דיגיטציה דחופה של רשומות בעת סידור יחידות מנהליות

החל מ-1 ביולי, המדינה כולה תפעיל מערכת שלטון מקומית דו-מפלסית. הזמן אוזל, ולכן יישובים בהו צ'י מין סיטי ובהאנוי מתמקדים במשאבי אנוש, עורכים בדחיפות קבצים, מבצעים דיגיטציה של מסמכים, מסווגים וארכיונם כדי לשרת את עבודת סידור היחידות המנהליות.

HCMC: דיגיטציה פרואקטיבית, אספקה ​​בזמן

בימים האחרונים, על פי כתבי SGGP, רובעים ומחוזות רבים בהו צ'י מין סיטי דאגו בדחיפות והקצאו פקידים ועובדי מדינה לארגן ולערוך כדי להבטיח שהרשומות והמסמכים יאוחסנו בהתאם לתקנות.

בוועדת העם של מחוז 14 (מחוז 10), לאחר תקופה של יישום מוקדם ויזום, הושלמו תיקון הרשומות לצורך דיגיטציה ובניית ארכיון מודרני. לדברי מר הא טואן פואנג, יו"ר ועדת העם של מחוז 14, המחוז מבצע באופן יזום תיקון ודיגיטציה של רשומות ומסמכים מדי שנה. עבור רשומות ומסמכים שהגיעו מתחילת 2025 ועד היום, המחוז ממשיך לתקן ולעבור דיגיטציה. נכון לעכשיו, ארכיון המחוז משתרע על פני כמעט 60 מטרים רבועים, ומכיל יותר מ-156 מטרים של מדפי מסמכים (מטר אחד של מדף מסמכים הוא אורך של מטר אחד של מסמכים המסודרים אנכית, צמודים זה לזה על המדף - PV), שתוקנו משנת 1971 ועד היום.

באופן דומה, במחוז אן לאק (מחוז בין טאן), עבודת עריכת קבצי גוש המפלגה לצורך דיגיטציה וארכיון מתבצעת גם היא בדחיפות. גב' טראן טי תו הואנג, סגנית מזכירת הוועדה המפלגהית של מחוז אן לאק, אמרה כי המחוז השלים עריכת 760 קבצים קבועים ו-201 קבצים זמניים בין השנים 2003 למאי 2020, וממשיך לערוך כ-12 מטרים של מדפי מסמכים מיוני 2020 ועד היום, במטרה להשלים זאת לפני ה-25 ביוני, ובמקביל, לסרוק את כל המסמכים מהתקופה 2003-2025 לפני ה-15 ביוני.

פקידי מחוז אן לאק (מחוז בין טאן, הו צ'י מין סיטי) בודקים ועורכים תיקים ומסמכים של גוש המפלגה. צילום: ואן מין

מחוזות, מחוזות ועיריית טו דוק רבים בדקו, ערכו והפכו מסמכים לדיגיטציה באופן יזום. לדוגמה, במחוז בין טאן, באמצעות סקירה וסטטיסטיקה בין השנים 2003 ל-2018, מספר הקבצים והמסמכים הערוכים עומד על 5,230 קבצים קבועים. נכון לעכשיו, המחוז עורך וסורק קבצים בדחיפות כדי להמשיך לארכיון משנת 2019 ועד היום כהכנה למסירה לאחר יישום הסידור הארגוני של המערכת הפוליטית והיחידות המנהליות במחוז.

במחוז 10, גב' נגוין טי טו הואנג, יו"ר ועדת העם של המחוז, אמרה כי המחוז ניהל את הסטטיסטיקה, הכין רשימה של מסמכי נייר ערוכים, ביצע עריכות ראשוניות של המסמכים הלא ערוכים, והתכונן למסירה ליחידה החדשה. במקביל, המחוז סקר מסמכים אלקטרוניים, חילק נתונים לאזורים, חילץ אותם להתקני אחסון, והבטיח את בטיחותם ושלמותם לקראת המסירה.

האנוי : הבטחת נתונים מרכזיים ומחוברים

בהאנוי, ועדת העם של העיר אישרה את הפרויקט "בניית מסד נתונים משותף מדיגיטציה של מסמכים מרכזיים של סוכנויות בהאנוי" והטילה על מרכז שירותי המינהל הציבורי של האנוי את ניהול וארגון יישום הפרויקט. פרויקט זה נועד לדיגיטציה ולסידור מחדש של רשומות ומסמכים כדי לשרת את השעיית הפעילויות המנהליות ברמת המחוז ומיזוגי הקהילות בהתאם להתקדמות במסקנה מס' 127-KL/TW מיום 28 בפברואר 2025 של הפוליטביורו והמזכירות בנושא יישום מחקר והצעה להמשיך ולסידור מחדש של ארגון המערכת הפוליטית.

לדברי מר טרונג וייט דונג, ראש משרד הוועדה העממית של האנוי, יישום הפרויקט שואף ליצור מסד נתונים משותף, הכולל מסמכים של המפלגה, הממשלה וארגונים המוניים בהאנוי, תוך הבטחת נתונים מרכזיים, מקושרים, משותפים וניתנים לשימוש חוזר. מצד שני, הוא שואף לשפר את היעילות, האפקטיביות והביצועים של הניהול והמנהל על ידי הימנעות משימוש ברשומות נייר, שילוב בינה מלאכותית וניצול ושימוש קלים בנתונים. נכון לעכשיו, נפח המסמכים המשוער שיש לערוך ברמת המחוז והקומונה בהאנוי הוא יותר מ-68,860 מיליון; נפח המסמכים הכולל שיש לדיגיטציה ברמת המחוז והקומונה הוא מעל 94 מיליון עמודי A4. זהו נפח גדול מאוד, ולכן דיגיטציה של מסמכים מחולקת לשני שלבים. שלב 1 יעביר דיגיטציה למסמכים של סוכנויות, עם 5 עדיפויות, כולל: 1 הוא עריכה ודיגיטציה של מסמכים של המפלגה והממשלה ברמת המחוז; 2 הוא עריכה ודיגיטציה של מסמכים של המפלגה והממשלה ברמת הקומונה; 3 הוא עריכה ודיגיטציה של מסמכים של המפלגה ברמת העיר; 4 הוא עריכה ודיגיטציה של מסמכים של הממשלה ברמת העיר; 5 הוא עריכה ודיגיטציה של מסמכים של ארגונים המוניים ב-3 רמות.

לדברי מר קו נגוק טראנג, מנהל מרכז שירותי המנהל הציבורי של האנוי, מעתה ועד ה-30 ביוני, המרכז יתמקד ביישום סדרי עדיפויות 1 ו-2; דיגיטציה של מסמכים עם תקופת אחסון קבועה, מסמכים הנמצאים בשימוש חוזר תכוף במפלגה ובממשלה ברמות המחוז והקומונות, המוערכים כ-25% מהנפח הגולמי ו-5% מהנפח הערוך. עבור מסמכים שעברו דיגיטציה, תוך הבטחת איכות בהתאם לתקנות, הנתונים יסונכרנו ולא יעברו דיגיטציה מחדש כדי למנוע בזבוז זמן ותקציב.

לקראת בניית ממשל מודרני

מהיישום ביישובים, כמה מומחים וחברי האסיפה הלאומית (NA) אמרו כי עריכה ודיגיטציה של רשומות ומסמכים אינה רק משימה טכנית, אלא גם משמעה הבטחת שקיפות, בטיחות ויעילות בתהליך ארגון מחדש של המנגנון, ויצירת נוחות לאנשים ולעסקים. זהו גם צעד חשוב לקראת בניית ממשל מודרני, המשרת טוב יותר את הצרכים החברתיים בתקופה החדשה.

חבר האסיפה הלאומית, נגוין קוואנג הואן, הדגיש את התפקיד המרכזי של דיגיטציה של רשומות בהקשר הנוכחי, כי בעת מיזוג יחידות מנהליות, הגבולות המנהליים יהיו רחבים יותר, התשתית תידרש 5-10 שנים להשלמתה, כך שבהתחלה, נסיעות לצורך ביצוע הליכים מנהליים יהיו בהחלט קשות. לכן, אם לא ינוצל הטכנולוגיה הדיגיטלית, דרישה מאנשים לפנות לגופים ציבוריים כדי לעבד מסמכים תיצור אי נוחות רבה. לדבריו, יש צורך לדיגיט את כל הרשומות, להעביר נהלים מנהליים לסביבת הרשת כדי למזער ליקויים, וליצור בסיס ליישום ממשל דיגיטלי וחברה דיגיטלית. יש לעשות זאת במהירות ובסינכרוני, ורשויות מקומיות לא צריכות להמתין להוראות מהממשל המרכזי אלא ליישם זאת באופן יזום כבר עכשיו.

בנוסף, במהלך תהליך סקירת ואחסון הרשומות, חבר האסיפה הלאומית פאם ואן הואה הביע את דעתו כי ועדות ורשויות המפלגה המקומיות חייבות לכוון, לבדוק ולהזכיר באופן נחרץ לכל אורך הדרך כדי למנוע אובדן, נזק או אפילו השמדה מכוונת של רשומות. "אם לא נהיה זהירים ונאבד רשומות, זה לא רק ישפיע על סוכנויות המדינה אלא גם ישפיע רבות על אנשים ועסקים. לכן, בשלב זה, יש צורך להגדיר בבירור את האחריות הספציפית של ארגונים, יחידות, יחידים ומנהיגים אם רשומות אובדות, ניזוקות או מושמדות באופן בלתי חוקי", ציין חבר האסיפה הלאומית פאם ואן הואה.

כדי להבטיח עבודה חלקה ורציפה של מסמכים וארכיונים, ולהבטיח ניהול מסמכים בטוח לפני, במהלך ואחרי השלמת ארגון מחדש של המערכת הפוליטית בהו צ'י מין סיטי, פרסמה ועדת העם של הו צ'י מין סיטי את הנחיה 04. ההנחיה קובעת בבירור: דורשת מראשי מחלקות, סניפים ומגזרים בעיר, בעיר טו דוק, במחוזות ובמחוזות להורות בדחיפות על יישום מספר משימות דחופות לחיזוק ניהול עבודת המסמכים והארכיונים בתהליך ארגון מחדש של המערכת הפוליטית בעיר.

ציוויליזציה - פאן תאו - יום לאומי

מקור: https://www.sggp.org.vn/khan-truong-so-hoa-ho-so-khi-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post799633.html