संगठनात्मक पुनर्गठन की प्रक्रिया के दौरान दस्तावेजों को जब्त करना, स्थानांतरित करना या नष्ट करना सख्त वर्जित है।

(एनएलडीओ) - संगठनात्मक व्यवस्था के बाद दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस का हस्तांतरण अभिलेखीय प्रबंधन प्राधिकरण पर कानूनी विनियमों के अनुसार किया जाता है।

गृह मंत्रालय ने पोलित ब्यूरो के निष्कर्ष संख्या 127-केएल/टीडब्ल्यू के अनुसार राजनीतिक प्रणाली के तंत्र को पुनर्गठित करने की प्रक्रिया में दस्तावेज़ और अभिलेखीय कार्य के प्रबंधन को मजबूत करने पर प्रांतों और केंद्र द्वारा संचालित शहरों की जन समितियों को एक दस्तावेज भेजा है।

तदनुसार, गृह मंत्रालय ने प्रांत और शहर की पीपुल्स कमेटी के अध्यक्ष से अनुरोध किया कि वे स्थानीय सरकारी तंत्र के पुनर्गठन की प्रक्रिया में दस्तावेज़ और अभिलेखीय कार्य के प्रबंधन को मजबूत करने के लिए कई आवश्यक कार्यों के कार्यान्वयन का तत्काल निर्देश दें।

एजेंसियों और संगठनों की गतिविधियों के दौरान बनाए गए सभी दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस को प्रत्येक संग्रह के अनुसार केंद्रीय रूप से, समान रूप से और सुरक्षित रूप से प्रबंधित किया जाना चाहिए; किसी भी एजेंसी या संगठन के दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस को उस एजेंसी या संगठन के संग्रह के अनुसार गिना और एकत्र किया जाना चाहिए।

"संचालन की समाप्ति की तिथि से एजेंसियों और संगठनों के अभिलेखागार को बंद करना। एजेंसियां और संगठन, संचालन के विलय या समाप्ति पर सक्षम प्राधिकारी के निर्णय के प्रभावी होने की तिथि से अपने अधिकार के तहत प्रशासनिक दस्तावेज जारी नहीं करेंगे" - गृह मंत्रालय के दस्तावेज़ में स्पष्ट रूप से कहा गया है।

संगठनात्मक पुनर्गठन से पहले और उसके दौरान, गृह मंत्रालय यह सिफारिश करता है कि दस्तावेजों और डेटाबेस को पुनर्गठन से पहले प्रशासनिक इकाई के प्रांतीय ऐतिहासिक अभिलेखागार और एजेंसी अभिलेखागार (या वर्तमान भंडारण स्थान) के अभिलेखागार में संरक्षित किया जाना जारी रहना चाहिए।

दस्तावेजों और दस्तावेज डेटाबेस को अवैध रूप से रखना, स्थानांतरित करना या नष्ट करना सख्त मना है; तंत्र को पुनर्गठित करने की प्रक्रिया के दौरान दस्तावेजों और दस्तावेज डेटाबेस को नुकसान पहुंचाने या खोने की अनुमति नहीं है।

गृह मंत्रालय के अनुसार, प्रांतीय ऐतिहासिक अभिलेखागार एजेंसियों, संगठनों और प्रशासनिक इकाइयों के प्रमुखों के साथ समन्वय स्थापित करने और उन्हें प्राप्त करने के लिए जिम्मेदार हैं, ताकि प्रांत में सभी अभिलेखीय दस्तावेजों और दस्तावेज डेटाबेस को साइट पर संरक्षित या अस्थायी रूप से संरक्षित किया जा सके और तंत्र के पुनर्गठन के बाद नई एजेंसियों, संगठनों और प्रशासनिक इकाइयों को उनके प्रबंधन प्राधिकरण के अनुसार दस्तावेज सौंपे जा सकें।

इसके साथ ही, संगठनात्मक व्यवस्था के बाद दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस का हस्तांतरण अभिलेखीय प्रबंधन प्राधिकरण पर कानून के प्रावधानों के अनुसार किया जाता है।

गृह मंत्रालय ने सार्वजनिक सेवा के लिए मुहरों और डिजिटल हस्ताक्षर प्रमाणपत्रों के प्रबंधन और उपयोग पर कानूनी नियमों के सख्त कार्यान्वयन का भी अनुरोध किया; राज्य के रहस्यों की सुरक्षा और सांख्यिकीय कार्यों को निष्पादित करते समय सूचना, दस्तावेजों और डेटा की सुरक्षा सुनिश्चित करना, तंत्र को पुनर्गठित करने की प्रक्रिया में पैकेजिंग, हैंडओवर, संरक्षण और उपयोग।

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स्रोत: https://nld.com.vn/nghiem-cam-chiem-giu-chuyen-giao-huy-tai-lieu-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may-196250320210644217.htm