Aplikasi AI meningkatkan efisiensi prosedur administratif.

Tim teknik TI VNPT menerapkan solusi teknologi untuk melayani pelanggan.

Tugas reorganisasi aparatur dan unit administrasi, khususnya reorganisasi unit administrasi tingkat distrik dan komune, merupakan kebijakan utama dengan signifikansi strategis dalam merampingkan aparatur dan meningkatkan efektivitas serta efisiensi manajemen. Namun, proses ini telah dan akan menimbulkan tantangan signifikan di bidang penanganan prosedur administrasi.

Secara spesifik, perubahan batas administratif, nama, dan peraturan terkait telah membingungkan warga dan pelaku bisnis, yang menyebabkan lonjakan pertanyaan dan prosedur administratif. Lebih lanjut, dalam konteks pengurangan jumlah tenaga kerja, para pejabat dan pegawai negeri sipil harus secara bersamaan beradaptasi dengan prosedur operasional baru dan menangani peningkatan volume dokumen, yang menciptakan tekanan signifikan dan meningkatkan risiko keterlambatan dan kesalahan.

Untuk mengatasi tantangan-tantangan ini secara efektif, memastikan proses restrukturisasi yang lancar dan transparan, meminimalkan ketidaknyamanan bagi warga dan bisnis, serta mengoptimalkan sumber daya administrasi, Grup Pos dan Telekomunikasi Vietnam (VNPT) telah mengembangkan aplikasi AI khusus untuk mendukung pemrosesan prosedur administrasi yang efisien selama periode transisi.

Layanan "personalisasi" untuk warga dan bisnis.

"Asisten Virtual Warga-Pebisnis" adalah platform AI terintegrasi yang bertindak sebagai titik kontak digital tunggal dan cerdas, memberikan dukungan komprehensif kepada warga dan bisnis dalam semua prosedur administratif yang timbul dari proses penggabungan.

Dengan fungsi menjawab informasi otomatis 24/7, aplikasi ini menggunakan teknologi pemrosesan bahasa alami (NLP) untuk memahami dan menjawab ribuan pertanyaan dari warga dan bisnis secara akurat dan instan mengenai batas administratif baru, perubahan nama, dan penyesuaian dokumen yang diperlukan (pendaftaran rumah tangga, kartu identitas warga, izin usaha, sertifikat hak penggunaan lahan, dll.). Aplikasi ini juga menyediakan informasi tentang kebijakan dan peraturan baru yang muncul setelah penggabungan dengan cara yang mudah dipahami dan dipersonalisasi untuk setiap kasus.

Di sisi lain, berdasarkan informasi yang diberikan oleh pengguna (jenis dokumen yang akan diubah, alamat lama/baru, jenis usaha), AI akan secara otomatis mengidentifikasi prosedur administratif yang harus dilakukan dan memberikan instruksi langkah demi langkah yang terperinci tentang dokumen apa yang perlu disiapkan. AI juga akan menyediakan tautan langsung ke formulir elektronik yang harus diisi, dan bahkan membantu mengisi sebagian informasi secara otomatis jika data sudah tersedia dari basis data nasional, sehingga meminimalkan kesalahan dan menghemat waktu bagi warga.

Sistem AI ini juga secara otomatis mengumpulkan, menganalisis, dan memperbarui dokumen hukum dan pengumuman terbaru dari kementerian, departemen, dan daerah terkait merger, memastikan bahwa informasi selalu akurat dan tepat waktu bagi warga dan bisnis.

Berkat fungsi-fungsi ini, aplikasi AI "Asisten Virtual Warga-Bisnis" akan secara signifikan mengurangi beban sesi tanya jawab langsung bagi para pejabat yang bertanggung jawab menangani prosedur administratif, sehingga mereka memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada pemrosesan berkas-berkas kompleks yang membutuhkan evaluasi mendalam.

Aplikasi ini juga membantu meningkatkan kepuasan dan pengalaman warga dan bisnis, memungkinkan mereka untuk secara proaktif mencari informasi dan melakukan prosedur administratif kapan saja, di mana saja, meminimalkan waktu tunggu dan perjalanan, serta menciptakan transparansi dan kepercayaan. Secara khusus, aplikasi ini memastikan konsistensi dan keakuratan informasi, membatasi situasi di mana tempat yang berbeda memberikan interpretasi yang berbeda, yang menyebabkan kebingungan, dan menciptakan keadilan bagi semua pihak.

AI membantu dalam memproses prosedur administratif.

VNPT juga telah mengembangkan serangkaian aplikasi AI yang terintegrasi secara mendalam ke dalam sistem pemrosesan prosedur administrasi untuk membantu para pejabat dan pegawai negeri sipil menangani prosedur administrasi secara lebih efisien selama periode transisi.

Pertama, terdapat sistem AI yang mendukung klasifikasi dan verifikasi dokumen cerdas. AI ini menggunakan teknologi "penglihatan komputer" untuk secara otomatis memindai, mengenali, dan membaca informasi dari berbagai jenis dokumen dan berkas; secara otomatis mengklasifikasikan berkas, mengekstrak data, dan memeriksa keabsahannya sesuai dengan peraturan dan formulir baru dari unit administrasi gabungan; kemudian, secara otomatis memberikan peringatan tentang kekurangan, ketidaksesuaian, atau berkas yang tidak valid, membantu petugas mendeteksi masalah sejak dini dan meminta penambahan tepat waktu, sehingga mengurangi tingkat pengembalian berkas.

Selanjutnya, AI membantu dalam pengambilan keputusan dan pemrosesan dokumen. AI ini menganalisis data dari dokumen, membandingkannya dengan peraturan yang relevan, dan menyarankan solusi atau langkah selanjutnya bagi para pejabat. Dalam kasus yang kompleks, AI dapat menyoroti poin-poin penting atau menyediakan dokumen hukum yang relevan untuk dirujuk oleh para pejabat, sehingga mempercepat proses peninjauan.

Terakhir, terdapat pelaporan dan statistik otomatis yang didukung AI. Dengan demikian, aplikasi akan secara otomatis mengumpulkan data dari proses penerimaan dan penanganan prosedur administratif (jumlah berkas, waktu pemrosesan rata-rata, jenis prosedur administratif yang paling sering terjadi, kesalahan umum, dll.).

Hal ini menghasilkan laporan statistik visual secara real-time, memberikan para pemimpin dan departemen lokal pandangan komprehensif tentang efektivitas prosedur administratif, sehingga memudahkan identifikasi hambatan dan memberikan panduan serta arahan tepat waktu.

Hasil uji coba di dunia nyata menunjukkan bahwa sistem AI ini telah secara signifikan meningkatkan produktivitas para pejabat, mengurangi tugas-tugas manual, berulang, dan rawan kesalahan, memungkinkan para pejabat untuk fokus pada tugas profesional mereka dan menyelesaikan masalah yang lebih kompleks; memastikan transparansi dan keadilan dalam prosedur administrasi karena proses didigitalisasi dan dikendalikan oleh AI, meminimalkan campur tangan subjektif dan risiko negatif; dan menyediakan data yang akurat dan tepat waktu untuk manajemen, mendukung para pemimpin akar rumput dan lokal dalam membuat keputusan operasional yang cepat dan efektif berdasarkan data dunia nyata.

Rasakan administrasi digital yang modern, cepat, dan efisien.

Program percontohan penerapan AI untuk mendukung prosedur administrasi di Kota Ho Chi Minh pada Mei 2025 telah menghasilkan banyak hasil positif. Secara khusus: waktu yang dibutuhkan untuk menerima dan menanggapi permohonan telah berkurang secara signifikan; warga dan bisnis menerima dukungan yang lebih akurat, mengurangi kebutuhan untuk melakukan banyak perjalanan; dan para pejabat telah memperoleh alat tambahan untuk memproses permohonan secara lebih proaktif dan efisien.

Dengan demikian, sistem AI telah mendukung pemrosesan rata-rata 10.000-13.000 permohonan yang diajukan langsung oleh warga setiap hari, menghemat sekitar 1.400 jam per hari, lebih dari 30.800 jam per bulan, dan 369.600 jam per tahun dalam waktu pemrosesan, setara dengan pekerjaan sekitar 175 petugas.

Selain itu, aplikasi AI juga mendukung pemrosesan rata-rata 5.000-6.000 aplikasi online per hari, menghemat sekitar 550 jam per hari, 12.100 jam per bulan, dan 145.200 jam per tahun dalam waktu pemrosesan, setara dengan pekerjaan hampir 70 petugas.

Selain itu, ketika warga dan pelaku usaha memantau perkembangan prosedur administrasi, mereka dapat mencari dan menampilkan informasi mereka di platform transaksi ChatBot, sehingga meningkatkan pengalaman secara keseluruhan. Penerapan AI pada Portal Layanan Publik dan Sistem Informasi Penyelesaian Prosedur Administrasi telah mengoptimalkan proses, mengurangi waktu tunggu dan biaya pemrosesan, serta memastikan layanan yang cepat, transparan, dan berdedikasi kepada publik.

Bagi VNPT, AI bukan sekadar tren, tetapi strategi jangka panjang yang diluncurkan sejak dini. VNPT memahami bahwa penguasaan teknologi AI tidak dapat dicapai melalui tindakan tergesa-gesa; hal itu membutuhkan investasi yang sistematis, berkelanjutan, dan visioner. VNPT telah dengan jelas mengidentifikasi tiga pilar yang membutuhkan investasi: sumber daya manusia, infrastruktur, dan data. Agar AI benar-benar berkembang, pendanaan saja tidak cukup; mekanisme yang fleksibel, kebijakan khusus, dan komitmen yang teguh untuk bertindak juga diperlukan.

Teknologi AI yang dikembangkan oleh VNPT dikemas ke dalam produk dan layanan spesifik, yang terintegrasi erat ke dalam ekosistem digital yang diterapkan untuk pemerintah, warga negara, dan bisnis. Berkat proses "lakukan-lakukan" inilah teknologi AI VNPT terus berkembang, dan personel AI-nya menjadi semakin matang.

Komentar (0)