多くの人は、仕事において電子メールと電話は同じ機能を持っていると考えていますが、実際には、それぞれのコミュニケーション方法には独自の長所と短所があります。
メールを使うべき時
書類や論文の提供にメールを使用する：重要なファイルや文書を保存し、複数のパートナーに送信する必要がある場合、メールは便利なツールです。さらに、上司やパートナーに報告書の要約や提案書を提示する必要がある場合、メールは最も効果的で、完全かつ正確な情報伝達手段です。
確認：メールのもう一つの活用方法は、確認文書として使うことです。これはメモや手紙に似ていますが、具体的に情報を伝えるメッセージを書き、相手が慎重に検討した上で返信を待つ必要があります。
ユーザーは電子メールを使用して、旅行の確認、会議への出席、重要な決定を行うこともできます。
情報共有：キャリア専門家によると、メールは、文書、リンク、PDFファイル、画像などを必要とする人々と共有するための便利で柔軟な手段です。受信者は、情報を簡単に確認したり、調べたりすることもできます。
時間管理：異なるタイムゾーンやスケジュールの人と仕事をしている場合、メールは便利です。受信者は都合の良い時間にメッセージを確認し、自分のスケジュールに合わせて連絡を取り合うことができます。
しかし、電子メールで送信された情報は、必ずしも即時の応答を必要とするものではなく、むしろ送信者と受信者の両方が完全な情報と適切な応答時間を得られるような良好なコミュニケーション状況を作り出すものであることを強調する必要があります。
スマートフォンは、ユーザーが情報や感情を迅速かつ正確に表現するのに役立ちます。イラスト：Linkedin
電話はいつ使えばいいですか？
メールによるコミュニケーションは音声によるコミュニケーションと同じくらい効果的だと考える人もいますが、研究はそうではないことを示唆しています。2021年、研究者のアミット・クマール氏とニコラス・エプリー氏は、電話、ボイスチャット、 ビデオチャットといった音声によるコミュニケーションは、他の方法よりも強い社会的絆を築くことを発見しました。つまり、メールやテキストメッセージではなく、直接話すことには、大きな社会的メリットがあるということです。具体的には以下の通り。
情報をすばやく入手: 電子メールの返信を待つことなく、いつでもどこでも電話に出て、情報セキュリティを確認したり、アカウントを更新したり、パスワードを変更したりできます。
人間関係の構築：対面でのコミュニケーションや人間関係の構築に勝るものはありません。電話であれば、相手の声、トーン、表情、イントネーションまで聞くことができます。これは、単に内容を伝えるだけのメールとは全く異なるコミュニケーション方法です。
緊急の作業予定の通知：すぐに連絡・対応が必要な緊急事項には、電話連絡が必要です。また、電波が届く場所であれば、どこからでも電話を受けることができます。
メールを送信した場合、相手がオンラインでなければメールが受信されるかどうかはわかりません。
デリケートな会話での使用: 電子メールやテキスト メッセージの形で痕跡を残さずに、新しいアイデアを表現したり、誰かに打ち明けたり、決定を下したりできるため、電子メールを送信するよりも電話で話す方がよい場合があります。
言うまでもなく、音量、リズム、話し方は、言葉だけを使う場合でも、聞き手があなたについてより深く理解し、好意を表現し、不必要な誤解を避けるのに役立ちます。
VNEによると
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