, משרד המדע והטכנולוגיה קובע 10 עקרונות יסוד שכל הסוכנויות והיחידות חייבות לדבוק בהם.

בהתאם לכך, מסמכים שעברו דיגיטציה חייבים להבטיח שלמות, לשקף במדויק את תוכן המקור, ולא לאבד את ערכם המשפטי. פורמטים, מבנים ומטא-דאטה של ​​נתונים חייבים לעמוד בתקנים טכניים, תוך הבטחת יכולת פעולה הדדית ושיתוף נתונים. הדיגיטציה חייבת גם לעמוד בתקנות בנושא אבטחת מידע, הגנה על סודות מדינה ונתונים אישיים. כל פעולות העריכה והגישה חייבות להיות במעקב מלא. יתר על כן, מסמכים בעלי ערך גבוה או כאלה המשמשים ישירות את המנהל ומתן שירותים ציבוריים יקבלו עדיפות לדיגיטציה.

המסמך מתאר את תהליך בחירת המסמכים, הערכת הסיכונים, העלויות ותהליך הדיגיטציה. ביניהם:

1. בחירת רשומות ומסמכים: מסמכים בעלי עדיפות לדיגיטציה כוללים מסמכים המיועדים לארכיון קבוע, מסמכים הנגישים לעתים קרובות, מסמכים המשמשים לרפורמה מנהלית, או מסמכים הנמצאים בסיכון להינזק במהלך שימוש ישיר. לעומת זאת, מסמכים שכבר זמינים בצורה אלקטרונית עם חתימות דיגיטליות, מסמכים זמניים או מסמכים שתקופת השמירה שלהם פגה אינם כלולים בהיקף הדיגיטציה.

2. הערכת סיכונים ועלויות: מסמכים מסווגים לפי רמת סיכון מנמוכה לגבוהה מאוד. מסמכים בעלי סיכון גבוה עשויים לדרוש שחזור לפני דיגיטציה, או שלא יהיה צורך לדיגיטציה כלל, כאשר רק המסמך המקורי יישמר. יתר על כן, יש להעריך בקפידה את עלויות הדיגיטציה (הכנה, סריקה, עיבוד, אחסון וכוח אדם) כדי להבטיח יעילות השקעה.

3. תהליך הדיגיטציה בן 6 השלבים: תהליך זה כולל: הכנה – ספירה – תקינה טכנית – סריקה ו-OCR – יצירת מטא-דאטה – חתימה דיגיטלית – אחסון וגיבוי – שילוב נתונים. יש לציין כי תמונות סרוקות חייבות להיות ברזולוציה של לפחות 300 dpi ונשמרות כ-TIFF/PNG, והמסמך הראשי המאוחסן חייב להיות בפורמט PDF/A. המסמכים הדיגיטליים חתומים דיגיטלית ומאוחסנים במערכת העומדת בתקני אבטחת מידע.

כדי להבטיח עקביות, ההנחיות מפרטות את מבנה מזהה DocCode ואת מוסכמת מתן השמות לקבצים בהתאם לתקן CODE_YYYYMMDD_DESC.EXT, מה שמסייע במניעת כפילויות ומקל על ניצול וניהול לטווח ארוך.

פרסום הנחיות מאוחדות בנושא דיגיטציה של רשומות ומסמכים בתוך המערכת הפוליטית לא רק יוצר מסגרת טכנית ומשפטית ברורה, אלא גם תורם לשיפור יעילות ניהול המדינה, קידום שיתוף נתונים והאצת הטרנספורמציה הדיגיטלית הלאומית. כאשר סוכנויות ויחידות מיישמות תקנות אלו באופן סינכרוני וברצינות, תהליך הדיגיטציה יהפוך למקצועי, מאובטח, חסכוני ובר-קיימא יותר. זהו צעד מכריע בבניית ממשל מודרני, שקוף ומונע נתונים, המשרת אזרחים ועסקים בצורה הנוחה והיעילה ביותר.

מקור: https://sonnmt.camau.gov.vn/tin-hoat-dong/huong-dan-thong-nhat-viec-so-hoa-ho-so-tai-lieu-trong-he-thong-chinh-tri-292149