להסתגל בגמישות, לשפר את איכות השירות.

ממשלת המחוז (החדשה) של קואנג טרי החלה לפעול רשמית במסגרת מודל דו-שכבתי ב-1 ביולי 2025. יחד עם זאת, מערכת הארגון המנהלית בכל הרמות, כולל מרכז השירות המנהלי הציבורי המחוזי (PVHCC), הותאמה מבחינת המודל, הפונקציות והיקף הפעילות. בימים הראשונים של מיזוג המחוז, המרכז פעל בצורה חלקה, והפגין הכנה יסודית, גמישות בהתאמה אישית ומחויבות חזקה לרפורמה לטובת האזרחים והעסקים.

אנשים עוברים הליך להחרמת החותמות שלהם.

הסתגלות גמישה, פעולה יציבה.

מיזוג הגבולות המנהליים הוביל להתאמות במבנה הארגוני ובתפקודים התפעוליים של יחידות השירות הציבורי. עבור מרכז השירות הציבורי המחוזי קוואנג טרי שהוקם לאחרונה - יחידה מנהלית תחת משרד הוועדה העממית המחוזי - צו מס' 118/2025/ND-CP על יישום הליכים מנהליים במסגרת מנגנוני נקודת עצירה אחת ומנגנוני נקודת עצירה אחת משולבים במחלקת השירות האחד ובפורטל השירות הציבורי הלאומי, שיצא ב-9 ביוני 2025 ונכנס לתוקף החל מ-1 ביולי, יצר מסגרת משפטית איתנה, ועיצב מחדש את תפקידו ואחריותו של המרכז בשלב החדש.

בהתאם לכך, תפקידי המרכז הורחבו והתמקצעו, תוך התמקדות בניהול המדינה של בקרת הליכים מנהליים, יישום מנגנוני "נקודת עצירה אחת" ומנגנוני "נקודת עצירה אחת" משולבים, וניהול הליכים מנהליים באופן אלקטרוני; דיגיטציה של רשומות ותוצאות של פתרונות הליכים מנהליים; ייעוץ והצעת פתרונות לרפורמה בהליכים מנהליים; הבטחת שקיפות בהליכים מנהליים; קבלה ועיבוד של משוב והצעות מאזרחים ועסקים ועוד.

כדי להסתגל במהירות, החליט המחוז לשמור על שני מוקדי פעילות מקבילים למרכז בשני רובעים: דונג הוי ודונג הא. זהו פתרון גמיש שיבטיח את השירות הטוב ביותר לאנשים בשני האזורים הגיאוגרפיים הישנים.

כבר מהימים הראשונים של הפעילות, שני המתקנים עבדו במרץ ובסינכרון. אווירת העבודה הייתה דחופה ואינטנסיבית. הצוות שקיבל ישירות בקשות היה מאויש במלואו, מצויד בתוכנות תומכות והעברת נתונים מסונכרנת, מה שהבטיח שכל העסקאות יתנהלו בצורה חלקה.

פקידים רבים הגיעו למקום מוקדם מאוד כדי להכין מסמכים, לפתוח את התוכנה ולסקור נתונים. אזרחים שהגיעו להשלים את ההליכים הודו כולם על תמיכתם המסורה של הפקידים, במיוחד בהדרכתם במילוי הטפסים החדשים ובהכנת המסמכים בהתאם לרשימת השינויים המעודכנת.

"עומס העבודה כבד יותר, הלחץ גדול יותר, אך אנו מכירים בכך כשלב מכריע, ועלינו להכפיל את מאמצינו לבנות אמון בקרב האנשים במערכת החדשה", שיתפה גב' פאם טי טאו ניהי, מומחית במשרד התעשייה והמסחר.

ראוי לציין כי לאחר המיזוג, היה צורך לבחון, להתאים ולאחד את כל מערכת הנתונים, נקודות הקשר עבור סוכנויות וארגונים, חותמות וחתימות דיגיטליות של המחלקות והסוכנויות של שני הפרובינציות לשעבר. לכן, בתוך הימים הראשונים בלבד לפעילות הממשל החדש, רשם המרכז עלייה במספר הבקשות הקשורות לביטול והחלפה של חותמות, כמו גם בנהלים לשינוי פרטי רישום מנהליים. ביום הפעילות הראשון בלבד, מרכז השירות הציבורי המחוזי בשני המיקומים קיבל 1,547 בקשות הקשורות לביטול והחלפה של חותמות, כאשר 1,222 בקשות במיקום 1 ו-325 בקשות במיקום 2.

כדי להבטיח שירות בזמן לסוכנויות וליחידות, מחלקת הניהול המנהלי והסדר החברתי של משטרת מחוז קוואנג טרי הקצתה שוטרים וחיילים נוספים לקבלת בקשות, גם מחוץ לשעות העבודה הרגילות. כתוצאה מכך, זמן הטיפול מהיר ונוח למדי. "באתי כדי להשלים את הליך ביטול החותם של אגודת הקשישים לשעבר של קהילת היי נין. התהליך היה מהיר ונוח למדי, כך שלקח רק כ-30 דקות להשלמת ההליך", שיתף מר לה נגוק צ'או (קהילת טרונג נין).

מספר האנשים שהגיעו לבצע עסקאות במרכז השירות המנהלי הציבורי המחוזי בימים הראשונים לאחר המיזוג היה גדול למדי.

אישור תפקידה של הממשלה המודרנית כ"שער לשירות".

כדי להבטיח שמערכת המנהל הציבורי תישאר ללא הפרעות לאחר ה-1 ביולי, המחוז יישם תוכנית תפעולית בשלושה שלבים: הכנה, בדיקה והשלמה. לפני ההשקה הרשמית, נבדקו, הוקצו מחדש וסונכרנו התשתית הטכנית, התוכנה המשותפת, חשבונות הצוות, כוח האדם וציוד המשרד. מחלקות וסוכנויות גם העבירו אחריות וארגנו הכשרה לפקידים ולעובדי מדינה בנוגע להליכים לטיפול בהליכים מנהליים במסגרת הגבולות המנהליים החדשים ומערכת הסוכנויות.

בנוסף לארגון מחדש של המבנה שלו, המרכז מיישם באופן פעיל גם תוכנית טרנספורמציה דיגיטלית ורפורמה מנהלית לקראת מקצועיות ומודרניות. תחומי המיקוד העיקריים כוללים: עדכון כל נתוני ההליכים המנהליים, כולל שמות הסוכנויות המובילות ומיקומים חדשים; שדרוג תוכנת השירות האלקטרוני האחד-נקודתי לשילוב עם פורטל השירות הציבורי הלאומי; עריכת סקרי שביעות רצון אזרחים; ועריכה וסיווג של נהלים חדשים שנוצרו כתוצאה ממיזוגים כדי לספק הנחיות סטנדרטיות.

מר הו ואן טאן, סגן מנהל מרכז השירות הציבורי המחוזי, אמר: "ניתן לומר כי הפעילות היציבה של המרכז לאחר המיזוג היא תוצאה של הכנה יסודית, תיאום יעיל בין מחלקות וסוכנויות, ונחישות לרפורמה בממשל מצד ועדת המפלגה המקומית והממשלה. עם זאת, מלבד הזדמנויות גדולות, המרכז ניצב גם בפני אתגרים רבים, הדורשים גמישות ונחישות גבוהה. שילוב שתי מערכות הנתונים המנהליות של שתי הפרובינציות הקודמות הוא משימה מורכבת, הדורשת דיוק וזמן גבוהים. כל שגיאה או עיכוב עלולים להשפיע על תהליך הטיפול בהליכים המנהליים."

יש להבטיח לחלוטין את הקישוריות הטכנית והתפעולית בין המרכז הראשי בדונג הוי לבין המתקן השני בדונג הא. יתר על כן, בהתחשב באזור הגיאוגרפי הגדול יותר, הבטחת תיאום חלק בין מחלקות, סוכנויות ורמות ממשל לטיפול בהליכים מנהליים באמצעות המנגנון המקושר היא קריטית. יש צורך במנגנון פיקוח ובקרה קפדני כדי למנוע התחמקות מאחריות או זמני טיפול ממושכים.

כדי להתגבר על אתגרים ולנצל באופן מלא הזדמנויות, המרכז ממשיך לשפר את המסגרת המוסדית שלו, לקדם את יישום טכנולוגיית המידע, לחזק את הכשרת משאבי אנוש איכותיים, ובעיקר לבנות תרבות של שירות מקצועי ומסור.

בנחישות ובמאמץ קולקטיבי, המרכז מוכיח בהדרגה את תפקידו כ"שער שירותים" של ממשל מודרני, ומספק שירותים יעילים ומקיפים, ובמקביל מסמל את רוח החדשנות, היצירתיות והאחדות לאחר המיזוג. זהו גם אחד הסימנים הראשונים והברורים ביותר של מחוז מאוחד חדש, שצפוי להתפתח במהירות ובת קיימא בעתיד.

שקט נפשי

מקור: https://baoquangtri.vn/thich-ung-linh-hoat-nang-cao-chat-luong-phuc-vu-195534.htm