Akauntan, HR dan pekerja perlu tahu

Ringkasan beberapa peraturan dan jawapan penting tentang menutup buku insurans sosial pada 2023 yang perlu diberi perhatian oleh akauntan, sumber manusia dan pekerja.

Chốt sổ BHXH 2023: Kế toán, nhân sự và người lao động cần biết

Tanggungjawab menutup buku insurans sosial untuk pekerja

Menurut Artikel 48 Kanun Buruh 2019, apabila menamatkan kontrak buruh, perusahaan dan pekerja mempunyai tanggungjawab masing-masing berikut:

- Dalam tempoh 14 hari bekerja dari tarikh penamatan kontrak buruh, kedua-dua pihak bertanggungjawab untuk membayar sepenuhnya semua amaun yang berkaitan dengan hak setiap pihak, kecuali dalam kes berikut yang boleh dilanjutkan tetapi tidak melebihi 30 hari:

+ Perusahaan bukan individu menghentikan operasi;

+ Perusahaan menukar struktur, teknologi atau atas sebab ekonomi ;

+ Pembahagian, pemisahan, penyatuan, penggabungan; penjualan, pajakan, penukaran jenis perniagaan; pemindahan hak milik dan hak untuk menggunakan aset perusahaan dan koperasi;

+ Disebabkan oleh bencana alam, kebakaran, serangan musuh atau wabak berbahaya.

- Gaji, insurans sosial, insurans kesihatan , insurans pengangguran, gaji pemberhentian dan faedah lain pekerja mengikut perjanjian buruh kolektif dan kontrak buruh hendaklah diberi keutamaan untuk pembayaran sekiranya perusahaan atau koperasi ditamatkan, dibubarkan atau muflis.

- Perusahaan mempunyai tanggungjawab berikut:

+ Lengkapkan prosedur untuk mengesahkan tempoh pembayaran insurans sosial dan insurans pengangguran dan mengembalikannya bersama-sama dengan dokumen asal pekerja jika perusahaan telah menyimpannya;

+ Sediakan salinan dokumen berkaitan proses kerja pekerja jika diminta oleh pekerja. Kos menyalin dan menghantar dokumen ditanggung oleh perusahaan.

Oleh itu: Berdasarkan peruntukan di atas, apabila menamatkan kontrak buruh, perusahaan bertanggungjawab untuk mengesahkan masa insurans sosial dan pembayaran insurans pengangguran (atau dalam amalan dipanggil menutup buku insurans sosial) untuk pekerja.

Oleh itu, akauntan dan kakitangan sumber manusia dalam perusahaan perlu memberi perhatian kepada peraturan ini untuk melaksanakan kerja yang diperlukan untuk menutup buku insurans sosial bagi pekerja yang menamatkan kontrak buruh mereka.

Bolehkah pekerja menutup sendiri buku insurans sosial mereka?

Menurut Artikel 48 Kanun Buruh 2019, perusahaan bertanggungjawab untuk melengkapkan prosedur untuk mengesahkan tempoh pembayaran insurans sosial dan insurans pengangguran dan memulangkannya bersama salinan asal dokumen lain jika perusahaan telah menyimpannya daripada pekerja.

Selain itu, Fasal 5, Perkara 21 Undang-undang Insurans Sosial 2014 juga menetapkan bahawa perusahaan bertanggungjawab untuk menyelaraskan dengan agensi Insurans Sosial untuk memulangkan buku Insurans Sosial kepada pekerja, mengesahkan tempoh pembayaran Insurans Sosial apabila pekerja menamatkan kontrak buruh, kontrak kerja atau berhenti kerja mengikut peruntukan undang-undang.

Oleh itu, dapat dilihat bahawa penutupan buku insurans sosial adalah tanggungjawab perusahaan dan dijalankan dengan penyelarasan agensi insurans sosial.

Oleh itu, pekerja tidak boleh menutup buku insurans sosial mereka di agensi insurans sosial selepas berhenti kerja, sama ada mereka berhenti secara sah atau secara tiba-tiba, tetapi mesti kembali ke syarikat lama mereka untuk meminta mereka melengkapkan prosedur menutup buku insurans sosial mereka.

Penalti untuk perniagaan yang tidak menutup buku insurans sosial untuk pekerja

Menurut Perkara 12 Dekri 12/2022/ND-CP, perusahaan yang tidak melengkapkan prosedur pengesahan tempoh insurans sosial dan pembayaran insurans pengangguran untuk pekerja selepas menamatkan kontrak buruh mengikut peruntukan undang-undang akan dihukum seperti berikut:

- Daripada 2 juta VND kepada 4 juta VND untuk pelanggaran yang melibatkan 01 hingga 10 pekerja;

- Daripada 4 juta VND kepada 10 juta VND untuk pelanggaran yang melibatkan 11 hingga 50 pekerja;

- Daripada 10 juta VND kepada 20 juta VND untuk pelanggaran yang melibatkan 51 hingga 100 pekerja;

- Daripada 20 juta VND kepada 30 juta VND untuk pelanggaran yang melibatkan 101 hingga 300 pekerja;

- Daripada 30 juta VND kepada 40 juta VND untuk pelanggaran yang melibatkan 301 atau lebih pekerja.

Selain itu, perniagaan juga dikehendaki melengkapkan prosedur untuk mengesahkan masa insurans sosial dan pembayaran insurans pengangguran untuk pekerja mengikut peraturan.

Apakah yang perlu dilakukan oleh pekerja apabila syarikat tidak menutup buku insurans sosial?

Menurut Artikel 18 Undang-undang Insurans Sosial 2014, pekerja mempunyai hak untuk meminta agensi, organisasi dan individu yang berwibawa untuk menyemak keputusan dan tindakan agensi, organisasi dan individu apabila terdapat sebab untuk mempercayai bahawa keputusan dan tindakan tersebut melanggar undang-undang mengenai insurans sosial dan melanggar hak dan kepentingan sah mereka.

Oleh itu, sekiranya pekerja telah menamatkan kontrak buruh tetapi perusahaan tidak menutup buku insurans sosial mengikut peraturan, pekerja mesti terlebih dahulu menghubungi perusahaan dan meminta perusahaan menutup buku insurans sosial untuknya.

Sekiranya perusahaan masih tidak menutup buku insurans sosial mengikut peraturan, pekerja boleh mengemukakan aduan kepada Ketua Inspektor Jabatan Buruh, Orang Cacat Perang dan Hal Ehwal Sosial di mana perusahaan itu beribu pejabat untuk penyelesaian mengikut kuasa.

Prosedur untuk menutup buku insurans sosial pada 2023

Menurut Keputusan 595/QD-BHXH pada 2017, majikan hendaklah menutup buku insurans sosial mengikut susunan berikut:

Langkah 1: Laporkan pengurangan buruh

Sebelum melakukan prosedur penutupan insurans sosial, majikan perlu melakukan prosedur pemberitahuan pengurangan buruh.

- Menurut Artikel 23 Keputusan 595/QD-BHXH, dokumen untuk melaporkan pengurangan buruh termasuk:

+ Borang pengisytiharan untuk melaraskan maklumat insurans sosial dan insurans kesihatan (Borang TK1-TS)

+ Borang pengisytiharan untuk unit melaraskan maklumat insurans sosial dan insurans kesihatan (Borang TK3-TS);

+ Senarai pekerja yang mengambil bahagian dalam insurans sosial, insurans kesihatan, insurans kemalangan, insurans kemalangan dan penyakit pekerjaan (Borang D02-TS);

+ Senarai maklumat (Borang D01-TS);

+ Kad insurans kesihatan pekerja yang sah (01 salinan/orang);

- Majikan menghantar fail pemberitahuan pengurangan buruh terus kepada agensi insurans sosial tempat majikan mengambil bahagian atau melalui pos .

- Selepas berjaya melaporkan pengurangan insurans sosial, anda boleh meneruskan untuk menutup buku insurans sosial.

Langkah 2: Tutup buku insurans sosial

- Menurut Artikel 23 Keputusan 595/QD-BHXH, dokumen untuk menutup prosedur buku insurans termasuk:

+ Pengisytiharan unit yang mengambil bahagian, pelarasan maklumat insurans sosial dan insurans kesihatan (Borang TK3-TS);

+ Senarai pekerja yang mengambil bahagian dalam insurans sosial, insurans kesihatan, insurans pengangguran, insurans kemalangan dan penyakit pekerjaan (Borang D02-TS).

+ Senarai maklumat (Borang D01-TS).

+ Buku insurans sosial

+ Risalah insurans sosial.

+ Keputusan untuk menamatkan kontrak buruh (atau dokumen lain yang berkaitan dengan penamatan kontrak buruh).

+ Kad insurans kesihatan pekerja yang sah (01 salinan/orang);

- Majikan mengemukakan permohonan penutupan buku insurans sosial di agensi insurans sosial tempat majikan mengambil bahagian atau menyerahkannya melalui pos.

Masa tutup buku insurans sosial

Menurut Fasal 1, Perkara 48 Kanun Buruh 2019, dalam tempoh 14 hari bekerja dari tarikh penamatan kontrak buruh, kedua-dua pihak bertanggungjawab untuk membayar sepenuhnya semua jumlah yang berkaitan dengan hak setiap pihak, kecuali dalam kes berikut, yang boleh dilanjutkan tetapi tidak melebihi 30 hari:

- Majikan bukan individu yang berhenti beroperasi;

- Majikan menukar struktur, teknologi atau atas sebab ekonomi;

- Pembahagian, pemisahan, penyatuan, penggabungan; penjualan, pajakan, penukaran jenis perniagaan; pemindahan hak milik dan hak untuk menggunakan aset perusahaan dan koperasi;

- Disebabkan oleh bencana alam, kebakaran, serangan musuh atau wabak berbahaya.

Oleh itu, mengikut peraturan, masa untuk menutup buku insurans sosial tidak akan melebihi 14 hari dan dalam kes khas mengikut Klausa 1, Perkara 48 Kanun Buruh 2019, masa maksimum untuk menutup buku insurans sosial tidak akan melebihi 30 hari.

Sumber