Pedoman untuk menyatukan digitalisasi catatan dan dokumen dalam sistem politik

Kementerian Sains dan Teknologi menerbitkan Surat Edaran Resmi No. 7197/BKHCN-CĐSQG tertanggal 29 November 2025, yang memberikan panduan terpadu tentang digitalisasi arsip dan dokumen di seluruh sistem politik. Dokumen ini diterbitkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh Komite Pengarah Pusat untuk Pengembangan Sains, Teknologi, Inovasi, dan Transformasi Digital, sekaligus menciptakan landasan hukum bagi instansi dari tingkat pusat hingga daerah untuk menerapkannya secara seragam dalam proses transformasi digital nasional.

Foto ilustrasi

Pedoman ini berlaku untuk konversi arsip dan dokumen dari bentuk kertas atau arsip ke bentuk digital demi pengelolaan, penyimpanan, dan pemanfaatan yang efektif. Untuk memastikan keakuratan, konsistensi, dan keamanan arsip digital, Kementerian Sains dan Teknologi menetapkan 10 prinsip dasar yang harus dipatuhi oleh semua lembaga dan unit.

Oleh karena itu, dokumen digital harus menjamin integritas, mencerminkan isi asli secara akurat, dan tidak kehilangan nilai hukum. Format, struktur data, dan metadata harus mematuhi standar teknis, yang menjamin kemampuan untuk menghubungkan dan berbagi data. Digitalisasi juga harus mematuhi peraturan tentang keamanan informasi, perlindungan rahasia negara, dan data pribadi. Semua proses penyuntingan dan akses harus dilacak sepenuhnya. Sementara itu, dokumen bernilai tinggi atau yang secara langsung melayani pengelolaan dan penyediaan layanan publik akan diprioritaskan untuk digitalisasi.

Dokumen ini menguraikan proses pemilihan dokumen, penilaian risiko, estimasi biaya, dan prosedur digitalisasi. Secara spesifik:

1. Pemilihan arsip dan dokumen: Dokumen yang diprioritaskan untuk digitalisasi meliputi arsip permanen, dokumen yang sering dikonsultasikan, dokumen yang sedang dalam proses reformasi administrasi, atau dokumen yang berisiko rusak jika dieksploitasi secara langsung. Sebaliknya, dokumen yang sudah memiliki dokumen elektronik bertanda tangan digital, dokumen sementara, atau dokumen yang masa simpannya telah habis tidak dapat didigitalisasi.

2. Penilaian risiko dan biaya: Dokumen diklasifikasikan dari risiko rendah hingga sangat tinggi. Dokumen berisiko tinggi mungkin perlu direstorasi sebelum didigitalisasi, atau bahkan tidak didigitalisasi, tetapi hanya dokumen aslinya yang dipertahankan. Selain itu, biaya digitalisasi (persiapan, pemindaian, pemrosesan, penyimpanan, sumber daya manusia) harus dinilai dengan cermat untuk memastikan efisiensi investasi.

3. Proses digitalisasi 6 langkah: Proses ini meliputi: persiapan – penghitungan – standardisasi teknis – pemindaian dan OCR – pembuatan metadata – penandatanganan digital – penyimpanan dan pencadangan – integrasi data. Khususnya, gambar yang dipindai harus beresolusi minimal 300 dpi dan disimpan dalam format TIFF/PNG, sedangkan dokumen arsip utama harus berformat PDF/A. Dokumen yang telah didigitalkan ditandatangani secara digital dan disimpan dalam sistem yang memenuhi standar keamanan informasi.

Untuk memastikan konsistensi, panduan ini menentukan struktur pengenal DocCode dan penamaan file sesuai dengan standar CODE_YYYYMMDD_DESC.EXT, membantu menghindari duplikasi dan memfasilitasi eksploitasi dan pengelolaan jangka panjang.

Penerbitan pedoman terpadu tentang digitalisasi arsip dan dokumen dalam sistem politik tidak hanya menciptakan kerangka teknis dan hukum yang jelas, tetapi juga berkontribusi pada peningkatan efektivitas pengelolaan negara, mendorong pertukaran data, dan mempercepat transformasi digital nasional. Ketika lembaga dan unit kerja menerapkan peraturan ini secara sinkron dan serius, proses digitalisasi akan menjadi lebih profesional, aman, ekonomis, dan berkelanjutan. Hal ini merupakan langkah penting dalam membangun pemerintahan yang modern dan transparan, yang beroperasi berbasis data, serta melayani masyarakat dan pelaku bisnis dengan cara yang paling nyaman dan efektif.

Sumber: https://sonnmt.camau.gov.vn/tin-hoat-dong/huong-dan-thong-nhat-viec-so-hoa-ho-so-tai-lieu-trong-he-thong-chinh-tri-292149