ホーチミン市の区役所職員がコピーに署名し認証：圧力を軽減

公務員に署名とコピーの認証を認める仕組みは、文書処理の時間を短縮し、指導者の作業負荷を軽減し、国民の満足度を高めるのに役立ちます。

ホーチミン市の多くの区やコミューンでは、人々が長蛇の列を作り、指導者が認証文書に署名するのを待つという光景はほぼ姿を消しました。代わりに、公務員は受付カウンターで署名し、結果を返す権限を与えられています。これらの変更は、ホーチミン市人民評議会が、司法分野における公務員の権限を付与されたコミューンレベルの人民委員会委員長の職務と権限を規定する決議29/2025の施行によるものです。

公務員に権限を与えることで、書類処理の時間を短縮できるだけでなく、作業負荷も軽減され、区や町のリーダーが管理業務に集中し、住民や企業に満足をもたらすことができる条件が整います。

バディエム村行政サービスセンターの職員が、住民に書類の記入を指導している。写真：バオ・フオン

その場で署名すれば、数分で書類を受け取ることができる

人口 204,000 人を超えるバディエムは、再編後ホーチミン市で最も人口の多いコミューンの 1 つとなり、毎日処理されるファイルの量は常に非常に多くなっています。

待機列に座り、レ・ヴァン・ジャウ氏は申請書類を注意深くめくり、時折電子掲示板に目をやりながら順番を待った。名前が呼ばれると、彼は急いで受付カウンターへ行き、公証されたコピーを受け取った。係員は書類に目を通し、必要事項を確認した後、コミューン行政サービスセンターのグエン・ヴァン・ハウ副所長に書類を手渡した。ハウ副所長は受付で直接署名していた。数分後、赤い印が押され、申請は完了した。

「申請書を提出してから受け取るまで、主に順番を待つだけで15分ほどしかかかりませんが、処理は非常に速いです」とジャウ氏はコメントしました。

数列離れた場所では、ホー・ヴァン・タン氏も求職申込書の認証を受けに来られました。結果発表のために名前が呼ばれると、スタンプが押された申込書を受け取り、職員に案内されて最後にもう一度情報を確認しました。「書類手続きが以前よりずっと楽になりました。職員の指示が明確で、手続きも早く済みました。以前のように何度も待ったり、何度も行き来したりする必要もありません」とタン氏は語りました。

タンソンニャット区行政サービスセンターの一角で、センター職員のタイ・チュオン・ヴー氏が、タンソンニャット区在住のレ・ミン氏のために、2通の就職応募書類と大学の卒業証書を確認し、認証している。「以前は認証手続きに行くと、かなり長い時間待たなければならず、書類を提出しても担当者がいつ署名してくれるのかわからないこともありました。今は、職員がカウンターで直接署名してくれるので、10分もかからずに終わります」とミン氏は語った。

タンソンニャット区の企業代表であるトラン・ゴック・ダン・コア氏は、認証を受けるために16セットの書類を持参しました。コア氏は、同社は書類のコピーと認証手続きを頻繁に行う必要があるため、このプロセスには精通していると語りました。「最近、スタッフは非常に柔軟に働き、迅速に対応しながらも慎重に確認することで、企業の時間を大幅に節約できているのを目の当たりにしています」とコア氏は語りました。

ビンドン区行政サービスセンター副所長のフイン・フー・リエム氏が、公証・認証された書類に署名した。写真：バオ・フオン

迅速でスムーズなプロセス

ビンドン区では、9月中旬から、区の指導者らが行政サービスセンター副所長のフイン・ヒュー・リエム氏に、主に原本からのコピーの認証と書類の署名の認証という4つの行政手続きについて、直接署名して結果を返す権限を与えている。

リエム氏によると、従来の手続きでは、公務員が書類を受け取り、確認・照合を行い、区人民委員会のリーダーに提出して署名と結果を返送していたため、処理に時間がかかっていたという。直接署名できる権限が付与されてからは、処理が大幅に迅速化された。

「平均して毎日130件近くの書類に署名しています。多くの人は結果が出るまで数分待つだけで済みます」と彼は語り、リーダーたちが部下への大胆な権限委譲を進めていることは、区の負担を軽減するだけでなく、住民にも満足感をもたらしていると述べた。

タンソンニャット区行政サービスセンターの公務員、タイ・チュオン・ヴー氏が、住民から公証・認証された書類を受け取っている。写真：バオ・フオン

タンソンニャット区行政サービスセンターの司法職員、タイ・チュオン・ヴー氏にも、公証・認証された文書に署名し、返送する権限が与えられていた。長年タンビン区司法局（旧）に勤務していたヴー氏は、この仕事の重圧を痛感していた。「以前は、権限がなかったため、すべての文書はリーダーに提出して署名してもらわなければなりませんでした。リーダーが会議中は、会議室に行くか、待たなければならず、人々を長時間待たせていました」とヴー氏は振り返る。

認可を受けて以来、ヴー氏は書類を受け取った後すぐに処理できるようになりました。「以前は認証手続きに行かなければならなかった多くの人が、今では数分で完了することに驚いています」と彼は言います。

書類の数が膨大であったにもかかわらず、ヴー氏は比較できる原本がある場合のみ認証するという規則を厳守し、書類が要件を満たしていない場合は説明し、間違いを避けるために追加の書類を要求しました。

バディエム村行政サービスセンターでは、公証窓口で毎日200～250件の書類が処理され、ピーク時には週に2,000件近くに達することもあります。村のリーダーが公務員に直接署名と結果の返却を委任できるようにしたことで、明確な成果がもたらされました。

以前、10月初旬から、ホーチミン市人民評議会の決議29/2025および司法省の指導を実施し、コミューンの指導者は、行政サービスセンターの副所長とコミューンの人民評議会-人民委員会の事務局の副長官に、6つの内容の公証と認証を委任し、彼らに代わって署名しました。

バディエム村行政サービスセンター副所長のグエン・ヴァン・ハウ氏（右表紙）が、書類の認証コピーに署名し、住民に返却している。写真：バオ・フオン

バディエム村行政サービスセンターのグエン・ヴァン・ハウ副所長は、勤務に当たった日は、コピーと認証のカウンターでほとんど「足止め」状態だったと語った。「リーダーが当番で署名する体制を整えてからは、書類の処理に以前は30分かかっていたのが、今では5～10分で完了します。待ち時間や混雑もなくなりました」とハウ氏は述べた。

業務量が増加したにもかかわらず、ハウ氏は書類の滞留を防ぐため、継続的な業務遂行の精神を維持しています。困難な案件や新たに発生した案件については、専門部門と速やかに協議し、対応方針を合意することで、関係者の理解を促し、何度もやり取りする必要をなくしています。

書類への署名を委任されたバジエム村人民評議会・人民委員会事務局副長官のトラン・ミン・トゥアン氏は、今回の委任は極めて妥当だと述べた。トゥアン氏は長年の経験を持ち、今回の合意以前には村人民委員会委員長を務めていたため、書類への署名は専門的なスキルの面では難しくないが、課題は時間にある。「私は週に2日、書類への署名と認証を担当しています。書類が数十件に及ぶこともあり、住民への遅延を避けるため、期限に合わせて書類を分類し、優先順位を付ける必要があります」とトゥアン氏は語った。

タンソンニャット区行政サービスセンターの職場環境は活気に満ちていた。写真：バオ・フオン

適切な人に適切な仕事を委任する

タンソンニャット区人民委員会のグエン・タン・ダン副委員長はホーチミン市法務局の取材に対し、同区は司法省からの指示を受けて10月初旬から公証・認証に関わる5つの内容の権限を行政サービスセンターの公務員2人に付与したと語った。

ダン氏によると、権限のある職員の選定は非常に慎重に行われ、日々国民に直接奉仕し、業務プロセスを理解し、確かな専門知識とスキルを持つ人材を優先したという。「選ばれた2名の職員は、どちらも以前の部隊で同様の職務を担っていたため、私たちは完全に安心しています」とダン氏は述べた。

タンソンニャット区の代表はまた、行政改革が真に効果的であるためには、認可の段階で止めるだけでなく、機関や部署が不必要な文書の認証を求めることも制限する必要があると述べた。

「多くの場所では、依然としてすべての書類の認証謄本の作成を義務付けていますが、規則では原本と照合できるコピーだけで十分です。電子データを活用し、CCCDやVNeIDで照合できれば、人々の時間を大幅に節約できます」とグエン・タン・ダン氏は述べた。

バディエム村人民委員会のグエン・トゥアン・アイン委員長は、権限委譲の仕組みの導入によって明確な変化が生まれ、指導者へのプレッシャーが軽減され、住民の待ち時間も大幅に短縮されたと述べた。効率性と責任を確保するため、村は権限委譲された職員を選任する基準を定め、この分野の経験を持つ管理職員を選任している。

しかし、トゥアン・アン氏によると、書類の量が膨大だったため、当局に配属された2名の職員、すなわち行政サービスセンター副所長と人民評議会・人民委員会事務局副所長も、進捗を確保するためにほぼ一日中休みなく働かなければならなかったという。「そこで、コミューンは担当職員を再配置し、議長、2名の副議長、事務局副所長、センター副所長を交代で担当させ、各担当者が週に1日ずつ署名を担当することにしました」とトゥアン・アン氏は説明した。

バディエム村の村長はまた、現在の認証業務における圧力は、書類の量だけでなく、多くの機関や組織が依然として実際には必要のない書類のコピーや認証を求めていることからも生じていると述べた。「手続きを簡素化し、人々の時間と労力を無駄にしないよう、規則を見直す必要があると思います」と村長は提案した。

14 承認されたコンテンツ

8月末に可決されたホーチミン市人民評議会の決議29/2025によると、コミューン人民委員会の委員長は、コミューン人民委員会の公務員に司法分野における14の内容を実行する権限を与えられている。

ホーチミン市司法局は10月18日までに、委任手続きの実施に関する詳細な指示を示す文書を発行した。コミューン人民委員会委員長は、個人、組織、および現地の慣行のニーズに基づき、原本からの謄本の認証および署名の認証業務を1名または複数名の公務員に委任することを検討し、決定するものとする。

契約や取引の認証に関しては、公務員の資格、専門能力、専門知識、経験、公務員の取引履歴を閲覧するためのデータベースへの接続能力、法的責任など、業務を遂行するのに十分な基準と条件を確保した上で、村レベルの人民委員会の委員長が公務員への認証を検討し決定するものとする。契約や取引の認証権限を公証機関に移譲している地方自治体については、認証は行われない。

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二階層政府は委任メカニズムのおかげでより効率的に運営されます。

ホーチミン市人民評議会の決議29/2025に基づき、行政司法の分野における村レベルの人民委員会委員長の多くの任務と権限を村レベルの公務員が遂行する権限が与えられたことで、この分野の認証業務に明確な変化が生じた。

ホーチミン市司法省のグエン・ティ・フォン・ゴック副局長は、現在までに110の地方自治体で公務員による署名と認証の権限付与が実施されていると述べた。これにより、村レベルの人民委員会のリーダーの負担が軽減され、住民の書類処理にかかる時間が短縮される。

ゴック氏によれば、決議29号が可決された後、司法省は緊急に調査を行い、168の地方自治体から意見を集め、市人民委員会に認可の実施に関する詳細な指示を含む文書を発行するよう勧告した。

同局はまた、定期的に広報活動や研修を実施し、地方公務員の実施プロセスを支援しています。現在までに、地方自治体は決議第29号の精神を基本的に理解し、正しく適用しています。

各地方の指導者は、実情を踏まえ、有能かつ適格な公務員を選任し、彼らが法に基づいて任務を遂行し、人民に最善の奉仕を尽くすことを確保するとともに、監視メカニズムを構築し、発生した問題を迅速に処理しなければならない。

導入から2ヶ月が経過し、この承認メカニズムは国民の満足度向上に貢献しています。公務員は職務遂行において、より高いモチベーション、責任感、そしてプロ意識を持って業務に取り組んでいます。「この承認メカニズムにより、コミューンレベルの人民委員会のリーダーが会議や業務に出席する際に発生する書類の滞留問題を解消することができました。書類は時間通りに処理され、人々を待たせることはありません」とゴック氏は述べました。

グエン・ティ・フォン・ゴック氏はまた、今後、同省は引き続き監視し、関係機関や地方自治体と連携して決議29号の実施の有効性を評価し、適切な分野での認可メカニズムの拡大を研究・提案し、行政改革に貢献し、国民へのサービスを向上していくと述べた。

「行政手続き改革において、権限委譲は、ダイナミックで効果的な都市自治モデルの構築を目指す現実的な解決策です。地方自治体は、市人民評議会および人民委員会に対し、現実に即した仕組みや政策を迅速に策定するために、積極的に提案を行う必要があります。司法省は諮問機関として、引き続き支援を行い、法律の適切な施行を確保し、住民に実質的な利益をもたらしていきます」と、ゴック氏は強調した。

レ・トア

出典: https://ttbc-hcm.gov.vn/cong-chuc-phuong-xa-tp-hcm-ky-sao-y-chung-thuc-giam-tai-ap-luc-1019946.html