ແນວທາງສຳລັບການປ່ຽນເປັນດິຈິຕອລແບບລວມສູນຂອງບັນທຶກ ແລະ ເອກະສານພາຍໃນລະບົບການເມືອງ.

ກະຊວງວິທະຍາສາດ ແລະ ເຕັກໂນໂລຊີ ໄດ້ອອກຈົດໝາຍທາງການເລກທີ 7197/BKHCN-CĐSQG ລົງວັນທີ 29 ພະຈິກ 2025, ໂດຍໃຫ້ຄຳແນະນຳແບບລວມສູນກ່ຽວກັບການປ່ຽນບັນທຶກ ແລະ ເອກະສານເປັນດິຈິຕອລໃນທົ່ວລະບົບການເມືອງ. ເອກະສານສະບັບນີ້ໄດ້ອອກເພື່ອປະຕິບັດໜ້າທີ່ທີ່ໄດ້ຮັບມອບໝາຍຈາກຄະນະຊີ້ນຳສູນກາງກ່ຽວກັບວິທະຍາສາດ, ການພັດທະນາເຕັກໂນໂລຊີ, ນະວັດຕະກຳ ແລະ ການຫັນປ່ຽນດີຈີຕອລ, ແລະ ເພື່ອສ້າງພື້ນຖານທາງກົດໝາຍໃຫ້ແກ່ອົງການຕ່າງໆຕັ້ງແຕ່ລະດັບສູນກາງຈົນເຖິງທ້ອງຖິ່ນເພື່ອນຳໃຊ້ຢ່າງເປັນເອກະພາບໃນຂະບວນການຫັນປ່ຽນດີຈີຕອລແຫ່ງຊາດ.

ຮູບພາບປະກອບ

ຄູ່ມືນີ້ນຳໃຊ້ກັບການຫັນປ່ຽນບັນທຶກ ແລະ ເອກະສານຈາກເອກະສານເຈ້ຍ ຫຼື ເອກະສານທາງກາຍະພາບໄປເປັນຮູບແບບດິຈິຕອນ ເພື່ອການຄຸ້ມຄອງ, ການເກັບຮັກສາ ແລະ ການນຳໃຊ້ທີ່ມີປະສິດທິພາບ. ເພື່ອຮັບປະກັນຄວາມຖືກຕ້ອງ, ຄວາມສອດຄ່ອງ ແລະ ຄວາມປອດໄພຂອງບັນທຶກດິຈິຕອນ, ກະຊວງວິທະຍາສາດ ແລະ ເຕັກໂນໂລຊີ ໄດ້ກຳນົດຫຼັກການພື້ນຖານ 10 ຢ່າງ ທີ່ທຸກອົງການ ແລະ ໜ່ວຍງານຕ້ອງປະຕິບັດຕາມ.

ດັ່ງນັ້ນ, ເອກະສານທີ່ຖືກປ່ຽນເປັນດິຈິຕອລຕ້ອງຮັບປະກັນຄວາມຊື່ສັດ, ສະທ້ອນເນື້ອໃນຂອງຕົ້ນສະບັບຢ່າງຖືກຕ້ອງ, ແລະ ບໍ່ສູນເສຍຄຸນຄ່າທາງກົດໝາຍຂອງມັນ. ຮູບແບບຂໍ້ມູນ, ໂຄງສ້າງ, ແລະ ຂໍ້ມູນ metadata ຕ້ອງສອດຄ່ອງກັບມາດຕະຖານດ້ານວິຊາການ, ຮັບປະກັນການເຮັດວຽກຮ່ວມກັນ ແລະ ການແບ່ງປັນຂໍ້ມູນ. ການປ່ຽນເປັນດິຈິຕອລຍັງຕ້ອງປະຕິບັດຕາມລະບຽບການກ່ຽວກັບຄວາມປອດໄພຂອງຂໍ້ມູນ, ການປົກປ້ອງຄວາມລັບຂອງລັດ, ແລະ ຂໍ້ມູນສ່ວນຕົວ. ການດຳເນີນງານແກ້ໄຂ ແລະ ເຂົ້າເຖິງທັງໝົດຕ້ອງໄດ້ຮັບການຕິດຕາມຢ່າງຄົບຖ້ວນ. ນອກຈາກນັ້ນ, ເອກະສານທີ່ມີມູນຄ່າສູງ ຫຼື ເອກະສານທີ່ຮັບໃຊ້ການບໍລິຫານ ແລະ ການໃຫ້ບໍລິການສາທາລະນະໂດຍກົງຈະໄດ້ຮັບຄວາມສຳຄັນໃນການປ່ຽນເປັນດິຈິຕອລ.

ເອກະສານດັ່ງກ່າວອະທິບາຍເຖິງຂະບວນການຄັດເລືອກເອກະສານ, ການປະເມີນຄວາມສ່ຽງ, ການປະເມີນຄ່າໃຊ້ຈ່າຍ, ແລະ ຂັ້ນຕອນການຫັນເປັນດິຈິຕອລ. ໂດຍສະເພາະ:

1. ການຄັດເລືອກບັນທຶກ ແລະ ເອກະສານ: ເອກະສານທີ່ຖືກຈັດລຳດັບຄວາມສຳຄັນສຳລັບການປ່ຽນເປັນດິຈິຕອລລວມມີເອກະສານສຳລັບການເກັບຮັກສາໄວ້ຖາວອນ, ເອກະສານທີ່ເຂົ້າເຖິງເລື້ອຍໆ, ເອກະສານທີ່ຮັບໃຊ້ການປະຕິຮູບການບໍລິຫານ, ຫຼື ເອກະສານທີ່ມີຄວາມສ່ຽງຕໍ່ຄວາມເສຍຫາຍໃນລະຫວ່າງການນຳໃຊ້ໂດຍກົງ. ໃນທາງກົງກັນຂ້າມ, ເອກະສານທີ່ມີຢູ່ແລ້ວໃນຮູບແບບເອເລັກໂຕຣນິກທີ່ມີລາຍເຊັນດິຈິຕອລ, ເອກະສານຊົ່ວຄາວ, ຫຼື ເອກະສານທີ່ໄລຍະເວລາເກັບຮັກສາໝົດອາຍຸແລ້ວບໍ່ໄດ້ລວມຢູ່ໃນຂອບເຂດຂອງການປ່ຽນເປັນດິຈິຕອລ.

2. ການປະເມີນຄວາມສ່ຽງ ແລະ ຄ່າໃຊ້ຈ່າຍ: ເອກະສານຕ່າງໆຖືກຈັດປະເພດຕາມລະດັບຄວາມສ່ຽງຈາກຕໍ່າຫາສູງຫຼາຍ. ເອກະສານທີ່ມີຄວາມສ່ຽງສູງອາດຕ້ອງການການຟື້ນຟູກ່ອນການຖ່າຍໂອນຂໍ້ມູນດິຈິຕອນ, ຫຼືອາດຈະບໍ່ຈຳເປັນຕ້ອງຖ່າຍໂອນຂໍ້ມູນດິຈິຕອນເລີຍ, ໂດຍຮັກສາເອກະສານຕົ້ນສະບັບໄວ້ເທົ່ານັ້ນ. ນອກຈາກນັ້ນ, ຄ່າໃຊ້ຈ່າຍໃນການຖ່າຍໂອນຂໍ້ມູນດິຈິຕອນ (ການກະກຽມ, ການສະແກນ, ການປະມວນຜົນ, ການເກັບຮັກສາ, ແລະ ບຸກຄະລາກອນ) ຕ້ອງໄດ້ຮັບການປະເມີນຢ່າງລະມັດລະວັງເພື່ອຮັບປະກັນປະສິດທິພາບການລົງທຶນ.

3. ຂະບວນການປ່ຽນເປັນດິຈິຕອລ 6 ຂັ້ນຕອນ: ຂະບວນການນີ້ປະກອບມີ: ການກະກຽມ - ການນັບ - ມາດຕະຖານດ້ານວິຊາການ - ການສະແກນ ແລະ OCR - ການສ້າງ metadata - ການເຊັນດິຈິຕອລ - ການເກັບຮັກສາ ແລະ ການສຳຮອງຂໍ້ມູນ - ການເຊື່ອມໂຍງຂໍ້ມູນ. ໂດຍສະເພາະ, ຮູບພາບທີ່ສະແກນຕ້ອງມີຄວາມລະອຽດຢ່າງໜ້ອຍ 300 dpi ແລະ ບັນທຶກເປັນ TIFF/PNG, ແລະ ເອກະສານທີ່ເກັບໄວ້ຫຼັກຕ້ອງເປັນ PDF/A. ເອກະສານທີ່ປ່ຽນເປັນດິຈິຕອລແມ່ນຖືກເຊັນດິຈິຕອລ ແລະ ເກັບຮັກສາໄວ້ໃນລະບົບທີ່ຕອບສະໜອງມາດຕະຖານຄວາມປອດໄພຂອງຂໍ້ມູນ.

ເພື່ອຮັບປະກັນຄວາມສອດຄ່ອງ, ຄຳແນະນຳໄດ້ລະບຸໂຄງສ້າງຂອງຕົວລະບຸ DocCode ແລະ ສົນທິສັນຍາການຕັ້ງຊື່ສຳລັບໄຟລ໌ຕາມມາດຕະຖານ CODE_YYYYMMDD_DESC.EXT, ຊ່ວຍຫຼີກລ່ຽງການຊໍ້າຊ້ອນ ແລະ ອຳນວຍຄວາມສະດວກໃຫ້ແກ່ການຂູດຮີດ ແລະ ການຄຸ້ມຄອງໃນໄລຍະຍາວ.

ການອອກຄຳແນະນຳແບບລວມສູນກ່ຽວກັບການປ່ຽນບັນທຶກ ແລະ ເອກະສານເປັນດິຈິຕອລພາຍໃນລະບົບ ການເມືອງ ບໍ່ພຽງແຕ່ສ້າງຂອບດ້ານວິຊາການ ແລະ ກົດໝາຍທີ່ຊັດເຈນເທົ່ານັ້ນ ແຕ່ຍັງປະກອບສ່ວນເຂົ້າໃນການປັບປຸງປະສິດທິພາບຂອງການຄຸ້ມຄອງລັດ, ສົ່ງເສີມການແບ່ງປັນຂໍ້ມູນ ແລະ ເລັ່ງການຫັນເປັນດິຈິຕອລແຫ່ງຊາດ. ເມື່ອອົງການ ແລະ ໜ່ວຍງານຕ່າງໆນຳໃຊ້ລະບຽບການເຫຼົ່ານີ້ຢ່າງພ້ອມໆກັນ ແລະ ຈິງຈັງ, ຂະບວນການປ່ຽນເປັນດິຈິຕອລຈະກາຍເປັນແບບມືອາຊີບ, ປອດໄພ, ມີປະສິດທິພາບດ້ານຕົ້ນທຶນ ແລະ ຍືນຍົງຫຼາຍຂຶ້ນ. ນີ້ແມ່ນບາດກ້າວທີ່ສຳຄັນໃນການສ້າງການບໍລິຫານທີ່ທັນສະໄໝ, ໂປ່ງໃສ, ແລະ ຂັບເຄື່ອນດ້ວຍຂໍ້ມູນ ເຊິ່ງຮັບໃຊ້ພົນລະເມືອງ ແລະ ທຸລະກິດໃນວິທີທີ່ສະດວກ ແລະ ມີປະສິດທິພາບທີ່ສຸດ.

ແຫຼ່ງຂໍ້ມູນ: https://sonnmt.camau.gov.vn/tin-hoat-dong/huong-dan-thong-nhat-viec-so-hoa-ho-so-tai-lieu-trong-he-thong-chinh-tri-292149