Kapan dokumen dengan tanda tangan elektronik dianggap asli?

Ibu Ngan juga ingin tahu, bisakah bisnis di Vietnam menggunakan faktur ini dan menyimpan versi PDF saja, tanpa memerlukan salinan kertas dengan tanda tangan baru?

Jika suatu perusahaan asing menerbitkan faktur, mengirimkan versi PDF menggunakan tanda tangan elektronik ke suatu perusahaan Vietnam dan tanda tangan elektronik ini diautentikasi oleh suatu organisasi di negara tersebut (setara dengan tanda tangan elektronik khusus yang dijamin, tanda tangan digital di Vietnam), dapatkah perusahaan Vietnam tersebut menggunakan faktur ini dan hanya perlu menyimpan versi PDF-nya?

Berdasarkan Pasal 10, 23, 25, dan 26 Undang-Undang tentang Transaksi Elektronik, perusahaan Ibu Ngan memahami bahwa, dalam hal transaksi dengan mitra asing, agar tanda tangan elektronik mitra asing tersebut memenuhi ketentuan di atas, mitra tersebut harus mendaftarkan tanda tangan elektronik tersebut ke Kementerian Sains dan Teknologi , baru setelah itu tanda tangan elektronik tersebut akan dianggap memiliki kekuatan hukum yang sama dengan salinan kertas. Ibu Ngan bertanya, apakah pemahaman perusahaannya benar?

Berdasarkan Pasal 27 Undang-Undang tentang Transaksi Elektronik, tanda tangan elektronik asing dan sertifikat tanda tangan elektronik asing yang diterima dalam transaksi internasional adalah tanda tangan elektronik asing dan sertifikat tanda tangan elektronik asing milik organisasi dan individu asing yang tidak berada di Vietnam, yang berlaku terhadap pesan data yang dikirimkan kepada organisasi dan individu Vietnam.

Ibu Ngan bertanya, apakah "tidak hadir di Vietnam" di sini harus sesuai dengan definisi dalam Undang-Undang Penanaman Modal dan Perdagangan? Jika demikian, maka dalam kasus perusahaan asing yang hadir di Vietnam dalam bentuk kantor perwakilan, penanaman modal..., apakah peraturan dalam Pasal 27 di atas berlaku?

Terkait dengan masalah ini, Kementerian Sains dan Teknologi menanggapi sebagai berikut:

Pasal 10 Undang-Undang tentang Transaksi Elektronik mengatur persyaratan agar pesan data mempunyai nilai yang sama dengan aslinya:

"1. Informasi dalam pesan data dijamin utuh sejak pertama kali dihasilkan sebagai pesan data lengkap.

Informasi dalam pesan data dianggap utuh apabila tidak berubah, kecuali perubahan bentuk yang muncul selama proses pengiriman, penyimpanan, atau tampilan pesan data.

2. Informasi dalam pesan data dapat diakses dan digunakan dalam bentuk lengkapnya.

Pesan data yang mematuhi ketentuan Pasal 10 akan mempunyai nilai yang sama dengan aslinya.

Undang-Undang tentang Transaksi Elektronik menyatakan bahwa tanda tangan elektronik adalah tanda tangan yang dibuat dalam bentuk data elektronik yang dilekatkan atau digabung secara logis dengan pesan data untuk memberikan konfirmasi kepada subjek penanda tangan dan meneguhkan penerimaan subjek tersebut terhadap pesan data.

Penggunaan tanda tangan elektronik oleh perusahaan Vietnam (faktur dalam format PDF dan penandatanganan pada berkas PDF dengan menyeret dan melepas gambar tanda tangan) merupakan bentuk konfirmasi elektronik lain yang bukan merupakan tanda tangan elektronik. Hal ini tidak menjamin kepatuhan terhadap ketentuan Pasal 10 Undang-Undang tentang Transaksi Elektronik.

Pasal 13 Undang-Undang tentang Transaksi Elektronik mengamanatkan penyimpanan data elektronik, dalam hal undang-undang menghendaki penyimpanannya, maka penyimpanannya dapat dilakukan dalam bentuk data pesan jika memenuhi persyaratan sebagaimana dimaksud dalam angka 1 Pasal 13 Undang-Undang tentang Transaksi Elektronik. Sedangkan dalam hal undang-undang menentukan lain, maka organisasi dan perseorangan dapat memilih menyimpannya dalam bentuk dokumen kertas atau menyimpannya dalam bentuk data pesan.

Mitra asing tidak diharuskan mendaftarkan tanda tangan elektronik di Vietnam.

"Sesuai Pasal 10, 23, 25, dan 26 Undang-Undang Transaksi Elektronik, perusahaan Ibu Ngan memahami bahwa, dalam hal transaksi dengan mitra asing, agar tanda tangan elektronik mitra asing tersebut memenuhi ketentuan di atas, mitra tersebut harus mendaftarkan tanda tangan elektronik tersebut ke Kementerian Sains dan Teknologi. Baru setelah itu, tanda tangan elektronik tersebut akan dianggap memiliki kekuatan hukum yang sama dengan salinan kertas."

Pemahaman di atas kurang tepat. Dalam transaksi internasional, para pihak dapat menyepakati penggunaan tanda tangan elektronik asing atau sertifikat tanda tangan elektronik asing. Oleh karena itu, Pasal 27 Undang-Undang Transaksi Elektronik menetapkan bahwa tanda tangan elektronik asing dan sertifikat tanda tangan elektronik asing diterima sebagai tanda tangan elektronik asing dan sertifikat tanda tangan elektronik asing milik organisasi dan individu asing yang tidak berada di Vietnam, yang berlaku untuk pesan data yang dikirimkan kepada organisasi dan individu Vietnam; organisasi dan individu tersebut memilih dan bertanggung jawab untuk menerimanya.

Oleh karena itu, tidak perlu mendaftar ke Kementerian Sains dan Teknologi kecuali diperlukan.

Konsep "tidak hadir di Vietnam" telah diatur secara khusus dalam undang-undang tentang penanaman modal, perdagangan, dan perusahaan, serta dipahami dan diterapkan secara umum kecuali dalam kasus-kasus di mana Undang-Undang tentang Transaksi Elektronik menetapkan hal yang berbeda. Undang-Undang tentang Transaksi Elektronik tidak memiliki pengaturan apa pun tentang konsep ini. Oleh karena itu, konsep ini diterapkan sesuai dengan undang-undang tentang penanaman modal, perdagangan, dan perusahaan.

Dalam hal suatu perusahaan asing mempunyai kantor di Vietnam berdasarkan undang-undang perdagangan dan perusahaan, tanda tangan elektronik asing dari perusahaan tersebut tidak tunduk pada ketentuan Pasal 27 Ayat 1 Undang-Undang Transaksi Elektronik.

Chinhphu.vn

Sumber: https://baochinhphu.vn/khi-nao-van-ban-co-chu-ky-eien-tu-duoc-coi-nhu-ban-goc-102250929115014287.htm