संगठनात्मक पुनर्गठन प्रक्रिया के दौरान दस्तावेजों को जब्त करना, स्थानांतरित करना या नष्ट करना सख्त वर्जित है।

(एनएलडीओ) - संगठनात्मक संरचना के पुनर्गठन के बाद दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस का हस्तांतरण प्रबंधन प्राधिकरण से संबंधित अभिलेखीय कानून विनियमों के अनुसार किया गया।

गृह मंत्रालय ने हाल ही में प्रांतों और केंद्र शासित शहरों की जन समितियों को एक दस्तावेज भेजा है, जिसमें पोलित ब्यूरो के निष्कर्ष संख्या 127-केएल/टीडब्ल्यू के अनुसार राजनीतिक व्यवस्था की संगठनात्मक संरचना के पुनर्गठन की प्रक्रिया के दौरान दस्तावेज़ और अभिलेखागार प्रबंधन को मजबूत करने के संबंध में जानकारी दी गई है।

तदनुसार, गृह मंत्रालय प्रांतों और शहरों की जन समितियों के अध्यक्षों से अनुरोध करता है कि वे स्थानीय सरकारी तंत्र के पुनर्गठन की प्रक्रिया के दौरान दस्तावेज़ प्रबंधन और अभिलेखन के प्रबंधन को मजबूत करने के लिए कई अत्यावश्यक कार्यों के कार्यान्वयन का तत्काल निर्देश दें।

एजेंसियों और संगठनों की गतिविधियों में उत्पन्न सभी दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस को प्रत्येक अभिलेखीय संग्रह के अनुसार केंद्रीय रूप से, एकसमान रूप से और सुरक्षित रूप से प्रबंधित किया जाना चाहिए; किसी भी एजेंसी या संगठन के दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस को उस एजेंसी या संगठन के अभिलेखीय संग्रह के अनुसार सूचीबद्ध और संकलित किया जाना चाहिए।

गृह मंत्रालय के दस्तावेज़ में स्पष्ट रूप से कहा गया है, "संस्था या संगठन को परिचालन बंद होने की तिथि से अपने अभिलेखागार बंद करने होंगे। सक्षम प्राधिकारी द्वारा विलय या परिचालन बंद करने के संबंध में लिए गए निर्णय के प्रभावी होने की तिथि से संस्था या संगठन अपने अधिकार क्षेत्र के अंतर्गत कोई प्रशासनिक दस्तावेज़ जारी नहीं करेगा।"

प्रशासनिक तंत्र के पुनर्गठन से पहले और उसके दौरान, गृह मंत्रालय अनुरोध करता है कि दस्तावेजों और डेटाबेस को पुनर्गठन से पहले प्रांतीय ऐतिहासिक अभिलेखागारों और प्रशासनिक इकाइयों के अभिलेखागारों (या वर्तमान भंडारण स्थानों) में संरक्षित रखा जाए।

दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस का अनधिकृत कब्ज़ा, हस्तांतरण या विनाश सख्त वर्जित है; संगठनात्मक पुनर्गठन प्रक्रिया के दौरान दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस को नुकसान पहुंचाना या खोना भी वर्जित है।

गृह मंत्रालय के अनुसार, प्रांतीय स्तर के ऐतिहासिक अभिलेखागार प्रांत के भीतर सभी अभिलेखीय दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस को संरक्षित करने के लिए एजेंसियों, संगठनों और प्रशासनिक इकाइयों के प्रमुखों के साथ समन्वय स्थापित करने और उन्हें प्राप्त करने के लिए जिम्मेदार हैं, चाहे वह स्थल पर हो या अस्थायी रूप से एक केंद्रीकृत स्थान पर, और संगठनात्मक पुनर्गठन के बाद, उनके प्रबंधन अधिकार के अनुसार, दस्तावेजों को नई एजेंसियों, संगठनों और प्रशासनिक इकाइयों को सौंपने के लिए भी जिम्मेदार हैं।

इसके अतिरिक्त, संगठनात्मक पुनर्गठन के बाद दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस का हस्तांतरण प्रबंधन प्राधिकरण से संबंधित अभिलेखीय कानून के नियमों के अनुसार किया गया।

गृह मंत्रालय ने आधिकारिक मुहरों और डिजिटल हस्ताक्षर प्रमाणपत्रों के प्रबंधन और उपयोग पर कानूनी नियमों के कड़ाई से कार्यान्वयन का भी अनुरोध किया; संगठनात्मक संरचना के पुनर्गठन की प्रक्रिया के दौरान सांख्यिकी, पैकेजिंग, हस्तांतरण, भंडारण और उपयोग से संबंधित कार्यों को करते समय राज्य के रहस्यों की सुरक्षा और सूचना, दस्तावेजों और डेटा की सुरक्षा सुनिश्चित करने का भी अनुरोध किया।

स्रोत: https://nld.com.vn/nghiem-cam-chiem-giu-chuyen-giao-huy-tai-lieu-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may-196250320210644217.htm