डेटा डिजिटलीकरण: बाक निन्ह की उपयोगिता, सुरक्षा और ज्ञान मूल्य में वृद्धि

डेटा डिजिटलीकरण न केवल भंडारण विधियों में बदलाव की कहानी है, बल्कि आधुनिक सरकारों के ज्ञान प्रबंधन में एक रणनीतिक कदम भी है। बाक निन्ह में, ऐतिहासिक अभिलेखों के डिजिटलीकरण के स्पष्ट परिणाम सामने आ रहे हैं: 36 लाख से ज़्यादा पृष्ठों के दस्तावेज़ों को इलेक्ट्रॉनिक डेटा में परिवर्तित किया गया है, जिससे लोगों और संगठनों को आसानी से खोज करने, प्रसंस्करण समय को दर्जनों गुना कम करने और सुरक्षा एवं कानूनी मूल्य में सुधार करने में मदद मिली है। एक बड़े कागज़ी संग्रह से, बाक निन्ह एक "डिजिटल ज्ञान भंडार" का निर्माण कर रहा है - जो डिजिटल युग में ई-सरकार, डिजिटल अर्थव्यवस्था और डिजिटल समाज की सेवा के लिए एक मंच है।

पहले, किसी व्यक्तिगत रिकॉर्ड, प्रशासनिक निर्णय या स्नातक छात्र के डेटा को खोजने में कागज़ों के ढेर में घंटों लग जाते थे, लेकिन अब सिस्टम को सटीक, पूर्ण और कानूनी रूप से मान्य परिणाम देने के लिए बस कुछ कीवर्ड और कुछ मिनटों की ही ज़रूरत होती है। न्गो सी लिएन सेकेंडरी स्कूल की शिक्षिका सुश्री गुयेन थी थू हुआंग का मामला इसका एक विशिष्ट उदाहरण है: "सुश्री गुयेन थी थू हुआंग की इंटर्नशिप समाप्त करने का निर्णय" सर्च कमांड से, 1993 की फ़ाइल तीन मिनट से भी कम समय में प्राप्त हो गई। या न्गोक सोन सेकेंडरी स्कूल की शिक्षिका सुश्री फाम थी न्गोक हा की तरह, उन्होंने 1969-1985 के स्नातकों की सूची कुछ ही सर्च ऑपरेशन में आसानी से ढूंढ ली।

2022 से 2024 तक, बाक निन्ह गृह विभाग ने इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखागार प्रबंधन सॉफ़्टवेयर को लागू करने के लिए एक परामर्श इकाई के साथ समन्वय किया है, जिससे डेटा प्रविष्टि, खोज, पहुँच प्राधिकरण और परिवर्तन निगरानी सुविधाओं को बेहतर बनाया जा सके। 31,300 से अधिक अभिलेखों, जो 33 लाख A4 दस्तावेज़ पृष्ठों के बराबर हैं, का डिजिटलीकरण किया गया है, जिनमें मुख्य रूप से 1948-2014 की अवधि के दौरान प्रांतीय जन समिति और विभागों व शाखाओं के निर्देशात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ शामिल हैं। हर साल, औसतन दस लाख से ज़्यादा पाठक इस प्रणाली का उपयोग करते हैं, और 1,500 ऑनलाइन फ़ाइल एक्सप्लॉइटेशन के साथ, इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखागार की व्यावहारिक अनुप्रयोग प्रभावशीलता को प्रदर्शित करता है।

बाक निन्ह ऐतिहासिक अभिलेखागार केंद्र क्रमांक 1 के निदेशक श्री डांग क्वांग सोन के अनुसार, डिजिटल तकनीक पहले की तुलना में खोज समय को 20-30 गुना कम करने में मदद करती है, साथ ही पहुँच नियंत्रण, उपयोगकर्ता प्राधिकरण और परिवर्तन इतिहास की रिकॉर्डिंग के माध्यम से सुरक्षा सुनिश्चित करती है। श्री सोन ने ज़ोर देकर कहा, "पाया गया प्रत्येक दस्तावेज़ न केवल एक प्रशासनिक दस्तावेज़ है, बल्कि संरक्षित स्मृति का एक हिस्सा, एक पुनर्स्थापित कानूनी मूल्य और डिजिटल परिवर्तन की प्रभावशीलता का प्रमाण भी है।"

डिजिटल ज्ञान आधार का निर्माण - मूल्य का संरक्षण

अभिलेखीय दस्तावेजों को डिजिटल बनाने की परियोजना का उद्देश्य न केवल कार्य-प्रणालियों में सुधार लाना है, बल्कि "पारंपरिक अभिलेखागार" के मॉडल को "आधुनिक ज्ञान प्रबंधन" में बदलना भी है। एक अलग दस्तावेज़ भंडार से, बाक निन्ह ऐतिहासिक अभिलेखागार केंद्र संख्या 1 ने एक परस्पर संबद्ध डेटा पारिस्थितिकी तंत्र का निर्माण किया है, जहाँ प्रत्येक दस्तावेज़, प्रस्ताव, आधिकारिक प्रेषण और लोक सेवक फ़ाइल को समय, जारी करने वाली एजेंसी, क्षेत्र और विषय के अनुसार टैग और लिंक किया जाता है। एक "ज्ञान संग्रह" का निर्माण उपयोगकर्ताओं को संदर्भ के अनुसार जानकारी का उपयोग करने में मदद करता है, जिससे विश्लेषण, आँकड़े संकलित करने और प्रशासन, अनुसंधान, शिक्षा , संस्कृति और कानून जैसे कई उद्देश्यों के लिए डेटा का उपयोग करने की क्षमता खुलती है।

हालाँकि, डिजिटलीकरण की यात्रा कई चुनौतियों का भी सामना करती है। कुछ दस्तावेज़ दशकों पुराने हैं और उनकी भौतिक स्थिति ख़राब हो चुकी है, जिससे डेटा की स्कैनिंग, पहचान और सुधार मुश्किल हो जाता है। कई दस्तावेज़ों में सारांश नहीं होते हैं और उनका प्रारूप भी एकीकृत नहीं होता है, जिसके कारण समय लेने वाली व्यावसायिक प्रक्रिया की आवश्यकता होती है। इसके अलावा, वर्तमान नियमों के अनुसार प्रक्रिया की स्वीकृति, डिजिटल उत्पादों का मूल्यांकन और स्वीकृति में भी लंबा समय लगता है, जिससे प्रगति प्रभावित होती है। दूसरी ओर, चूँकि भंडारण सर्वर विज्ञान एवं प्रौद्योगिकी विभाग में स्थित है, इसलिए जब ट्रांसमिशन लाइन में कोई समस्या आती है, तो उपयोग अस्थायी रूप से बाधित होता है। आज तक, डिजिटल दस्तावेज़ों की दर गोदाम में संग्रहीत कुल दस्तावेज़ों (2020 तक) का लगभग 75% ही पहुँच पाई है, जबकि केंद्र को हर साल बड़ी मात्रा में नए दस्तावेज़ प्राप्त होते रहते हैं।

इस सीमा को पार करने और पैमाने का निरंतर विस्तार करने के लिए, बाक निन्ह प्रांत की जन समिति ने लगभग 23 अरब वीएनडी के कुल बजट के साथ "2025-2029 की अवधि के लिए प्रांतीय ऐतिहासिक अभिलेखागार में दस्तावेजों का डिजिटलीकरण" परियोजना को मंजूरी दी है। इसका उद्देश्य प्रांतीय जन समिति, विभागों और शाखाओं के प्रशासनिक दस्तावेजों के अतिरिक्त 38 लाख ए4 पृष्ठों का डिजिटलीकरण करना है। यह प्रांत के संपूर्ण डिजिटल प्रशासनिक डेटा वेयरहाउस को पूरा करने की दिशा में एक महत्वपूर्ण कदम है, जो "इलेक्ट्रॉनिक सरकार - इलेक्ट्रॉनिक भंडारण - इलेक्ट्रॉनिक नागरिकों की सेवा" के मॉडल की ओर अग्रसर है।

योजना के अनुसार, गृह विभाग डेटा की सटीकता, पूर्णता और सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए संबंधित एजेंसियों और इकाइयों के साथ कार्यान्वयन और समन्वय का बीड़ा उठाएगा। बाक निन्ह ऐतिहासिक अभिलेखागार केंद्र संख्या 1, प्रतिष्ठित प्रौद्योगिकी भागीदारों का चयन करने, विशेष डिजिटलीकरण टीमों का गठन करने और नागरिकों को डिजिटल डेटा का उपयोग करने में मार्गदर्शन देने के लिए संचार को बढ़ावा देने के लिए ज़िम्मेदार है। 2025 के मध्य तक, केंद्र प्रांतीय जन समिति और शिक्षा एवं प्रशिक्षण, विज्ञान एवं प्रौद्योगिकी विभागों के 3,30,000 से अधिक पृष्ठों के दस्तावेज़ों का डिजिटलीकरण कर चुका होगा, जिससे अगले चरण के लिए एक आधार तैयार हो जाएगा।

बाक निन्ह मॉडल की खासियत डिजिटल स्टोरेज इन्फ्रास्ट्रक्चर का बहुस्तरीय विकेन्द्रीकृत सुरक्षा के साथ एकीकरण है। यह प्रणाली न केवल त्वरित खोज की अनुमति देती है, बल्कि एक्सेस लॉग्स को भी ट्रैक करती है, असामान्यताओं का पता लगाती है और मूल डेटा की पूर्ण सुरक्षा करती है। यह सरकार द्वारा 2030 तक राष्ट्रीय डेटा रणनीति को बढ़ावा देने के संदर्भ में एक महत्वपूर्ण मानदंड है, जिसके तहत स्थानीय लोगों को स्टोरेज मॉडल को "दस्तावेज़ रखने" से "डेटा एसेट प्रबंधन" में बदलने की आवश्यकता है।

व्यापक दृष्टिकोण से, बैक निन्ह एक स्मार्ट स्टोरेज मॉडल तैयार कर रहा है जहाँ पुराना डेटा भविष्य के लिए एक संसाधन बन जाता है। जब ऐतिहासिक दस्तावेज़ों को डिजिटल, लिंक और सुरक्षित किया जाता है, तो वे न केवल प्रशासनिक कार्यों में सहायक होते हैं, बल्कि विश्लेषणात्मक अनुप्रयोगों, पूर्वानुमान, नीति अनुसंधान और स्थानीय इतिहास शिक्षा के लिए भी एक आधार तैयार करते हैं।

कुल मिलाकर, बाक निन्ह की अभिलेखीय डिजिटलीकरण परियोजना डिजिटल परिवर्तन के लिए एक स्थायी दृष्टिकोण प्रदर्शित करती है, जो न केवल "कागज़ को डेटा में परिवर्तित" करती है, बल्कि "दस्तावेजों को ज्ञान में, ज्ञान को मूल्य में परिवर्तित" करती है। जब अभिलेखों के संग्रहण, खोज और प्रबंधन की पूरी प्रक्रिया स्वचालित और पारदर्शी होती है, तो बाक निन्ह न केवल स्थानीय प्रशासनिक स्मृति को सुरक्षित रखता है, बल्कि एक स्मार्ट सरकार के लिए एक डेटा प्लेटफ़ॉर्म भी बनाता है, जो डिजिटल युग में लोगों और व्यवसायों की अधिक प्रभावी ढंग से सेवा करता है।

विज्ञान और प्रौद्योगिकी संचार केंद्र

स्रोत: https://mst.gov.vn/so-hoa-du-lieu-nang-cao-tien-ich-bao-mat-va-gia-tri-tri-thuc-cua-bac-ninh-197251021190245633.htm