Sinkronisasi dini dan peningkatan sistem koneksi data status sipil yang saling terhubung

Setelah lebih dari 2 bulan beroperasinya aparatur pemerintah daerah tingkat 2, Pusat Layanan Administrasi Publik di tingkat komune dan kelurahan di Provinsi Nghe An telah menerima dan memproses ratusan ribu catatan; sebagian besar di antaranya merupakan prosedur yang berkaitan dengan bidang pencatatan sipil. Namun, sistem pengelolaan data pencatatan sipil yang dioperasikan oleh Kementerian Kehakiman seringkali bermasalah dan tidak sinkron, sehingga menimbulkan banyak kesulitan bagi para pejabat maupun masyarakat.

Báo Tin Tức•17/09/2025

Sistem manajemen data tidak disinkronkan.

Keterangan foto — Di sebagian besar kecamatan dan kelurahan di Provinsi Nghe An , sejak awal Juli 2025 hingga sekarang, jumlah dokumen meningkat tajam, terutama prosedur yang terkait dengan pencatatan kelahiran, pencatatan kematian, pengambilan akta kematian, perkawinan, dan pengesahan status perkawinan.

Pada pagi hari tanggal 17 September, di Pusat Layanan Administrasi Publik Komune Nga My, sejumlah besar orang datang untuk melaksanakan prosedur administrasi; banyak dari mereka yang menunggu giliran untuk didukung, menerima dan memproses catatan pendaftaran rumah tangga mereka.

Meskipun harus menghadapi banyak hal, Ibu Le Thi Thanh Hai (spesialis di Pusat Layanan Administrasi Publik Komune Nga My) tetap antusias membimbing masyarakat untuk melaporkan informasi pada perangkat lunak elektronik. Jika ada informasi yang kurang, beliau meminta masyarakat untuk melengkapi atau memverifikasinya. Namun, Ibu Hai menyampaikan bahwa proses konversi data status sipil dan pemrosesan lampiran berukuran besar sering kali mengalami kesalahan teknis. “Kabupaten Nga My merupakan komune terpencil, dengan jalan yang sulit, dan masyarakat kurang familiar dengan aplikasi teknologi informasi, sehingga penggunaan perangkat lunak elektronik menjadi sangat sulit. Dalam tiga hari terakhir, lebih dari 10 catatan terkait akta kelahiran dan perceraian tertahan di sistem, sehingga masyarakat harus menunggu beberapa hari untuk menyelesaikan prosedur. Hal ini sangat sulit bagi masyarakat di komune pegunungan,” ujar Ibu Hai.

Di sebagian besar komune dan distrik di Provinsi Nghe An, sejak awal Juli 2025 hingga saat ini, jumlah pencatatan telah meningkat; terutama prosedur terkait pencatatan kelahiran, pencatatan kematian, pengambilan akta kematian, perkawinan, dan pengesahan status perkawinan. Namun, kendala yang ada saat ini adalah akses data dan pengelolaan catatan status sipil lama yang tertinggal sebelum unit administratif digabung. Sistem data status sipil yang dikelola oleh Kementerian Kehakiman seringkali bermasalah dan tidak sinkron, sehingga menyulitkan pemerintah daerah dalam menangani prosedur administratif di bidang status sipil.

Bapak Lo Kham Kha, Ketua Komite Rakyat Komune Nga My, mengakui bahwa pada kenyataannya, pekerjaan pencatatan sipil di komune tersebut menghadapi kesulitan karena kekurangan staf dan kurangnya pengalaman. Sistem pencatatan sipil yang baru belum menyinkronkan semua data, sehingga beberapa langkah masih harus dilakukan secara manual; koneksi antara Portal Layanan Publik Nasional dan sistem pencatatan sipil masih bermasalah dan tidak sinkron.

Menurut Ibu Le Thi Huong, Wakil Direktur Pusat Layanan Administrasi Publik Komune Thien Nhan, data status sipil yang dikirimkan ke pemerintah daerah hanya menjamin 80%; 20% data status sipil masih belum lengkap. Oleh karena itu, instansi dan departemen provinsi berkoordinasi untuk mengarahkan dan mendukung daerah dalam mengonfigurasi deklarasi elektronik untuk menandatangani dokumen status sipil pada sistem perangkat lunak; sekaligus meninjaunya untuk memastikan keakuratan dan kemudahan.

Sistem perangkat lunak pencatatan sipil elektronik Kementerian Kehakiman, yang terhubung dengan Kementerian Keamanan Publik, telah berkali-kali mengalami kesalahan koneksi dan mengganggu sinkronisasi data dengan sistem informasi prosedur administrasi provinsi. Oleh karena itu, petugas pengadilan pencatatan sipil yang beroperasi melalui sistem ini untuk mencari informasi dan menyelesaikan prosedur administrasi bagi masyarakat seringkali mengalami keterlambatan.

Bapak Nguyen The Quan (Kelurahan Truong Vinh) bercerita: “Petugas pengadilan memberikan instruksi yang antusias, prosesnya jelas, dan biayanya diumumkan ke publik. Namun, ketika saya hendak menyelesaikan pencatatan kelahiran anak saya, sistemnya tiba-tiba macet. Meskipun saya bersimpati, menunggu lama juga memengaruhi pekerjaan orang-orang.”

Investasi dalam infrastruktur teknologi informasi sinkron

Bapak Dang Hoai Nam, Wakil Direktur Pusat Layanan Administrasi Publik Komune Van An, menyarankan agar tingkat dan sektor terkait segera meninjau dan memperbaiki kesalahan dalam perangkat lunak basis data status sipil yang saling terhubung agar sistem layanan administrasi publik tingkat komunal dapat beroperasi secara stabil dan menangani semua prosedur status sipil dengan cepat dan mudah. Kementerian Kehakiman akan segera menerbitkan pedoman khusus tentang standar bagi pejabat pengadilan tingkat komune sesuai dengan model pemerintahan yang baru. Hal ini merupakan dasar penting untuk merekrut, mengatur, dan melatih tim pejabat pengadilan yang berkualitas guna memenuhi persyaratan yang semakin tinggi dalam manajemen administrasi.

Menurut Bapak Nguyen Van Thong, Wakil Ketua Komite Rakyat Komune Nghi Loc, instansi yang membangun perangkat lunak interoperabel terus memperbarui dan menyempurnakan perangkat lunak tersebut; sekaligus, menyediakan peralatan lengkap bagi tim PNS untuk menjalankan prosedur pelayanan publik interoperabel, terutama pemindai dan komputer agar tugas mereka dapat berjalan dengan baik. Unit-unit tersebut mendukung pembuatan akun di Portal Layanan Publik Nasional, memandu masyarakat untuk menyerahkan dokumen interoperabel guna mengurangi beban kerja petugas Kehakiman - Status Sipil, dan memastikan dokumen yang diserahkan masyarakat lengkap dan valid sejak awal.

Dari praktik-praktik di atas, banyak daerah di Nghe An merekomendasikan agar Kementerian Kehakiman memiliki solusi untuk melengkapi dan mengembangkan tim Kehakiman - Pejabat Status Sipil, memastikan kecukupan sumber daya akar rumput; menyempurnakan perangkat lunak status sipil, menghubungkan secara sinkron dengan Pangkalan Data Kependudukan Nasional; meningkatkan pelatihan khusus, terutama pada prosedur dengan unsur asing, memperluas ke pejabat tingkat komune.

Dengan 80% prosedur administratif saat ini ditangani di tingkat komune, Provinsi Nghe An perlu memprioritaskan penyediaan posisi yang memadai bagi petugas pengadilan komune; berinvestasi dalam infrastruktur teknologi informasi; membeli peralatan, kendaraan, dan mesin yang memadai untuk memenuhi kebutuhan pelaksanaan tugas profesional; menerapkan kecerdasan buatan untuk mengotomatiskan prosedur berulang, sehingga mengurangi beban kerja staf. Departemen Sains dan Teknologi mempromosikan pelatihan langsung dan daring untuk membantu daerah memahami prosesnya, yang berkontribusi pada peningkatan efektivitas reformasi administratif dan transformasi digital.

Menghadapi situasi di atas, Komite Rakyat Provinsi Nghe An saat ini sedang meninjau dan menyelesaikan kesulitan yang dihadapi komune dan kelurahan. Provinsi terus berinvestasi dalam sistem teknologi informasi yang sinkron, terutama untuk pusat-pusat administrasi publik di komune dan kelurahan guna memastikan kelancaran pelaksanaan tugas.

Komentar (0)