अतिथि बैठक में भाग लेने और डिजिटल प्लेटफॉर्म पर सामग्री प्राप्त करने के लिए क्यूआर कोड को स्कैन करते हैं।

डिजिटल प्लेटफॉर्म एक "सहायता प्रणाली" के रूप में कार्य करते हैं।

हाल ही में विज्ञान एवं प्रौद्योगिकी विभाग (डीएसटी) से सम्मेलनों और सेमिनारों के निमंत्रण प्राप्त होने पर कुछ अतिथि काफी असमंजस में थे। निमंत्रण में लिखा था: "सम्मेलन में उपस्थित लोगों के सत्यापन के लिए तकनीक का उपयोग किया जाता है। अतिथियों को अपने क्यूआर कोड वाले निमंत्रण कार्ड को ह्यू-एस पर स्कैन करना चाहिए और रिसेप्शन डेस्क पर सम्मेलन सामग्री देखनी चाहिए।" हालांकि, प्रक्रिया काफी सुचारू रही, विशेष रूप से सम्मेलन की संपूर्ण, विस्तृत और आसानी से उपलब्ध सामग्री और रिपोर्ट प्राप्त करना।

पंजीकरण, निमंत्रण भेजना, सामग्री उपलब्ध कराना, रिपोर्ट तैयार करना, राय जुटाना और मतदान जैसे कार्यों के लिए पहले की तरह मुद्रित दस्तावेजों के ढेर वितरित करने के बजाय, अब सब कुछ पूरी तरह से स्मार्ट मोबाइल उपकरणों के माध्यम से डिजिटल रूप से किया जाता है। ह्यू नगर जन परिषद द्वारा अपने सत्रों में लागू की गई और विज्ञान एवं प्रौद्योगिकी विभाग द्वारा ह्यू-एस प्लेटफॉर्म पर तैनात की गई यह कागज रहित बैठक प्रणाली, ह्यू नगर सरकार के संचालन में डिजिटल परिवर्तन के लक्ष्य को साकार करने की दिशा में एक ठोस और व्यावहारिक कदम है।

हाल के वर्षों में, ह्यू डिजिटल परिवर्तन के क्षेत्र में देश भर में अग्रणी शहरों में से एक रहा है। यह शहर डिजिटल ट्रांसफॉर्मेशन इंडेक्स (डीटीआई) में लगातार शीर्ष 5 शहरों में शामिल रहा है। यह परिणाम प्रबंधन और प्रशासन में सहायक डिजिटल प्लेटफॉर्म, डिजिटल डेटा और अनुप्रयोगों के विकास में किए गए व्यवस्थित और समन्वित निवेश को स्पष्ट रूप से दर्शाता है। अब तक, ह्यू ने नागरिकों और व्यवसायों की सेवा करने वाली सरकारी एजेंसियों के संचालन में सभी 5 डिजिटल प्लेटफॉर्म और सूचना प्रौद्योगिकी अनुप्रयोगों को सक्रिय रूप से लागू किया है। विशेष रूप से, ह्यू-एस प्लेटफॉर्म, जो शहर का एकमात्र डिजिटल इंटरैक्शन सेंटर है, ने स्मार्ट सिटी सेवाओं की एक व्यापक श्रृंखला को एकीकृत किया है।

इसके अतिरिक्त, शहर ने विभिन्न क्षेत्रों में प्रबंधन और संचालन में सहायता के लिए 91 विशेष डेटाबेस और 73 सूचना प्रणालियाँ स्थापित की हैं; एलजीएसपी प्लेटफॉर्म और राष्ट्रीय डेटा एकीकरण और साझाकरण प्लेटफॉर्म (एनडीएक्सपी) के माध्यम से धीरे-धीरे डेटा को जोड़ना और साझा करना शुरू किया है। इस डिजिटल प्लेटफॉर्म पर, ह्यू-एस डिजिटल कार्य प्लेटफॉर्म, कार्य निगरानी, ​​डिजिटल रिपोर्टिंग, दो-स्तरीय अंतःक्रिया और कागज रहित बैठकों जैसे प्रमुख प्रबंधन कार्यों को विकसित करना जारी रखे हुए है।

विज्ञान एवं प्रौद्योगिकी विभाग के निदेशक गुयेन ज़ुआन सोन के अनुसार, ह्यू-एस पर पेपरलेस बैठकों का कार्यान्वयन एक अपरिहार्य विकास है, जो दो स्तरीय स्थानीय सरकारी तंत्र की परिचालन आवश्यकताओं के अनुरूप है, नेतृत्व और प्रबंधन में दक्षता बढ़ाने और आधुनिक एवं पेशेवर कार्य वातावरण के निर्माण में योगदान देता है। विशेष रूप से, ह्यू-एस न केवल नागरिकों की सेवा करने वाला एक एप्लिकेशन है, बल्कि एजेंसियों के आंतरिक संचालन में सहायक एक महत्वपूर्ण उपकरण भी है, और पेपरलेस बैठकें डिजिटल परिवर्तन की प्रभावशीलता का एक स्पष्ट उदाहरण हैं।

कागज रहित बैठकों के अनेक लाभ हैं।

29 दिसंबर, 2025 को, ह्यू शहर की जन समिति ने प्रशासनिक अनुशासन को सुदृढ़ करने और शहर में राज्य प्रबंधन तंत्र की दक्षता और प्रभावशीलता में सुधार करने के लिए निर्देश 18 जारी किया। इस निर्देश में विभागों, एजेंसियों, सार्वजनिक सेवा इकाइयों और नगर निगमों एवं वार्डों को प्रशासनिक सुधार में तेजी लाने, प्रशासनिक प्रणाली का आधुनिकीकरण करने और कागजी कार्रवाई रहित शासन की ओर बढ़ने का निर्देश दिया गया है। साथ ही, इसमें पिछले वर्ष की तुलना में प्रशासनिक दस्तावेजों की संख्या में न्यूनतम 15% की कमी, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों और डिजिटल हस्ताक्षरों का समन्वित उपयोग, प्रक्रियाओं को न्यूनतम 95% तक डिजिटल रूप से संसाधित करना और दस्तावेजों का डिजिटलीकरण सुनिश्चित करना, और सरकार के सभी स्तरों के बीच दस्तावेजों और रिपोर्टों का 100% ऑनलाइन आदान-प्रदान (गोपनीय दस्तावेजों को छोड़कर) लागू करना अनिवार्य किया गया है।

निर्देश 18 के कार्यान्वयन के तहत, विज्ञान और प्रौद्योगिकी मंत्रालय द्वारा Hue-S प्लेटफॉर्म पर आधारित पेपरलेस मीटिंग सिस्टम को डिज़ाइन किया गया और स्थानीय निकायों और इकाइयों को "स्थानांतरित" किया गया। इसका उद्देश्य कागज़ी दस्तावेज़ों के उपयोग को पूरी तरह से समाप्त करना और तैयारी, प्रबंधन से लेकर परिणामों के सारांश तक, मीटिंग आयोजन प्रक्रिया को पूर्ण रूप से समर्थन देना है। मीटिंग से पहले, प्रतिनिधि और अतिथि Hue-S या Zalo IOC चैनल के माध्यम से मीटिंग शेड्यूल की सूचना प्राप्त करते हैं; वे सीधे एप्लिकेशन पर अपनी उपस्थिति या अनुपस्थिति की पुष्टि भी कर सकते हैं। मीटिंग कक्ष में पहुंचने पर, QR कोड या सहभागिता कार्ड को स्कैन करके उपस्थिति दर्ज की जाती है।

बैठक से पहले, बैठक के दौरान और बैठक के बाद, प्रतिनिधि आसानी से दस्तावेज़ों तक पहुँच सकते हैं और उन्हें खोज सकते हैं, प्रस्तुतियों का अनुसरण कर सकते हैं, चर्चाओं और मतदान में भाग ले सकते हैं (यदि लागू हो), और प्रस्तावों के जारी होने और कार्यान्वयन की निगरानी कर सकते हैं। सभी डेटा केंद्रीय रूप से संग्रहीत और प्रबंधित किया जाता है, जिससे संकलन, रिपोर्टिंग और पुनर्प्राप्ति त्वरित और सटीक हो जाती है।

विभिन्न एजेंसियों और स्थानीय निकायों में पेपरलेस बैठकों के प्रारंभिक कार्यान्वयन से पता चला है कि यह मॉडल कई स्पष्ट लाभ प्रदान करता है। बैठक की तैयारी और आयोजन में लगने वाला समय काफी कम हो जाता है; दस्तावेज़ों को लचीले ढंग से अपडेट और पूरक किया जा सकता है; और छपाई, फोटोकॉपी और वितरण लागत कम हो जाती है। विशेष रूप से, उपस्थित लोगों की निगरानी, ​​राय संकलन और मतदान के परिणाम पूरी तरह से और पारदर्शी तरीके से किए जाते हैं, जिससे बैठक की गुणवत्ता और दक्षता में सुधार होता है।

हुओंग थूई वार्ड के श्री वो क्वांग विन्ह ने इस प्रारूप का उपयोग करते हुए बैठकों में भाग लिया और बताया कि कागज़ रहित बैठकें आयोजित करने से प्रतिनिधियों को दस्तावेज़ समय से पहले, पूरी तरह से और आसानी से प्राप्त करने में मदद मिलती है, साथ ही उन्हें खोजना और सहेजना भी आसान होता है। कुछ दस्तावेज़, चित्र स्वरूप में, बहुत आकर्षक, समझने में आसान और सॉफ्ट कॉपी प्राप्त होने के कारण जानकारी को संक्षेप में प्रस्तुत करना भी आसान होता है। इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि कागज़ रहित बैठकों से समय की बचत होती है और बैठक के परिणाम जल्दी और स्पष्ट रूप से सारांशित हो जाते हैं, जो नेतृत्व और प्रबंधन के लिए बहुत उपयोगी है।

लेख और तस्वीरें: होआई थुओंग

स्रोत: https://huengaynay.vn/chinh-polit-xa-hoi/tu-chinh-quyen-so-den-hop-khong-giay-to-161835.html