Memperketatkan pengurusan pengendalian dan pengarkiban dokumen semasa proses penstrukturan semula organisasi.

Kinhtedothi - Dilarang sama sekali merampas, memindahkan atau memusnahkan dokumen dan pangkalan data dokumen secara haram; merosakkan atau kehilangan dokumen dan pangkalan data dokumen semasa proses penyusunan semula struktur organisasi...

Ini merupakan perkara penting dalam Surat Rasmi No. 414/BNV-VTLTNN bertarikh 19 Mac daripada Kementerian Dalam Negeri kepada Jawatankuasa Rakyat wilayah dan bandar yang ditadbir secara pusat mengenai pengukuhan pengurusan dokumen dan arkib semasa proses penyusunan semula struktur organisasi sistem politik mengikut Kesimpulan No. 127-KL/TW Politburo.

Pemilikan, pemindahan atau pemusnahan dokumen tanpa kebenaran adalah dilarang sama sekali.

Dokumen rasmi tersebut menyatakan bahawa, bagi memastikan pengurusan dan pengarkiban dokumen yang lancar dan berterusan, serta untuk menjamin pengurusan dokumen yang selamat sebelum, semasa, dan selepas penyusunan semula struktur organisasi sistem politik selesai mengikut Kesimpulan No. 127-KL/TW bertarikh 28 Februari 2025, Politburo dan Sekretariat, Kementerian Dalam Negeri meminta pengerusi Jawatankuasa Rakyat wilayah dan bandar yang ditadbir pusat untuk segera mengarahkan pelaksanaan beberapa tugas segera bagi memperkukuh pengurusan pengurusan dan pengarkiban dokumen semasa penyusunan semula struktur kerajaan tempatan.

Pertama , adalah perlu untuk melaksanakan peraturan perundangan sepenuhnya dan betul mengenai pengurusan dan pengarkiban dokumen, memenuhi keperluan berikut: semua dokumen dan pangkalan data dokumen yang dihasilkan dalam aktiviti agensi dan organisasi mesti diuruskan secara berpusat, seragam dan selamat mengikut setiap koleksi arkib; dokumen dan pangkalan data dokumen setiap agensi atau organisasi mesti dikatalogkan dan disusun mengikut koleksi arkib agensi atau organisasi tersebut.

Agensi atau organisasi hendaklah menutup arkibnya dari tarikh pemberhentian operasi; agensi atau organisasi tidak boleh mengeluarkan dokumen pentadbiran dalam bidang kuasanya dari tarikh keputusan pihak berkuasa yang berwibawa mengenai penggabungan atau pemberhentian operasi berkuat kuasa.

Sebelum dan semasa penyusunan semula peralatan pentadbiran, dokumen dan pangkalan data mesti terus dipelihara dalam arkib arkib sejarah peringkat wilayah dan arkib unit pentadbiran (atau lokasi penyimpanan semasa) sebelum penyusunan semula.

Secara khususnya, pemilikan, pemindahan atau pemusnahan dokumen dan pangkalan data dokumen tanpa kebenaran adalah dilarang sama sekali; merosakkan atau kehilangan dokumen dan pangkalan data dokumen semasa proses penstrukturan semula organisasi juga dilarang.

Kedua , arkib sejarah peringkat wilayah bertanggungjawab untuk menerima dan menyelaras dengan ketua-ketua agensi, organisasi dan unit pentadbiran bagi terus memelihara semua dokumen arkib dan pangkalan data dokumen di wilayah tersebut, sama ada di lokasi atau sementara di lokasi berpusat, dan menyerahkan dokumen tersebut kepada agensi, organisasi dan unit pentadbiran baharu mengikut kuasa pengurusan mereka selepas penstrukturan semula organisasi.

Ketiga , penyerahan dokumen dan pangkalan data dokumen selepas penstrukturan semula organisasi telah dijalankan mengikut peraturan undang-undang arkib mengenai kuasa pengurusan.

Keempat , menguatkuasakan peraturan perundangan secara ketat mengenai pengurusan dan penggunaan meterai rasmi dan sijil tandatangan digital; melindungi rahsia negara dan memastikan keselamatan maklumat, dokumen dan data semasa melaksanakan tugas berkaitan statistik, pembungkusan, penyerahan, penyimpanan dan penggunaan semasa proses penstrukturan semula organisasi.

Peraturan mengenai senarai kod pengenalan untuk dokumen, rekod dan simbol dokumen agensi dan organisasi baharu.

Bagi Jawatankuasa Rakyat wilayah dan bandar yang ditadbir oleh pusat, Kementerian Dalam Negeri mencadangkan agar Pengerusi Jawatankuasa Rakyat Wilayah dipertanggungjawabkan sebagai ketua organisasi untuk pengurusan arkib negeri di peringkat tempatan dalam skop tugas dan kuasa mereka; memastikan keselamatan dokumen dan pangkalan data dokumen di bawah kuasa pengurusan mereka mengikut undang-undang sepanjang proses penyusunan semula struktur organisasi. Arahan daripada Pengerusi Jawatankuasa Rakyat Wilayah mengenai pengukuhan pengurusan dokumen dan kerja arkib negeri hendaklah dikeluarkan dengan segera.

Pada masa yang sama, adalah perlu untuk membangunkan pelan bagi penyusunan semula arkib sejarah Negeri di peringkat wilayah dalam Projek untuk menyusun semula dan menyusun semula unit pentadbiran di semua peringkat dan untuk membina model organisasi kerajaan tempatan dua peringkat, mengemukakannya kepada pihak berkuasa yang berwibawa untuk penilaian dan pelaksanaan.

Sejurus selepas penstrukturan semula organisasi selesai, adalah perlu untuk segera mengeluarkan peraturan yang menyatakan senarai kod pengenalan untuk dokumen dan rekod, serta simbol dokumen agensi dan organisasi baharu di bawah pengurusan; mengarahkan ketua agensi dan organisasi baharu untuk menerima dokumen dan pangkalan data di bawah kuasa pengurusan mereka; dan mengarahkan ketua unit pentadbiran peringkat akar umbi baharu untuk menerima dokumen di bilik pengumpulan dan kemudahan penyimpanan dalam bidang kuasa mereka yang diuruskan sementara oleh arkib sejarah wilayah.

Pada masa yang sama, adalah perlu untuk mengarahkan unit yang mengurus dan mengendalikan Sistem untuk melaksanakan penyelesaian teknikal bagi memastikan kesinambungan dan kesinambungan pengeluaran dokumen dan pengendalian kerja oleh agensi dan organisasi di bawah pengurusannya.

Kementerian Dalam Negeri mencadangkan pengukuhan pengurusan pengurusan dokumen dan pengarkiban semasa proses penyusunan semula peralatan sistem politik (foto: VNA).

Mengeluarkan pelan bagi melaksanakan Arahan Pengerusi Jawatankuasa Rakyat Wilayah.

Berkenaan Jabatan Hal Ehwal Dalam Negeri, surat rasmi tersebut meminta agar ia menasihati Pengerusi Jawatankuasa Rakyat Wilayah untuk mengeluarkan Arahan mengenai pengukuhan pengurusan pengurusan dokumen dan pengarkiban semasa proses penyusunan semula struktur organisasi sistem politik di peringkat tempatan; dan untuk mengeluarkan pelan bagi melaksanakan Arahan Pengerusi Jawatankuasa Rakyat Wilayah.

Pada masa yang sama, Arkib Sejarah Wilayah ditugaskan untuk menugaskan pegawai bagi menganjurkan kumpulan kerja bagi melawat agensi, organisasi dan unit bagi menerima dan menyelaras pemeliharaan dokumen di tapak dan memperincikan pangkalan data dokumen pada Sistem; mengarahkan Arkib Sejarah Wilayah untuk melaksanakan langkah-langkah secara proaktif bagi mengumpul rekod dengan tempoh pemeliharaan kekal yang telah dianjurkan sepenuhnya di agensi dan organisasi yang merupakan sumber dokumen yang diserahkan kepada Arkib Sejarah Wilayah.

Pada masa yang sama, Pengerusi Jawatankuasa Rakyat Wilayah dinasihatkan untuk memperuntukkan sumber yang mencukupi bagi memastikan keselamatan dokumen dan pangkalan data dokumen di bilik dan gudang yang telah disahkan dan dimeteraikan oleh Arkib Sejarah Wilayah sehingga ia diserahkan kepada agensi dan organisasi yang bertanggungjawab untuk pengurusan selepas penyusunan semula peralatan pentadbiran.

Sejurus selepas penstrukturan semula organisasi selesai, adalah perlu untuk segera menasihati Pengerusi Jawatankuasa Rakyat Wilayah untuk mengeluarkan senarai kod pengenalan bagi dokumen, fail dan simbol dokumen agensi dan organisasi yang dibentuk selepas penstrukturan semula organisasi dalam skop pengurusan; mengemukakan kepada Jawatankuasa Rakyat Wilayah pelan dan projek untuk mengurus dan memproses dokumen agensi dan organisasi sebelum penstrukturan semula organisasi; menyelaras dengan unit yang mengurus dan mengendalikan sistem untuk membangunkan pelan penyerahan dan pengintegrasian dokumen dan pangkalan data dokumen dalam Sistem.

Sahkan penyerahan dokumen dan pangkalan data dokumen agensi dan organisasi sebelum penstrukturan semula organisasi.

Bagi arkib sejarah peringkat wilayah, Kementerian Dalam Negeri mencadangkan penugasan pegawai untuk membimbing penyusunan statistik, susunan, pembungkusan, pengedapan, pengesahan kuantiti dan keadaan dokumen kertas dan dokumen pada media lain (jika ada), penerimaan dan penyelarasan pemeliharaan dokumen di tapak atau sementara berpusat daripada agensi dan organisasi; penyelarasan dengan unit yang mengurus dan mengendalikan Sistem untuk menentukan bilangan dokumen digital dan menggariskan pangkalan data dokumen pada Sistem untuk setiap agensi, organisasi dan unit pentadbiran.

Menyusun inventori lengkap semua dokumen dan pangkalan data yang sedang disimpan di arkib sejarah peringkat wilayah; terus memastikan keselamatan, integriti dan kebolehgunaan dokumen dan pangkalan data di arkib sejarah peringkat wilayah sehingga ia diserahkan kepada agensi dan organisasi yang kompeten selepas penstrukturan semula organisasi. Ringkaskan kuantiti dan keadaan dokumen dan pangkalan data dan laporkan kepada Jabatan Hal Ehwal Dalam Negeri untuk diserahkan kepada Kementerian Hal Ehwal Dalam Negeri.

Sejurus selepas penstrukturan semula organisasi selesai, perkara berikut perlu dilaksanakan dengan segera: titik fokus untuk mengatur dan mengesahkan penyerahan dokumen dan pangkalan data daripada agensi dan organisasi sebelum penstrukturan semula organisasi kepada agensi atau organisasi yang kompeten yang menguruskannya selepas penstrukturan semula; menasihati Jabatan Hal Ehwal Dalam Negeri tentang membangunkan pelan dan projek untuk mengurus dan memproses dokumen dan pangkalan data yang telah diinventori oleh agensi dan organisasi sebelum penstrukturan semula organisasi.

Pada masa yang sama, menyelaras dengan agensi dan organisasi berkaitan untuk melaksanakan projek dan program bagi mengurus dan memproses dokumen dan pangkalan data yang telah dikatalogkan sebelum penstrukturan semula organisasi; mengumpul rekod dengan tempoh penyimpanan kekal yang telah disusun sepenuhnya terlebih dahulu daripada agensi dan organisasi yang merupakan sumber dokumen yang diserahkan kepada arkib sejarah wilayah.

Mendaftar akaun baharu atau yang dibuka semula untuk organisasi, pemimpin dan kakitangan pentadbiran.

Dalam dokumen yang sama ini, Kementerian Dalam Negeri juga meminta agar ketua-ketua agensi dan organisasi, serta pengerusi Jawatankuasa Rakyat daerah dan komun, bertanggungjawab untuk memastikan keselamatan dokumen dan pangkalan data dokumen di bawah kuasa pengurusan mereka mengikut undang-undang sepanjang proses penyusunan semula struktur organisasi sehingga dokumen dan pangkalan data dokumen diserahkan kepada arkib sejarah wilayah dan agensi dan organisasi yang kompeten selepas penyusunan semula.

Pada masa yang sama, mengarahkan unit dan individu untuk menyusun dan membungkus fail dan dokumen mengenai tugasan yang telah siap dan belum siap; menugaskan unit dan individu untuk menyusun dan membuat senarai tugasan agensi atau organisasi yang belum siap; memastikan fail dan dokumen yang disertakan dibungkus secara berasingan dan dihantar ke arkib agensi.

Mengarahkan arkib agensi statistik, membungkus dokumen dalam arkib dan membimbing unit statistik dan individu dalam membungkus rekod dan dokumen yang belum diserahkan; menerima rekod dan dokumen daripada unit dan individu dan mengumpulkannya di bilik stor berpusat. Pada masa yang sama, mengatur kemudahan storan, peralatan dan kakitangan yang diperlukan untuk melindungi dan memelihara dokumen dengan selamat sehingga diserahkan kepada agensi pengurusan atau organisasi yang kompeten selepas penstrukturan semula organisasi.

Pengerusi Jawatankuasa Rakyat Daerah menugaskan Jabatan Hal Ehwal Dalam Negeri untuk menasihati tentang susunan bilik penyimpanan dan peralatan yang diperlukan untuk pengumpulan dan pemeliharaan dokumen yang selamat dan berpusat daripada agensi khusus di bawah Jawatankuasa Rakyat Daerah; dan untuk mengatur anggota keselamatan bagi melindungi dokumen sehingga ia diserahkan kepada agensi atau organisasi yang kompeten untuk pengurusan selepas penyusunan semula struktur organisasi.

Sejurus selepas penstrukturan semula organisasi selesai, ketua agensi, organisasi atau unit pentadbiran baharu hendaklah segera mengarahkan pendaftaran akaun baharu atau akaun yang dibuka semula untuk organisasi, pemimpin dan kerani dokumen pada Sistem bagi memastikan pengeluaran dan penerimaan dokumen; mendaftar untuk pengeluaran meterai rasmi dan sijil tandatangan digital untuk kegunaan rasmi seperti yang ditetapkan...

Analisis statistik, pemeteraian dan pemeliharaan dokumen yang selamat.

Bagi arkib institusi, Kementerian Dalam Negeri mewajibkan jabatan arkib institusi atau orang yang ditugaskan untuk arkib di agensi, organisasi atau unit untuk membimbing unit dan individu dalam pengkatalogan, pembungkusan dan penyerahan dokumen ke bilik stor atau gudang berpusat terlebih dahulu; menyediakan kemudahan penyimpanan dan syarat-syarat yang diperlukan untuk pemeliharaan dokumen yang diterima daripada unit dan individu dengan selamat; pengkatalogan, pemeteraian dan pemeliharaan dokumen dengan selamat di bilik arkib atau gudang agensi atau organisasi sehingga ia diserahkan kepada arkib sejarah wilayah atau agensi atau organisasi yang kompeten selepas penstrukturan semula organisasi.

Pada masa yang sama, menyelaras dengan unit yang mengurus dan mengendalikan sistem statistik untuk mengesahkan bilangan dokumen dan pangkalan data dokumen agensi dan organisasi dalam sistem; menerima dan menyimpan fail dan dokumen kerja yang belum selesai secara berasingan mengikut katalog; mengemukakan untuk diarkibkan atau katalog dan pakej fail secara berasingan dengan tempoh pengekalan kekal yang telah diselesaikan sebelum ini.

Serahkan dokumen yang telah dibungkus dan senarai tugasan yang belum selesai dalam keadaan asalnya.

Bagi penjawat awam, pekerja awam dan pekerja, Kementerian Dalam Negeri mewajibkan penyusunan dan pembungkusan fail dan dokumen mengenai tugasan yang telah siap dan belum siap. Bagi tugasan yang belum siap, senarai mesti diwujudkan dengan jelas yang menyatakan nama tugasan, nama orang yang bertanggungjawab terutamanya untuk mengendalikannya, bilangan dokumen yang tersedia dan tarikh akhir penyiapan (jika ada).

Serahkan fail dan dokumen yang telah dibungkus, berserta senarai tugasan yang belum selesai pada Sistem, kepada arkib agensi atau kepada unit/individu yang bertanggungjawab untuk menyusun dokumen semasa proses penstrukturan semula organisasi.

Sejurus selepas penstrukturan semula organisasi selesai, adalah perlu untuk segera menyelaras dengan arkib agensi dan unit yang mengurus dan mengendalikan sistem untuk menyerahkan fail dan dokumen berkaitan tugasan yang belum selesai kepada unit atau individu yang bertanggungjawab untuk meneruskan kerja.

Menutup akaun organisasi dan individu bagi agensi dan organisasi yang telah menghentikan operasi.

Bagi unit yang mengurus dan mengendalikan Sistem, Kementerian Dalam Negeri memerlukan pengenalpastian dan penentuan skop dokumen dan pangkalan data dokumen dalam Sistem mengikut setiap akaun agensi, organisasi atau individu. Berdasarkan senarai tugasan yang belum selesai, tentukan skop data dan cipta senarai akaun organisasi dan individu yang mempunyai kerja yang belum selesai; sediakan pelan penyerahan apabila diarahkan.

Pada masa yang sama, statistik dan laporan mengenai sistem kod pengenalan dokumen, kod fail dan simbol dokumen yang sedang digunakan dalam Sistem akan dikumpulkan dan dilaporkan kepada Jawatankuasa Rakyat Wilayah dan Jabatan Hal Ehwal Dalam Negeri. Ini akan berfungsi sebagai asas untuk memberikan kod pengenalan dokumen, kod fail dan simbol dokumen kepada agensi dan organisasi selepas penyusunan semula struktur organisasi, bagi memastikan keseragaman, konsistensi dan mengelakkan pertindihan.

Sejurus selepas penstrukturan semula organisasi selesai, adalah perlu untuk segera menutup akaun organisasi dan individu untuk agensi dan organisasi yang menghentikan operasi sebaik sahaja keputusan mengenai penstrukturan semula organisasi dibuat; pada masa yang sama, membuka akaun untuk agensi, organisasi dan individu baharu, memastikan sambungan dengan dokumen dan pangkalan data sedia ada sebelum ini.

Khususnya, Kementerian Dalam Negeri telah mencadangkan satu rancangan untuk menggunakan dokumen dan pangkalan data dokumen dalam Sistem bagi memenuhi keperluan segera agensi, organisasi dan individu sepanjang proses penyusunan semula struktur organisasi.

Sumber: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html