内部報告プロセスを改善するためのこのアイデアは、フオンホア社会政策銀行の取引室長ホー・ヴァン・クアン氏と統合チーム責任者ダオ・ナット・カイン・クオック氏の業務慣行から「考案」されました。
クオック氏は、 カマウでの業務強化を経て、2022年末からフォンホア社会政策銀行の内部監査・統制の責任者に任命されたことが分かっています。この職務では、部内のあらゆる記録と文書を精査し、統合して上司に報告することが求められます。
しかし、実際には、検査後のエラー報告と修正プロセスには依然として多くの欠陥があります。部隊は迅速に修正を行い、裏付けとなる画像を保存しているにもかかわらず、修正報告書ファイルと説明画像は別々に送付されることが多く、報告者、報告を受ける職員、そして修正されたエラーの監視と再確認作業に大きな支障をきたしています。
「その状況から、クアン氏と私は、説明画像付きのエラー訂正レポートの送信を最適化し、 科学と論理を生み出し、テクノロジーを適用して利便性をもたらし、生産性と作業効率を向上させるソリューションが必要であることに気づきました」とクオック氏は語りました。
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| 著者らは、この取り組みの特徴について意見交換し、議論した - 写真：TP |
この取り組みの根本的な違いは、写真を直接挿入するのではなく、ハイパーリンク経由で写真を添付する機能を使用していることです。この方法により、レポートのファイルサイズが軽くなり、送信や保存が容易になりながらも、視認性は確保されます。ユーザーはCtrlキーを押しながらクリックするだけで、「証拠」がすぐに表示されます。
Microsoft Wordのパスによる画像添付機能を利用し、作成者グループは各項目とコンテンツに具体的な説明画像を挿入しました。これは、最も見やすく、理解しやすく、確認しやすく、追跡しやすい方法で行われました。具体的には、誤りを修正した後、覚えやすい名前を付けたフォルダに別のWord文書を保存しました。同時に、修正を証明する説明画像を、新しく作成したフォルダ内のサブフォルダに保存しました。次に、画像に分かりやすい名前を付け、レポート文書内で見つけやすく添付できるようにしました。
レポート内の修正項目において、該当のコンテンツをハイライト（選択）し、右クリックして「リンク」を選択し、「ファイルの場所」ボックスで説明画像を選択し、修正内容に対応する画像を選択して「OK」をクリックします。「完了したら、レポート文書と説明画像を含むフォルダを圧縮して送信します。受信側はそれを保存し、解凍した後、ファイルを開き、レポート内の各コンテンツをクリックして、対応する添付画像を表示します」とクオック氏は説明しました。
クアン氏によると、この取り組みは執筆者グループによって約1.5ヶ月で実施されたという。導入後、フオンホア社会政策銀行は、既存の問題や誤りの修正プロセスを、明確で明確な順序立てられたシステムで監視できるようになった。これにより、どのコンテンツが修正され、どのコンテンツが修正されていないかを容易に把握できるようになった。
この取り組みにより、報告書に添付する裏付け資料の提供プロセスが科学的かつ明確になりました。修正された報告書の受領者は、修正された「証拠」を容易に確認できるため、従来のプロセスと比較して、労働生産性と業務効率が約40～50%向上しました。「この取り組みは、内部監査・統制の分野だけでなく、フオンホア社会政策銀行の他の分野にも適用されており、目覚ましい成果を上げています。今後も、銀行業務が日々発展していくよう、部署の職員が有益な取り組みを考案し、実践に移すよう、引き続き奨励・啓発していきます」とクアン氏は力説しました。
上記の取り組みに加え、近年、社会政策銀行の役員・職員による多くの解決策や取り組みが生まれ、広く適用され、省社会政策銀行の業務効率化に貢献しています。これらの改善により、同部署は、信用残高の増加、不良債権および延滞債務の最小化、貯蓄貸付組合間のコミュニケーションと管理の効率性向上といった重要な目標の達成において、良好な成果を上げています。
これにより、貧困世帯や政策受益者への優遇融資が適時かつ効果的に提供され、投資、 経済発展、そして持続可能な貧困脱却を支援しています。適切かつ適切な取り組みは強力な原動力となり、省社会政策銀行のシステム全体に関わる役職員が絶えず革新を続け、貢献に努める動機となっています。
チュック・フォン
出典: https://baoquangtri.vn/xa-hoi/202510/hieu-qua-tu-giai-phap-dinh-kem-hinh-anh-bang-sieu-link-ket-ab94b22/
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