חל איסור מוחלט לתפוס, להעביר או להשמיד מסמכים במהלך תהליך של ארגון מחדש ארגוני.

(NLDO) - מסירת מסמכים ומאגרי מסמכים לאחר סידור ארגוני מתבצעת בהתאם לתקנות החוקיות בנוגע לסמכות ניהול ארכיונים.

משרד הפנים שלח זה עתה מסמך לוועדות העם של המחוזות והערים המרכזיות בנושא חיזוק ניהול עבודת המסמכים והארכיון בתהליך ארגון מחדש של מנגנון המערכת הפוליטית, בהתאם למסקנה מס' 127-KL/TW של הפוליטביורו.

בהתאם לכך, משרד הפנים ביקש מיו"ר ועדת העם של המחוז והעיר להורות בדחיפות על יישום מספר משימות דחופות לחיזוק ניהול עבודת המסמכים והארכיון בתהליך ארגון מחדש של מנגנון השלטון המקומי.

כל המסמכים ומסדי הנתונים שנוצרו במהלך פעילותן של סוכנויות וארגונים חייבים להיות מנוהלים באופן מרכזי, אחיד ומאובטח בהתאם לכל ארכיון; מסמכים ומסדי נתונים של כל סוכנות או ארגון חייבים להיות מרוכזים סטטיסטית וקולקטיבית בהתאם לארכיון של אותו סוכנות או ארגון.

"הסוכנות או הארגון יסגרו את ארכיוניהם החל מיום סיום הפעילות. הסוכנות או הארגון לא ינפיקו מסמכים מנהליים תחת סמכותם החל מיום כניסתה לתוקף של החלטת הרשות המוסמכת על מיזוג או סיום פעילות" - מסמך משרד הפנים קובע בבירור.

לפני ובמהלך הרה-ארגון, משרד הפנים ממליץ כי יש להמשיך ולשמור מסמכים ומסדי נתונים בארכיונים של הארכיון ההיסטורי המחוזי וארכיון הסוכנות (או במקום האחסון הנוכחי) של היחידה המנהלית לפני הרה-ארגון.

חל איסור מוחלט לתפוס, להעביר או להשמיד באופן בלתי חוקי מסמכים ומאגרי מסמכים; אסור לפגוע או לאבד מסמכים ומאגרי מסמכים במהלך תהליך ארגון המנגנון.

על פי משרד הפנים, ארכיונים היסטוריים מחוזיים אחראים על קליטה ותיאום עם ראשי סוכנויות, ארגונים ויחידות מנהליות על מנת להמשיך ולשמר באתר או לשמר באופן זמני את כל המסמכים הארכיוניים ומסדי הנתונים במחוז ולמסור מסמכים בהתאם לסמכות הניהול שלהם לסוכנויות, ארגונים ויחידות מנהליות חדשות לאחר ארגון מחדש של המנגנון.

יחד עם זאת, מסירת מסמכים ומאגרי מסמכים לאחר הסידור הארגוני מתבצעת בהתאם להוראות החוק בנושא סמכות ניהול ארכיונים.

משרד הפנים ביקש גם יישום קפדני של תקנות משפטיות בנוגע לניהול ושימוש בחותמות ותעודות חתימה דיגיטלית עבור שירות ציבורי מיוחד; הגנה על סודות מדינה והבטחת אבטחת מידע, מסמכים ונתונים בעת ביצוע משימות סטטיסטיות, אריזה, מסירה, שימור ושימוש בתהליך ארגון מחדש של המנגנון.

מקור: https://nld.com.vn/nghiem-cam-chiem-giu-chuyen-giao-huy-tai-lieu-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may-196250320210644217.htm