חל איסור מוחלט לתפוס, להעביר או להשמיד מסמכים במהלך תהליך ארגון מחדש ארגוני.

(NLĐO) - מסירת המסמכים ומאגרי המסמכים לאחר ארגון מחדש של המבנה הארגוני בוצעה בהתאם לתקנות חוק הארכיון בנוגע לסמכות ניהול.

משרד הפנים שלח לאחרונה מסמך לוועדות העם של המחוזות והערים המרכזיות בנוגע לחיזוק ניהול המסמכים והארכיונים במהלך תהליך ארגון מחדש של המבנה הארגוני של המערכת הפוליטית, בהתאם למסקנה מס' 127-KL/TW של הפוליטביורו.

בהתאם לכך, משרד הפנים מבקש מיושבי ראש ועדות העם של המחוזות והערים להורות בדחיפות על יישום מספר משימות דחופות לחיזוק ניהול המסמכים והארכוב במהלך תהליך ארגון מחדש של מנגנון השלטון המקומי.

כל המסמכים ומסדי הנתונים הנוצרים בפעילותן של סוכנויות וארגונים חייבים להיות מנוהלים באופן מרכזי, אחיד ומאובטח בהתאם לכל אוסף ארכיוני; מסמכים ומסדי נתונים של מסמכים של כל סוכנות או ארגון חייבים להיות מקוטלגים ומקובצים בהתאם לאוסף הארכיוני של אותו סוכנות או ארגון.

"הסוכנות או הארגון יסגרו את ארכיוניהם החל מיום הפסקת הפעילות. הסוכנות או הארגון לא ינפיקו מסמכים מנהליים במסגרת סמכותם החל מיום כניסת תוקף החלטת הרשות המוסמכת בנוגע למיזוג או הפסקת הפעילות", נכתב במסמך משרד הפנים בבירור.

לפני ובמהלך הארגון מחדש של המנגנון המנהלי, משרד הפנים מבקש להמשיך ולשמר מסמכים ומאגרי מידע בארכיוני הארכיונים ההיסטוריים המחוזיים ובארכיוני היחידות המנהליות (או במיקומי האחסון הנוכחיים) לפני הארגון מחדש.

החזקה, העברה או השמדה בלתי מורשית של מסמכים ומאגרי מסמכים אסורים בהחלט; גרימת נזק או אובדן של מסמכים ומאגרי מסמכים במהלך תהליך ארגון מחדש של הארגון אסורים גם כן.

על פי משרד הפנים, ארכיונים היסטוריים ברמת המחוז אחראים על קליטה ותיאום עם ראשי סוכנויות, ארגונים ויחידות מנהליות כדי להמשיך ולשמר את כל המסמכים הארכיוניים ומסדי הנתונים בתוך המחוז, בין אם באתר ובין אם באופן זמני במיקום מרכזי, ומסירת המסמכים לסוכנויות, לארגונים וליחידות המנהליות החדשות לאחר ארגון מחדש ארגוני, בהתאם לסמכות הניהול שלהם.

בנוסף, מסירת המסמכים ומאגרי המסמכים לאחר הרה-ארגון הארגוני בוצעה בהתאם לתקנות חוק הארכיון בנוגע לסמכות ניהול.

משרד הפנים ביקש גם יישום קפדני של תקנות משפטיות בנוגע לניהול ושימוש בחותמות רשמיות ותעודות חתימה דיגיטלית; הגנה על סודות מדינה והבטחת אבטחת מידע, מסמכים ונתונים בעת ביצוע משימות הקשורות לסטטיסטיקה, אריזה, מסירה, אחסון ושימוש במהלך תהליך ארגון מחדש של המבנה הארגוני.

מקור: https://nld.com.vn/nghiem-cam-chiem-giu-chuyen-giao-huy-tai-lieu-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may-196250320210644217.htm