Pengaturan lebih rinci mengenai sejumlah pasal dan langkah-langkah pelaksanaan Undang-Undang Notaris

Sesuai dengan Keputusan tersebut, notarisasi elektronik langsung berlaku untuk semua transaksi perdata.

Notarisasi elektronik daring berlaku untuk transaksi perdata, kecuali untuk surat wasiat dan transaksi hukum sepihak lainnya.

Instansi perwakilan diplomatik wajib melakukan notarisasi elektronik atas transaksi sebagaimana diatur dalam Pasal 73 ayat 1 Undang-Undang tentang Notarisasi.

Pasal 49 Peraturan Pemerintah Nomor 104/2025/ND-CP tentang syarat-syarat penyediaan jasa notaris elektronik dengan jelas menyatakan:

Akun untuk melakukan notarisasi elektronik (selanjutnya disebut sebagai akun layanan notarisasi elektronik) dari notaris, organisasi notarisasi, pejabat diplomatik, dan misi diplomatik harus dibuat pada platform notarisasi elektronik yang sesuai dengan ketentuan Pasal 51 Keputusan ini dan peraturan perundang-undangan terkait.

Tanda tangan digital menggunakan layanan penanda waktu untuk melakukan notarisasi elektronik oleh notaris, organisasi praktik notaris, pejabat diplomatik, dan badan perwakilan diplomatik yang disediakan oleh penyedia layanan tepercaya di Vietnam sesuai dengan ketentuan hukum Vietnam.

Notaris dan organisasi praktik notaris wajib mendaftarkan tanda tangan digital untuk melakukan notarisasi elektronik di Departemen Kehakiman tempat organisasi praktik notaris tersebut terdaftar untuk beroperasi.

Lembaga notaris yang menyediakan layanan notarisasi elektronik harus memastikan kondisi terkait komputer, koneksi jaringan, peralatan elektronik, dan kondisi lain yang diperlukan.

Penyediaan layanan notaris elektronik di misi diplomatik dilakukan sesuai dengan kondisi aktual misi diplomatik tersebut.

Pasal 50 Peraturan Pemerintah Nomor 104/2025/ND-CP mengatur syarat dan ketentuan penggunaan jasa notaris elektronik:

Para peserta dalam transaksi notarisasi elektronik wajib menggunakan tanda tangan digital publik yang disediakan oleh penyedia layanan sertifikasi tanda tangan digital publik Vietnam sesuai dengan hukum Vietnam, atau tanda tangan digital asing dan sertifikat tanda tangan digital yang diakui di Vietnam, kecuali ditentukan lain oleh hukum.

Organisasi dan individu yang berpartisipasi dalam transaksi notarisasi elektronik dapat mendaftarkan akun untuk menggunakan layanan notarisasi elektronik pada platform notarisasi elektronik atau diautentikasi dan diterbitkan sertifikat tanda tangan digital melalui aplikasi VNelD atau aplikasi lain pada saat berpartisipasi dalam transaksi untuk menyinkronkan akun dan menerbitkan sertifikat tanda tangan digital sesuai dengan hukum. Notaris dan organisasi notarisasi memiliki kewajiban untuk membimbing organisasi dan individu dalam mendaftarkan akun untuk menggunakan layanan notarisasi elektronik dan mematuhi peraturan hukum yang relevan.

Pasal 52 Peraturan Pemerintah Nomor 104/2025/ND-CP mengatur tentang proses notarisasi elektronik langsung, termasuk:

- Pihak yang meminta pengesahan notaris dan notaris melaksanakan tugas-tugas sebagaimana diatur dalam Pasal 43 ayat 1 dan 2 Undang-Undang tentang Pengesahan Notaris.

- Transaksi notarisasi elektronik langsung yang diprakarsai oleh notaris harus menyertakan rekening notaris dan rekening para peserta dalam transaksi notarisasi (jika ada).

- Notaris mengunggah dokumen transaksi yang telah disusun dalam bentuk pesan data atau dokumen transaksi yang telah ditandatangani secara digital oleh orang yang berwenang untuk melakukan transaksi sebagaimana diatur dalam Pasal 50 ayat 2 Undang-Undang tentang Notarisasi ke platform notarisasi elektronik.

- Pihak yang meminta pengesahan notaris dapat membacakan dokumen transaksi dengan lantang di platform pengesahan notaris elektronik, atau notaris dapat membacakan dokumen tersebut dengan lantang kepada pihak yang meminta pengesahan notaris atas permintaan mereka.

- Jika pihak yang meminta pengesahan notaris menyetujui seluruh isi draf transaksi, mereka harus menyerahkan dokumen-dokumen sebagaimana diatur dalam Pasal 7, Ayat 42 Undang-Undang tentang Pengesahan Notaris agar notaris dapat memverifikasinya.

Notaris memeriksa dokumen yang diajukan oleh pemohon, membandingkan informasi dalam dokumen dengan basis data (jika tersedia). Setelah perbandingan, jika dokumen dianggap otentik, notaris mengubah semua dokumen yang diajukan oleh pemohon menjadi pesan data dan mengunggahnya ke platform notarisasi elektronik untuk penyimpanan.

- Notaris mengidentifikasi dan memverifikasi identitas para peserta dalam transaksi, dan kemudian menyaksikan para peserta menandatangani dokumen transaksi secara digital.

- Notaris memverifikasi keabsahan tanda tangan digital yang ditandatangani oleh para peserta transaksi, kemudian menandatangani dan membubuhkan cap waktu pada sertifikasi secara digital.

- Kantor notaris wajib mencatat nomor dokumen yang telah dinotariskan, menandatanganinya secara digital, membubuhkan cap waktu, memungut biaya notaris dan biaya layanan terkait notaris (selanjutnya disebut sebagai biaya layanan) dan biaya terkait lainnya, kemudian mengirimkan dokumen yang telah dinotariskan secara elektronik kepada pihak yang meminta notaris melalui email atau metode penyimpanan yang terdaftar oleh pihak yang meminta notaris.

- Kantor notaris wajib mendaftarkan dokumen notarisasi serta membuat dan menyimpan catatan notarisasi elektronik.

Pasal 53 Peraturan Pemerintah Nomor 104/2025/ND-CP tentang proses notarisasi elektronik daring:

- Pihak yang meminta pengesahan notaris dan notaris wajib melaksanakan pekerjaan sesuai dengan ketentuan Pasal 43 ayat 1 dan 2 Undang-Undang tentang Pengesahan Notaris.

- Notaris dari organisasi praktik notaris yang memenuhi persyaratan Pasal 44 Undang-Undang tentang Notarisasi wajib memulai transaksi notarisasi elektronik daring, termasuk rekening untuk notaris dan rekening untuk peserta dalam transaksi notarisasi (jika ada), dan membangun konferensi video daring antara notaris di berbagai lokasi.

- Notaris yang memulai transaksi mengunggah dokumen transaksi yang telah disusun dalam bentuk pesan data atau dokumen transaksi yang telah ditandatangani secara digital oleh orang yang berwenang untuk menyelesaikan transaksi sebagaimana diatur dalam Pasal 50 ayat 2 Undang-Undang tentang Notarisasi ke platform notarisasi elektronik.

Notaris memeriksa dokumen yang diajukan oleh pemohon, membandingkan informasi tersebut dengan basis data (jika tersedia). Setelah perbandingan, jika dokumen dianggap otentik, notaris mengubah semua dokumen yang diajukan oleh pemohon menjadi pesan data dan mengunggahnya ke platform notarisasi elektronik agar dapat diverifikasi oleh notaris dan peserta di berbagai lokasi.

- Notaris mengidentifikasi dan mengesahkan identitas peserta transaksi serta legalitas dan keaslian transaksi, kemudian menyaksikan peserta transaksi menandatangani dokumen transaksi secara digital.

- Notaris di setiap lokasi memverifikasi keabsahan tanda tangan digital yang ditandatangani oleh para peserta transaksi di hadapan mereka, dan kemudian menandatangani dokumen transaksi secara digital. Notaris yang memulai transaksi notarisasi elektronik memverifikasi keabsahan tanda tangan digital semua peserta dan notaris di setiap lokasi, kemudian menandatangani secara digital dan membubuhkan cap waktu pada sertifikasi tersebut.

- Kantor notaris tempat transaksi berasal wajib mencatat nomor dokumen yang telah dinotariskan, menandatanganinya secara digital, dan membubuhkan cap waktu; memungut biaya notaris, biaya layanan, dan biaya terkait lainnya; serta mengirimkan dokumen elektronik yang telah dinotariskan kepada pemohon melalui email atau metode penyimpanan yang terdaftar oleh pemohon.

- Organisasi praktik notaris melakukan pencatatan buku notaris, membuat dan menyimpan catatan notaris elektronik, dan berbagi akses ke dokumen yang telah dinotariskan dengan notaris dan organisasi praktik notaris di titik penghubung yang tersisa yang telah berpartisipasi dalam mensertifikasi transaksi.

Dekret tersebut juga menetapkan bahwa kantor notaris yang menyediakan layanan notarisasi elektronik bertanggung jawab untuk mengganti kerugian yang disebabkan oleh kesalahan notaris atau karyawannya, sebagaimana diatur dalam Pasal 40 Undang-Undang tentang Notarisasi. Notaris yang memulai transaksi notarisasi elektronik daring dan notaris di lokasi terpencil harus menyepakati secara tertulis ruang lingkup pekerjaan; biaya notarisasi, harga layanan, dan biaya lain yang akan diterima; tanggung jawab masing-masing notaris untuk penggantian kerugian; dan hal-hal terkait lainnya (jika ada).

Dekret ini mulai berlaku sejak tanggal 1 Juli 2025.

Keputusan ini menggantikan Keputusan Nomor 29/2015/ND-CP tanggal 15 Maret 2015 dari Pemerintah yang merinci dan mengarahkan pelaksanaan sejumlah pasal Undang-Undang tentang Notarisasi.

Departemen Komunikasi - Pendidikan Kesehatan (Sumber: Portal Informasi Elektronik Provinsi Hung Yen )

https://hungyen.gov.vn/quy-dinh-chi-tiet-mot-so-dieu-va-bien-phap-thi-hanh-luat-cong-chung-c211417.html

Sumber: https://yte.nghean.gov.vn/tin-chuyen-nganh/quy-dinh-chi-tiet-mot-so-dieu-va-bien-phap-thi-hanh-luat-cong-chung-977444