היום הראשון של יישום חוק הנוטריון החדש: קצב עבודה עמוס, ציפיות לשינויים גדולים

זהו היום הראשון בו חוק נוטריון 2024 וצו 104/2025/ND-CP נכנסים לתוקף רשמית, ופותחים תקופה של טרנספורמציה דיגיטלית חזקה בפעילויות נוטריון, ובמיוחד יישום נוטריון אלקטרוני ואחסון רשומות אלקטרוני.

משרד נוטריון מספר 1 בהו צ'י מין סיטי מצויד בתשתית וציוד כגון סורקים לביצוע אישור נוטריוני אלקטרוני.

במשרד נוטריון מספר 1, הו צ'י מין סיטי (רחוב פסטר), אנשים מגיעים לבצע הליכים באופן רציף. בתפקידם של אנשים ההולכים לאשר מסמכים, היינו עדים לבוקר של עבודה דחופה של מומחים ונוטריונים. כששאלנו לגבי צילום תמונות בעת אימות נוטריוני של מסמכים, רשומות ויישום אימות נוטריוני אלקטרוני, המומחים כאן ענו בהתלהבות ובבהירות.

בבוקר ה-1 ביולי, רוב משרדי הנוטריונים הפרטיים נאלצו לפנות לרשויות המוסמכות כדי להחליף את החותמות שלהם, בעוד שמשרדי נוטריונים ממלכתיים כמו משרד נוטריון מספר 1 החלו לבצע עבודה על פי תקנות חדשות.

בשיחה עם עיתון SGGP, אמר מר נגוין הו פואנג וין, סגן ראש משרד נוטריון מספר 1 בהו צ'י מין סיטי, כי מבלי להמתין עד ה-1 ביולי, היחידה ערכה הכשרה פנימית, בנתה נהלים לגבי מי עושה מה, כיצד לאחסן וכיצד להמיר רשומות נייר לרשומות אלקטרוניות.

על פי התקנות, החל מ-1 ביולי, יש להמיר רשומות נוטריוניות מודפסות להודעות נתונים לצורך אחסון אלקטרוני עבור עסקאות נוטריוניות. רשומות נוטריוניות שנעשו לפני 1 ביולי 2025 יומרו ויאוחסנו באופן אלקטרוני בהתאם לדרישות התפעוליות של ארגון הנוטריון המנהל את הרשומות.

לדברי מר וין, כיום בהו צ'י מין סיטי כמו גם ברחבי המדינה כולה, אימות נוטריוני אלקטרוני נפרס בכיוונים רבים, והתוכנה נבדקת גם במגוון דרכים. בפרט, תוכנת ה- CMC של הו צ'י מין סיטי אומנה עבור משרד המשפטים, וגם משרדי נוטריונים ראו את גרסת ההדגמה של תוכנת האימות הנוטריוני האלקטרוני. עם זאת, הדבר החשוב ביותר הוא עדיין הצרכים האמיתיים של האנשים.

"כל ארגוני הנוטריון יכולים להצטייד במערכות נוטריון אלקטרוניות, אך אם אנשים אינם זקוקים להן, הם עדיין יבחרו באישור נוטריון על נייר כמו בעבר. רוב אישורי הנוטריון האלקטרוניים משמשים כיום רק בסוכנויות ויחידות הדורשות הגשת מסמכים באופן מקוון", ניתח מר וין.

למרות שעדיין יש דברים רבים לשיפור, מר וין מאמין שאם ייושם בכיוון הנכון, אימות נוטריוני אלקטרוני יביא יתרונות רבים. אם סוכנויות יסנכרנו ויחלקו נתונים, מסמכים מזויפים כמעט ולא יהיו קיימים עוד. מסמכי בעלות מזויפים על קרקע, מסמכי זהות מזויפים, את כל אלה ניתן לבטל אם הנתונים יעברו דיגיטציה, יאומתו באמצעות ביומטריה, טביעות אצבעות, תמונות עיניים... נוטריונים צריכים רק להסתכל למעלה כדי לזהות אותם מיד.

לדברי הנוטריון נגוין הו פואנג וין, שינוי החוק נועד לשרת את הציבור בצורה טובה יותר, אך כדי שההמרה תהיה יעילה באמת, לוקח זמן עד שאנשים מתרגלים אליו, נדרשת תשתית טכנולוגית סינכרונית ושינוי חשיבה מצד נוטריונים וסוכנויות המקבלות מסמכים.

ביום הראשון ליישום החוק החדש, למרות שעדיין יש דברים רבים להתאים, האווירה במשרדי נוטריונים מראה איתות חיובי.

לא כל סוגי המסמכים דורשים תמונה.

לדברי הנוטריון נגוין הו פואנג וין, לא כל סוגי המסמכים דורשים תמונה של החותם בעת אישור נוטריוני. פעילויות אימות נוטריוני בארגוני נוטריון נחלקות לסוגים רבים, כולל אישור עסקאות, אישור עותקים אמיתיים של מקורות, אישור חתימות ואישור חתימות מתרגמים.

מבין אלה, רק אישור עסקאות, המכונה גם מסמכים נוטריוניים, דורש צילום תמונות של כל הצדדים חותמים כדי להבטיח את האותנטיות של העסקה. בנוסף, פעילויות מסוימות כגון אישור עותקים ממקורות, אישור חתימות או אישור חתימה של מתורגמנים אינן דורשות צילום תמונות.

עם זאת, הרגולציה של צילום תמונות בעת אישור עסקאות גורמת לעיתים למצבים של "חצי צחוק חצי בכי". "לדוגמה, אנו מוזמנים לחתום מחוץ למטה, אך זהו מרכז מעצר או מקום בו צילום תמונות אסור. במקרה כזה, צריך להיות קונצנזוס, או שיחידת הנוטריון חייבת להיות גמישה, או שהצד המזמין חייב ליצור תנאים מתאימים. זה לא יכול להיות נוקשה, בוודאי שאחד משני הצדדים יצטרך להתאים את עצמו באופן יזום", שיתף מר וין.

קאם נואונג

מקור: https://www.sggp.org.vn/ngay-dau-ap-dung-luat-cong-chung-moi-nhip-lam-viec-tat-bat-ky-vong-ve-su-thay-doi-lon-post802068.html