Kementerian Kehakiman mengumumkan penggunaan data catatan sipil untuk menggantikan dokumen kertas dalam menangani prosedur administrasi.

Wakil Menteri Kehakiman Nguyen Thanh Tinh baru saja menandatangani Keputusan Nomor 3458/QD-BTP tentang publikasi data catatan sipil dan panduan tentang menghubungkan, memanfaatkan, dan menggunakan data catatan sipil untuk menggantikan dokumen kertas dalam menyelesaikan prosedur administrasi.

Berdasarkan Keputusan tersebut, data dalam Basis Data Catatan Sipil Elektronik (KTP) yang memenuhi syarat untuk dieksploitasi dan digunakan sebagai pengganti dokumen kertas dalam prosedur administrasi meliputi: Akta kelahiran/salinan akta kelahiran, Ekstrak akta kelahiran; Akta perkawinan/salinan ekstrak akta perkawinan, Sertifikat status perkawinan; Ekstrak akta kematian/akta kematian/salinan ekstrak akta kematian. Dokumen catatan sipil lainnya: Ekstrak pendaftaran perubahan, koreksi, dan penambahan catatan sipil, penentuan ulang etnis; Ekstrak pendaftaran paternitas, maternitas, dan filiasi; Sertifikat pendaftaran adopsi; Ekstrak pendaftaran perwalian, Ekstrak pendaftaran penghentian perwalian, Ekstrak pendaftaran pengawasan perwalian, Ekstrak pendaftaran kelahiran dalam Buku Catatan Sipil, Ekstrak anotasi perkawinan, Ekstrak anotasi perceraian, Ekstrak entri catatan sipil lainnya.

Tujuannya adalah untuk mengganti atau mengurangi jumlah dokumen yang dibutuhkan dalam prosedur administrasi dengan memanfaatkan data yang sesuai dari basis data e-Government. Persyaratan tersebut mencakup kepatuhan terhadap peraturan tentang keamanan informasi, hak kekayaan intelektual terkait data, dan privasi; kepatuhan terhadap peraturan dan pedoman teknis tentang pertukaran data dan prinsip serta peraturan tentang pengelolaan, penghubungan, dan berbagi data digital antar lembaga dalam sistem politik ; dan keselarasan dengan Kerangka Arsitektur e-Government Vietnam dan Kerangka Arsitektur e-Government Kementerian Kehakiman.

Keputusan 3458 menetapkan bahwa bidang informasi yang akan dibagikan meliputi: Informasi pendaftaran kelahiran (Nama keluarga, nama tengah, nama depan orang yang didaftarkan; Tanggal lahir; Jenis kelamin, tempat lahir, kota asal; Etnis; Kebangsaan; Nomor identitas pribadi; Nama keluarga, nama tengah, nama depan, nomor identitas pribadi ibu; Nama keluarga, nama tengah, nama depan, nomor identitas pribadi ayah; Nomor akta kelahiran, instansi pendaftaran kelahiran; Tanggal pendaftaran); Informasi pendaftaran kematian (Nama keluarga, nama tengah, nama depan; Tanggal lahir; Nomor identitas pribadi; Jenis kelamin; Etnis; Kebangsaan; Tempat tinggal; Dokumen identitas; Tempat pendaftaran kematian; Tanggal pendaftaran); Informasi pendaftaran perkawinan (Nama keluarga, nama tengah, nama depan istri; Nama keluarga, nama tengah, nama depan suami; Tanggal lahir; Etnis, kebangsaan, tempat tinggal; Dokumen identitas; Tanggal penetapan perkawinan; Tempat pendaftaran perkawinan); Informasi mengenai penerbitan Kartu Identitas Pasangan Suami Istri (Nama keluarga, nama tengah, nama depan penerima Kartu Identitas Pasangan Suami Istri; Tanggal lahir; Nomor identitas pribadi; Jenis kelamin; Etnis; Kewarganegaraan; Tempat tinggal; Status perkawinan).

Data di atas dibagikan untuk dieksploitasi dan digunakan sesuai dengan tingkat kelengkapan basis data sebagaimana diatur dalam Pasal 6 Ayat 1 Resolusi Nomor 66.7/2025/NQ-CP tanggal 15 November 2025 Pemerintah tentang pengurangan dan penyederhanaan prosedur administrasi berbasis data.

Berdasarkan Keputusan tersebut, para Menteri, kepala lembaga setingkat kementerian, dan Komite Rakyat provinsi dan kota yang dikelola secara pusat bertanggung jawab untuk meninjau dan merestrukturisasi proses penyelesaian prosedur administratif dalam lingkup manajemen negara di sektor dan bidang masing-masing; dan prosedur administratif di bawah wewenang Komite Rakyat tingkat provinsi dan komune, berdasarkan pemanfaatan data dalam Basis Data Registrasi Sipil Elektronik, menggunakannya untuk menggantikan dokumen kertas dalam berkas untuk menyelesaikan prosedur administratif di bawah wewenang mereka sebagaimana diatur dalam Pasal 7 Resolusi No. 66.7/2025/NQ-CP. Berdasarkan dokumen penghubung Kementerian Kehakiman, sistem informasi penyelesaian prosedur administratif tingkat kementerian dan provinsi akan disesuaikan untuk memastikan konektivitas yang tepat untuk memanfaatkan data registrasi sipil sebagaimana dipersyaratkan oleh manajemen negara dan sesuai dengan hukum.

Kementerian Kehakiman telah menerbitkan dokumen tentang menghubungkan, memanfaatkan, dan berbagi informasi antara Basis Data Informasi Elektronik dan Sistem Informasi untuk menyelesaikan prosedur administratif di tingkat kementerian dan provinsi, beserta lampiran yang menguraikan beberapa hal yang perlu diperhatikan selama implementasi.

Dalam Lampiran, Kementerian Kehakiman mencatat bahwa data yang diterbitkan oleh Kementerian Kehakiman dapat digunakan sebagai pengganti salinan kertas Akta Kelahiran/Salinan Akta Kelahiran, Ekstrak Kelahiran; Akta Nikah/Salinan Ekstrak Nikah, Surat Keterangan Status Perkawinan; Ekstrak Kematian/Akta Kematian/Salinan Ekstrak Kematian dalam proses penyelesaian prosedur administratif di bawah pengelolaan Kementerian, instansi setingkat kementerian, dan Komite Rakyat provinsi dan kota.

Data lain yang termasuk dalam Basis Data Registrasi Sipil Elektronik: data tentang perubahan, koreksi, dan penambahan catatan registrasi sipil, penentuan ulang etnis; data tentang registrasi paternitas, maternitas, dan filiasi; data tentang registrasi adopsi; data tentang registrasi perwalian, registrasi penghentian perwalian, dan registrasi pengawasan perwalian dapat digunakan untuk menggantikan dokumen kertas dalam menyelesaikan prosedur administrasi Kementerian, lembaga setingkat kementerian, dan Komite Rakyat provinsi dan kota sesuai dengan peta jalan yang disebutkan di atas.

Dalam kasus di mana basis data pendaftaran sipil elektronik tidak memiliki informasi tetapi warga negara masih memiliki dokumen pendaftaran sipil asli, atau di mana informasi dalam basis data elektronik tidak sesuai dengan dokumen pendaftaran sipil yang diberikan oleh warga negara, instansi penerima akan mengarahkan warga negara untuk menghubungi Komite Rakyat komune tempat pendaftaran sipil sebelumnya dilakukan atau Komite Rakyat komune tempat warga negara tinggal untuk memperbarui/memperbaiki informasi dalam basis data elektronik sesuai dengan undang-undang pendaftaran sipil.

Sebelum melanjutkan dengan koneksi dan berbagi data, Kementerian, instansi setingkat kementerian, dan Komite Rakyat provinsi dan kota diminta untuk bertukar dan menyepakati secara tertulis dengan Kementerian Kehakiman tentang ruang lingkup, bentuk, dan struktur koneksi data, tanggung jawab para pihak dalam memastikan keamanan informasi dan melindungi privasi, rahasia pribadi, dan rahasia keluarga sebagaimana diatur dalam Pasal 4, Ayat 10 Keputusan Pemerintah No. 87/2020/ND-CP tanggal 28 Juli 2020, tentang Basis Data Elektronik Catatan Sipil, pendaftaran sipil daring, dan untuk melakukan pengujian sebelum secara resmi menghubungkan sistem tersebut.

Sumber: https://sotuphap.camau.gov.vn/thoi-su-chinh-polit-va-tin-tuc/bo-tu-phap-cong-bo-cac-du-lieu-ho-tich-thay-the-giay-to-trong-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-292270