डाक नॉन्ग में "कागज़ रहित बैठक कक्ष" मॉडल से लाभ

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दिसंबर 2022 में होने वाले अपने पाँचवें सत्र से, डाक विल कम्यून (क्यू जट) की पीपुल्स काउंसिल अपने पाँचवें कार्यकाल, 2021-2026, के लिए एक कागज़ रहित सत्र लागू करेगी। तदनुसार, सत्रों से पहले, कम्यून की पीपुल्स काउंसिल और प्रतिनिधियों को ज़ालो समूह "पीपुल्स काउंसिल प्रतिनिधियों" के माध्यम से सत्र से संबंधित दस्तावेज़ों तक पहुँच प्राप्त होगी।

बैठक की विषय-वस्तु की आवश्यकताओं को सुनिश्चित करने के लिए शोध और तैयारी हेतु दस्तावेज़ों को कंप्यूटर और फ़ोन पर डाउनलोड किया जाता है। इस प्रकार जानकारी प्राप्त करने से बैठक के दस्तावेज़ों को शीघ्रता से स्थानांतरित करने में मदद मिलती है, जिससे संगठन में दस्तावेज़ों की छपाई का समय और लागत कम होती है।

डाक विल कम्यून (क्यू जट) की जन परिषद की उपाध्यक्ष सुश्री गुयेन थी थुयेन ने कहा: "पिछली बैठकों में, दस्तावेज़ों की तैयारी और मुद्रण मैन्युअल रूप से किया जाता था, जिसमें बहुत समय लगता था और यह महंगा भी था, और दस्तावेज़ व्यवस्था प्रक्रिया के दौरान दस्तावेज़ों में त्रुटियाँ भी होती थीं। कागज़ रहित बैठकों को लागू करने और दस्तावेज़ भेजने और प्राप्त करने के लिए ज़ालो सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने से कई व्यावहारिक लाभ मिलते हैं, जिससे दस्तावेज़ों की छपाई और तैयारी की लागत और समय की बचत होती है। प्रतिनिधियों के पास अपनी गतिविधियों के लिए दस्तावेज़ों पर शोध करने और उन्हें संग्रहीत करने का भी समय होता है, जिससे बैठकों में बेहतर चर्चा और प्रश्न पूछने में मदद मिलती है।"

dakwil(1).jpg — डाक विल कम्यून पीपुल्स काउंसिल (क्यू जट) ने ज़ालो के माध्यम से प्रतिनिधियों को बैठक से संबंधित दस्तावेज पहले ही भेजकर कागज रहित बैठक लागू की।

जिया न्हिया शहर में, न्हिया तान और क्वांग थान वार्डों की पीपुल्स कमेटियों के लिए "पेपरलेस मीटिंग रूम" मॉडल के एक वर्ष के संचालन के बाद, पेपरलेस मीटिंग रूम मॉडल के माध्यम से लगभग 30 बैठकें आयोजित की गईं।

बैठकों के दौरान, आयोजन समिति ने क्यूआर कोड और वाई-फ़ाई पासवर्ड सार्वजनिक रूप से जारी किए। प्रतिभागियों को शोध के लिए दस्तावेज़ डाउनलोड करने हेतु क्यूआर कोड स्कैन करने के लिए बस अपने स्मार्टफ़ोन या कंप्यूटर का उपयोग करना होगा। ये कार्य त्वरित हैं, समय और स्टेशनरी की लागत बचाते हैं, और सूचना भंडारण को और अधिक सुविधाजनक बनाते हैं।

नघिया टैन वार्ड (जिया नघिया) के पीपुल्स कमेटी कार्यालय की एक सिविल सेवक सुश्री डांग थी क्येन ने साझा किया: "बैठकों में, सभी प्रतिनिधियों के लिए दस्तावेज़ डाउनलोड करने हेतु स्कैन करने हेतु केवल क्यूआर कोड का उपयोग करें। बैठक की तैयारी करते समय इसके कई फायदे हैं, दस्तावेज़ उपलब्ध कराने का समय कम हो जाएगा, स्टेशनरी लागत और मुद्रण समय की बचत होगी। क्यूआर कोड से दस्तावेज़ डाउनलोड करना बहुत सरल और आसान है"।

z3739116193325_d4511454da2ba8ad2fa7e9db96e0869c(1).jpg — डाक नोंग प्रांत के हो ची मिन्ह कम्युनिस्ट यूथ यूनियन के चौथे सम्मेलन, 2022-2027 में प्रतिनिधि दस्तावेज़ डाउनलोड करने के लिए क्यूआर कोड स्कैन करते हुए

आंकड़ों के अनुसार, पूरे प्रांत में 50 से ज़्यादा एजेंसियाँ और इकाइयाँ हैं जिन्होंने पारंपरिक मीटिंग रूम मॉडल को "पेपरलेस मीटिंग रूम" में बदलना शुरू कर दिया है। वास्तविक परिस्थितियों के अनुसार, एजेंसियाँ और इकाइयाँ इस बदलाव को लचीले और उचित तरीके से लागू करती हैं, जिससे बैठकों के आयोजन में दोगुनी दक्षता आती है।

स्थानीय आकलन के अनुसार, पारंपरिक बैठक कक्षों से "कागज़ रहित बैठक कक्षों" में रूपांतरण, डिजिटल परिवर्तन के संदर्भ में कार्यों के कार्यान्वयन की आवश्यकताओं को पूरा करता है। अधिकारी, सिविल सेवक, सरकारी कर्मचारी, और एजेंसियों, इकाइयों और स्थानीय निकायों के प्रतिनिधि भी धीरे-धीरे "कागज़ रहित बैठक कक्ष" मॉडल के अनुसार बैठकें आयोजित करने के तरीकों के अभ्यस्त हो रहे हैं।

"पेपरलेस मीटिंग रूम" के कार्यान्वयन से बैठक प्रतिभागियों के बीच बातचीत बढ़ाने, एजेंसियों और इकाइयों के निर्देशन और संचालन की गुणवत्ता में सुधार लाने में भी मदद मिलती है। "पेपरलेस मीटिंग रूम" के कार्यान्वयन से प्रशासनिक सुधार की गुणवत्ता में सुधार और डिजिटल परिवर्तन लक्ष्य को पूरा करने में भी मदद मिलती है, जिससे यह सुनिश्चित होता है कि 2023 के अंत तक, ऑनलाइन सेवाओं का उपयोग करने वाले 100% लोगों और व्यवसायों की पहचान और प्रमाणीकरण निर्बाध रूप से हो और केंद्र से लेकर स्थानीय स्तर तक सभी सरकारी प्रणालियों में एकीकृत हो।

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