A mesterséges intelligencia alkalmazása javítja az adminisztratív eljárások hatékonyságát

A VNPT informatikai mérnökökből álló csapata technológiai megoldásokat telepít az ügyfelek kiszolgálására.

Az apparátus és az igazgatási egységek, különösen a járási és községi szintű igazgatási egységek átszervezése stratégiai jelentőséggel bíró fő politika az apparátus korszerűsítése, valamint az irányítás hatékonyságának és eredményességének javítása szempontjából. Ez a folyamat azonban jelentős kihívásokat támaszt és fog is támasztani a közigazgatási eljárások rendezése terén.

Pontosabban, a közigazgatási határok, nevek és a kapcsolódó szabályozások változásai zavart és információhiányt okoztak az emberek és a vállalkozások számára, ami hirtelen megnövelte a kérdések feltevésének és az adminisztratív eljárások lefolytatásának szükségességét. Ezenkívül a bérszámfejtés korszerűsítése kapcsán a tisztviselők és köztisztviselők csapatának meg kell ismernie az új üzleti folyamatokat, és kezelnie kell a növekvő számú dokumentumot, ami nagy nyomást és a késedelmek, valamint a hibák potenciális kockázatát okozza.

A kihívások hatékony kezelése, a zökkenőmentes és átlátható eljárás biztosítása, az emberek és a vállalkozások számára okozott kellemetlenségek minimalizálása, valamint az adminisztratív erőforrások optimalizálása érdekében a Vietnami Posta- és Távközlési Csoport (VNPT) speciális mesterséges intelligencia alkalmazásokat fejlesztett ki az átmeneti időszakban a hatékony adminisztratív eljárásfeldolgozás támogatására.

„Személyre szabás” az emberek és a vállalkozások kiszolgálására

A „Citizen - Business Virtual Assistant” egy integrált mesterséges intelligencia platform, amely egyetlen, intelligens digitális kapcsolódási pontként működik, átfogóan támogatva a polgárokat és a vállalkozásokat az egyesülési folyamatból eredő összes adminisztratív eljárásbeli kérdésben.

Az alkalmazás a nap 24 órájában, a hét minden napján képes automatikusan válaszolni az információkra, természetes nyelvi feldolgozási (NLP) technológiát használva, hogy megértse és megválaszolja az emberek és vállalkozások több ezer kérdését az új közigazgatási határokkal, névváltozásokkal és a szükséges, módosítandó dokumentumokkal (háztartási regisztráció, állampolgársági igazolvány, vállalkozói engedély, földhasználati jog igazolás stb.) kapcsolatban. Az alkalmazás emellett könnyen érthető, személyre szabott módon nyújt tájékoztatást az egyesülés után felmerülő új szabályzatokról és szabályozásokról.

Másrészt a felhasználó által megadott információk (módosítandó dokumentum típusa, régi/új cím, vállalkozás típusa) alapján a mesterséges intelligencia automatikusan azonosítja a végrehajtandó adminisztratív eljárásokat, és részletes utasításokat ad minden egyes lépéshez és minden elkészítendő dokumentumhoz, miközben közvetlen linkeket biztosít a kitöltendő elektronikus űrlapokhoz, sőt, akár az információk egy részének automatikus kitöltését is támogatja, ha az adatok már elérhetők a nemzeti adatbázisból, minimalizálva a hibákat és az emberek idejét.

Ez a mesterséges intelligencia alapú rendszer automatikusan gyűjti, elemzi és frissíti a minisztériumok, kirendeltségek és helyi önkormányzatok legfrissebb jogi dokumentumait és bejelentéseit az egyesülésekkel kapcsolatban, biztosítva, hogy az információk mindig pontosak és időszerűek legyenek az emberek és a vállalkozások számára.

A fenti funkcióknak köszönhetően a „Virtuális asszisztens polgároknak – vállalkozásoknak” mesterséges intelligencia alapú alkalmazás jelentősen csökkenti a közigazgatási eljárások lebonyolításáért felelős tisztviselők közvetlen kérdések terhét, így idejük szabaddá válik az alapos értékelést igénylő összetett iratok feldolgozására.

Az alkalmazás emellett segít javítani az emberek és a vállalkozások elégedettségét és felhasználói élményét, segítve őket abban, hogy bármikor, bárhol proaktívan keressenek információkat és végezzenek adminisztratív eljárásokat, csökkentve a várakozási és utazási időt, átláthatóságot és bizalmat teremtve. Az alkalmazás különösen az információk egységességét és pontosságát biztosítja, korlátozva azt a helyzetet, amikor minden hely másképp magyaráz, ami zavart okoz, és méltányosságot teremtve minden alany számára.

A mesterséges intelligencia támogatja az adminisztratív eljárások feldolgozását

A VNPT emellett egy sor olyan mesterséges intelligencia alkalmazást is kifejlesztett, amelyek mélyen integrálva vannak a közigazgatási eljárásfeldolgozó rendszerbe, hogy segítsék a tisztviselőket és a köztisztviselőket a közigazgatási eljárások hatékonyabb lebonyolításában az átmeneti időszakban.

Először is, létezik egy mesterséges intelligencia rendszer, amely támogatja az iratok intelligens osztályozását és ellenőrzését. Ezek a mesterséges intelligenciák „számítógépes látás” technológiát használnak az információk automatikus beolvasására, azonosítására és kiolvasására a dokumentumokból és iratokból; az egyesülés utáni közigazgatási egységek új szabályozásainak és formáinak megfelelően automatikusan osztályozzák az iratokat, kinyerik az adatokat és ellenőrzik az érvényességet; majd automatikusan figyelmeztetnek a hiányosságokra, hibákra vagy érvénytelen iratokra, segítve a tisztviselőket a korai felismerésben és az időben történő kiegészítések kérésében, csökkentve a visszaküldendő iratok arányát.

Ezután következnek a döntéshozatalt és a fájlok feldolgozását támogató mesterséges intelligenciák. Ezek a mesterséges intelligenciák elemzik a fájlban található adatokat, összehasonlítják azokat a vonatkozó szabályozásokkal, hogy megoldást javasoljanak, vagy a következő lépéseket javasolják a személyzet számára. Összetett esetekben a mesterséges intelligencia rámutathat a megjegyzésekre vagy a releváns jogi dokumentumokra, amelyekre a személyzet hivatkozhat, felgyorsítva az értékelési folyamatot.

Végül, a mesterséges intelligencia automatizálja a jelentéskészítést és a statisztikákat. Ennek megfelelően az alkalmazás automatikusan szintetizálja az adminisztratív eljárások fogadásának és feldolgozásának folyamatából származó adatokat (rekordok száma, átlagos feldolgozási idő, a leggyakrabban előforduló adminisztratív eljárások típusai, gyakori hibák stb.).

Innen vizuális, valós idejű statisztikai jelentéseket készíthet, amelyek segítenek a helyi vezetőknek, osztályoknak és fióktelepeknek átfogó képet kapni az adminisztratív eljárások rendezésének hatékonyságáról, könnyen azonosítani a szűk keresztmetszeteket és időben iránymutatást adni.

A gyakorlati tesztelés eredményei azt mutatják, hogy ezek a mesterséges intelligencia rendszerek jelentősen javították a személyzet termelékenységét, csökkentették a manuális, ismétlődő és hibalehetőségű feladatokat, segítve a személyzetet abban, hogy a szakmai feladatokra összpontosítsanak, valamint összetettebb problémákat oldjanak meg; biztosították az átláthatóságot és a méltányosságot az adminisztratív eljárások kezelésében, amikor a folyamatokat digitalizálják és mesterséges intelligencia vezérli, minimalizálva a szubjektív beavatkozást és a negatív kockázatokat; ugyanakkor pontos és időszerű adatokat szolgáltattak a vezetőség számára, támogatva a helyi vezetőket abban, hogy valós adatokon alapuló gyors és hatékony operatív döntéseket hozzanak.

Tapasztalja meg a modern, gyors és hatékony digitális adminisztrációt

A mesterséges intelligencia 2025 májusában Ho Si Minh- városban végrehajtott kísérleti alkalmazása az adminisztratív eljárások feldolgozásának támogatásában számos pozitív eredményt hozott. Konkrétan: Jelentősen csökkent az emberek fogadásának és a nekik való válaszadás ideje; az embereket és a vállalkozásokat pontosabban támogatják, így csökken a sokszori utazás szükségessége; ugyanakkor a tisztviselők további eszközökkel is rendelkeznek, amelyekkel proaktívabban és hatékonyabban támogathatják a dokumentumok feldolgozását.

Ennek megfelelően a mesterséges intelligencia rendszer átlagosan napi 10 000-13 000, közvetlenül a polgárok által benyújtott dokumentum fogadását támogatta, amivel a becslések szerint napi 1400 órával, havi 30 800 órával és évi 369 600 órával csökkentette a feldolgozási időt, ami körülbelül 175 tisztviselő munkájának felel meg.

Ezenkívül a mesterséges intelligencia alkalmazásai átlagosan napi 5000-6000 online jelentkezés fogadását is támogatják, amivel a becslések szerint napi 550 órát, havi több mint 12 100 órát, évi pedig 145 200 órát takarítanak meg a feldolgozási időből, ami közel 70 alkalmazott munkájának felel meg.

Ezenkívül, amikor az emberek és a vállalkozások figyelemmel kísérik az adminisztratív eljárások előrehaladását, kikereshetik és megjeleníthetik az emberek adatait a ChatBot tranzakcióiban, segítve a teljes folyamat megtapasztalását. A mesterséges intelligencia alkalmazása a Közszolgálati Portálon és a Közigazgatási Eljárási Információs Rendszerben segített optimalizálni a folyamatot, csökkenteni a várakozási időt és a feldolgozási költségeket, biztosítva a gyors és átlátható szolgáltatásokat, és teljes mértékben kiszolgálva az embereket.

A VNPT számára a mesterséges intelligencia nemcsak trend, hanem egy hosszú távú stratégia is, amelyet már nagyon korán elkezdtek. Mivel a VNPT megérti, hogy a mesterséges intelligencia technológia elsajátítása nem lehetséges egy sprintben, hanem szisztematikus, fenntartható és előrelátó befektetést igényel. A VNPT egyértelműen három olyan pillért azonosít, amelyekbe beruházásokat kell végezni: emberek, infrastruktúra és adatok. Ahhoz, hogy a mesterséges intelligencia valóban fejlődjön, a finanszírozás önmagában nem elég, hanem rugalmas mechanizmusokra, speciális politikákra és cselekvésre való elszántságra is szükség van.

A VNPT által fejlesztett mesterséges intelligencia technológiák mind konkrét termékekbe és szolgáltatásokba vannak csomagolva, szorosan integrálva a kormányzat, az emberek és a vállalkozások számára bevezetett digitális ökoszisztémába. Ennek a „valóban csináljuk – valódi használatban” folyamatnak köszönhetően a VNPT mesterséges intelligencia technológiája egyre tökéletesebbé válik, és a mesterséges intelligenciával foglalkozó humánerőforrás-csapata is egyre érettebb.

A THAI LINH/Nhan Dan újság szerint

Eredeti cikk linkje

Forrás: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/ung-dung-ai-nang-cao-hieu-qua-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-143013.html