Mendigitalkan rekod dengan segera apabila mengatur unit pentadbiran

Mulai 1 Julai, seluruh negara akan mengendalikan sistem kerajaan tempatan dua peringkat. Masa semakin suntuk, jadi lokaliti di Ho Chi Minh City dan Hanoi menumpukan pada sumber manusia, menyunting fail dengan segera, mendigitalkan dokumen, mengklasifikasikan dan mengarkibkannya untuk melaksanakan kerja-kerja penyusunan unit pentadbiran.

Bandar Ho Chi Minh: Mendigitalkan secara proaktif dan menyampaikan tepat pada masanya

Dalam beberapa hari kebelakangan ini, menurut wartawan SGGP, banyak wad dan daerah di Bandaraya Ho Chi Minh telah segera mengatur dan menugaskan pegawai dan penjawat awam untuk mengatur dan menyunting bagi memastikan fail dan dokumen disimpan mengikut peraturan.

Di Jawatankuasa Rakyat Wad 14 (Daerah 10), selepas tempoh pelaksanaan awal yang proaktif, pembetulan rekod untuk melayani pendigitalan dan pembinaan arkib moden telah selesai. Menurut Encik Ha Tuan Phuong, Pengerusi Jawatankuasa Rakyat Wad 14, wad itu secara proaktif menjalankan pembetulan dan pendigitalan rekod dan dokumen setiap tahun. Untuk rekod dan dokumen yang timbul dari awal tahun 2025 sehingga kini, wad terus membetulkan dan mendigitalkan. Pada masa ini, arkib wad adalah hampir 60 meter persegi lebar, mengandungi lebih daripada 156 meter rak dokumen (satu meter rak dokumen adalah 1 meter panjang dokumen yang disusun secara menegak, rapat di atas rak - PV), diperbetulkan dari 1971 hingga sekarang.

Begitu juga, di wad An Lac (daerah Binh Tan), kerja menyunting fail blok Parti untuk pendigitalan dan pengarkiban juga sedang dijalankan dengan segera. Cik Tran Thi Thu Huong, Timbalan Setiausaha Tetap Jawatankuasa Parti wad An Lac, berkata wad itu telah selesai menyunting 760 fail tetap dan 201 fail sementara dari 2003 hingga Mei 2020, dan sedang meneruskan penyuntingan kira-kira 12 meter rak dokumen dari Jun 2020 hingga membentangkan, dengan matlamat untuk melengkapkan dokumen pada masa yang sama dan sebelum Jun 25. 2003-2025 sebelum 15 Jun.

Pegawai wad An Lac (daerah Binh Tan, Ho Chi Minh City) sedang menyemak dan menyunting fail dan dokumen blok Parti. Foto: VAN MINH

Banyak daerah, daerah dan Thu Duc City telah menyemak, menyunting dan mendigitalkan dokumen secara proaktif. Sebagai contoh, di Daerah Binh Tan, melalui semakan dan statistik dari 2003 hingga 2018, bilangan fail dan dokumen yang diedit ialah 5,230 fail kekal. Ketika ini, daerah sedang melakukan pengeditan dan pengimbasan segera fail untuk meneruskan pengarkiban mulai 2019 hingga pembentangan bagi persiapan penyerahan selepas melaksanakan penyusunan organisasi sistem politik dan unit pentadbiran di daerah itu.

Di Daerah 10, Cik Nguyen Thi Thu Huong, Pengerusi Jawatankuasa Rakyat Daerah, berkata bahawa daerah itu telah mengarahkan penyusunan dan penyenaraian dokumen kertas yang disunting, penyuntingan awal dokumen yang tidak disunting, dan persediaan untuk penyerahan kepada unit baharu. Pada masa yang sama, daerah itu menyemak dokumen elektronik, mengasingkan data, mengekstraknya ke peranti storan, dan memastikan keselamatan dan integriti data untuk penyerahan.

Hanoi : Memastikan data terpusat dan saling berkaitan

Di Hanoi, Jawatankuasa Rakyat Bandar Raya telah meluluskan Projek "Membina pangkalan data dikongsi daripada mendigitalkan dokumen agensi berpusat di Hanoi" dan menugaskan Pusat Perkhidmatan Pentadbiran Awam Hanoi untuk mempengerusikan dan mengatur pelaksanaan projek itu. Projek ini dibina untuk mendigitalkan dan menyusun semula fail dan dokumen untuk melayani penggantungan aktiviti pentadbiran peringkat daerah dan penggabungan komune mengikut kemajuan dalam Kesimpulan No 127-KL/TW bertarikh 28 Februari 2025 Biro Politik dan Sekretariat dalam melaksanakan penyelidikan dan mencadangkan untuk terus menyusun semula organisasi sistem politik.

Menurut Encik Truong Viet Dung, Ketua Pejabat Jawatankuasa Rakyat Hanoi, pelaksanaan projek itu bertujuan untuk membentuk pangkalan data bersama, termasuk dokumen parti, kerajaan dan organisasi massa di Hanoi, memastikan data berpusat, saling berkaitan, dikongsi dan boleh digunakan semula. Sebaliknya, ia bertujuan untuk meningkatkan kecekapan, keberkesanan dan prestasi pengurusan dan pentadbiran dengan tidak menggunakan rekod kertas, mengintegrasikan kecerdasan buatan, dan mengeksploitasi dan menggunakan data dengan mudah. Pada masa ini, anggaran jumlah dokumen yang perlu disunting di peringkat daerah dan komune di Hanoi adalah lebih daripada 68,860m; jumlah dokumen yang perlu didigitalkan di peringkat daerah dan komune adalah melebihi 94 juta muka surat A4. Ini adalah volum yang sangat besar, jadi pendigitalan dokumen dibahagikan kepada 2 fasa. Fasa 1 akan mendigitalkan dokumen agensi, dengan 5 keutamaan, termasuk: 1 ialah menyunting dan mendigitalkan dokumen Parti dan kerajaan di peringkat daerah; 2 ialah menyunting dan mendigitalkan dokumen Parti dan kerajaan di peringkat komune; 3 adalah untuk mengedit dan mendigitalkan dokumen Parti di peringkat bandar; 4 ialah menyunting dan mendigitalkan dokumen kerajaan di peringkat bandar; 5 adalah untuk mengedit dan mendigitalkan dokumen pertubuhan massa di 3 peringkat.

Menurut Encik Cu Ngoc Trang, Pengarah Pusat Perkhidmatan Pentadbiran Awam Hanoi, mulai sekarang hingga 30 Jun, pusat itu akan menumpukan pada pelaksanaan keutamaan 1 dan 2; mendigitalkan dokumen dengan tempoh penyimpanan kekal, dokumen yang kerap digunakan semula di Parti dan kerajaan di peringkat daerah dan komune, dianggarkan mencakupi kira-kira 25% daripada volum mentah dan 5% daripada volum yang diedit. Untuk dokumen yang didigitalkan, memastikan kualiti mengikut peraturan, data akan disegerakkan, tidak didigitalkan semula untuk mengelakkan pembaziran masa dan belanjawan.

Ke arah membina pentadbiran moden

Daripada pelaksanaan di lokaliti, beberapa pakar dan timbalan Dewan Negara (Timbalan NA) berkata bahawa penyuntingan dan pendigitalan rekod dan dokumen bukan sahaja tugas teknikal tetapi juga mempunyai makna untuk memastikan ketelusan, keselamatan dan kecekapan dalam proses penyusunan semula radas, mewujudkan kemudahan untuk orang ramai dan perniagaan. Ini juga merupakan langkah penting ke arah membina pentadbiran moden, memenuhi keperluan sosial dengan lebih baik dalam tempoh baharu.

Menekankan peranan utama pendigitalan rekod dalam konteks semasa, Timbalan Dewan Negara Nguyen Quang Huan menekankan bahawa apabila menggabungkan unit pentadbiran, sempadan pentadbiran akan menjadi lebih luas, infrastruktur akan memerlukan 5-10 tahun untuk disiapkan, jadi pada mulanya, perjalanan untuk melakukan prosedur pentadbiran pastinya akan menjadi sukar. Oleh itu, jika teknologi digital tidak diambil kesempatan, memerlukan orang ramai pergi ke agensi awam untuk memproses dokumen akan menimbulkan kesulitan yang besar. Menurutnya, adalah perlu untuk mendigitalkan semua rekod, meletakkan prosedur pentadbiran pada persekitaran rangkaian untuk meminimumkan ketidakcukupan, dan mewujudkan premis untuk melaksanakan kerajaan digital dan masyarakat digital. Ini mesti dilakukan dengan cepat dan serentak, dan tidak perlu menunggu arahan daripada Kerajaan Pusat tetapi setempat mesti proaktif melaksanakannya sekarang.

Di samping itu, semasa proses menyemak dan menyimpan rekod, Timbalan Perhimpunan Kebangsaan Pham Van Hoa menyatakan bahawa jawatankuasa dan pihak berkuasa Parti tempatan mesti tegas mengarahkan, memeriksa dan mengingatkan seluruhnya untuk mengelakkan kehilangan, tersalah letak, atau sengaja memusnahkan rekod. "Jika kita tidak berhati-hati dan kehilangan rekod, ia bukan sahaja akan menjejaskan agensi negeri tetapi juga memberi kesan besar kepada orang ramai dan perniagaan. Oleh itu, pada masa ini, adalah perlu untuk mentakrifkan dengan jelas tanggungjawab khusus organisasi, unit, individu, dan pemimpin jika rekod hilang, tersalah letak, atau memusnahkan rekod secara haram," kata Timbalan Dewan Negara Pham Van Hoa.

Untuk memastikan kerja dokumen dan arkib yang lancar dan berterusan, dan memastikan pengurusan dokumen yang selamat sebelum, semasa dan selepas melengkapkan penyusunan semula sistem politik di Bandaraya Ho Chi Minh, Jawatankuasa Rakyat Bandar Raya Ho Chi Minh mengeluarkan Arahan 04. Arahan tersebut dengan jelas menyatakan: memerlukan ketua jabatan, cawangan dan sektor bandar, Thu Duc City, daerah dan daerah untuk mengukuhkan pengurusan tugasan yang mendesak dengan segera. dan kerja arkib dalam proses penyusunan semula sistem politik di bandar.

TAMADUN - PHAN THAO - HARI KEBANGSAAN

Sumber: https://www.sggp.org.vn/khan-truong-so-hoa-ho-so-khi-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post799633.html