Mengetatkan pengurusan dokumen dan kerja arkib semasa proses penstrukturan semula radas

Kinhtedothi-Dilarang sama sekali untuk memiliki, memindahkan, atau memusnahkan dokumen dan pangkalan data dokumen secara haram; ia tidak dibenarkan merosakkan atau kehilangan dokumen dan pangkalan data dokumen semasa proses penyusunan radas...

Itu adalah kandungan ketara dalam Kiriman Rasmi No. 414/BNV-VTLTNN bertarikh 19 Mac dari Kementerian Dalam Negeri yang dihantar kepada Jawatankuasa Rakyat wilayah dan bandar yang dikendalikan oleh pusat mengenai pengukuhan pengurusan kerja dokumen dan arkib dalam proses penyusunan semula aparatus sistem politik mengikut Kesimpulan No. 127-KL/TW Politburo.

Dilarang sama sekali untuk memiliki, memindahkan atau memusnahkan dokumen secara haram.

Dokumen itu dengan jelas menyatakan bahawa, untuk memastikan kerja dokumen dan arkib yang lancar dan berterusan, dan untuk memastikan pengurusan dokumen yang selamat sebelum, semasa dan selepas menyelesaikan penyusunan semula sistem politik mengikut Kesimpulan No. 127-KL/TW bertarikh 28 Februari 2025 Biro Polit, Sekretariat dan Kementerian Dalam Negeri meminta Pengerusi Jawatankuasa Perlaksanaan Rakyat atau Pusat Wilayah. bilangan tugas mendesak untuk mengukuhkan pengurusan kerja dokumen dan arkib dalam proses penyusunan semula aparat kerajaan tempatan.

Pertama , laksana dengan betul dan sepenuhnya peraturan undang-undang mengenai dokumen dan arkib, memenuhi keperluan: semua dokumen dan pangkalan data dokumen yang dibentuk dalam aktiviti agensi dan organisasi mestilah diurus secara berpusat, seragam dan selamat mengikut setiap arkib; dokumen dan pangkalan data dokumen mana-mana agensi atau organisasi mesti dikira dan dikumpul mengikut arkib agensi atau organisasi tersebut.

Menjalankan penutupan arkib agensi dan organisasi dari tarikh penamatan operasi; agensi dan organisasi tidak mengeluarkan dokumen pentadbiran di bawah kuasa mereka dari tarikh keputusan pihak berkuasa berwibawa mengenai penggabungan atau penamatan operasi berkuat kuasa.

Sebelum dan semasa penyusunan organisasi, dokumen dan pangkalan data mesti terus disimpan di arkib Arkib Sejarah Wilayah dan Arkib Agensi (atau lokasi pemeliharaan) unit pentadbiran (ADU) sebelum penyusunan.

Khususnya, adalah dilarang sama sekali untuk memiliki, memindahkan, atau memusnahkan dokumen dan pangkalan data dokumen secara haram; ia tidak dibenarkan merosakkan atau kehilangan dokumen dan pangkalan data dokumen semasa proses penyusunan semula radas.

Kedua , arkib sejarah wilayah bertanggungjawab untuk menerima dan menyelaras dengan ketua agensi, organisasi dan unit pentadbiran untuk terus memelihara di tapak atau sementara memelihara semua dokumen arkib dan pangkalan data dokumen di wilayah dan menyerahkan dokumen mengikut kuasa pengurusan mereka kepada agensi, organisasi dan unit pentadbiran baharu selepas struktur organisasi disusun semula.

Ketiga , penyerahan dokumen dan pangkalan data dokumen selepas penyusunan organisasi dijalankan mengikut peraturan undang-undang pihak berkuasa pengurusan arkib.

Keempat , melaksanakan dengan tegas peraturan undang-undang mengenai pengurusan dan penggunaan meterai dan sijil tandatangan digital untuk perkhidmatan awam; melindungi rahsia negara dan memastikan keselamatan maklumat, dokumen, dan data semasa melaksanakan tugas statistik, membungkus, menyerahkan, memelihara dan menggunakannya dalam proses penyusunan semula radas.

Peraturan mengenai senarai kod pengenalan untuk dokumen, rekod dan simbol teks bagi agensi dan organisasi baharu

Bagi Jawatankuasa Rakyat wilayah dan bandar yang dikendalikan oleh pusat, Kementerian Dalam Negeri meminta Pengerusi Jawatankuasa Rakyat Wilayah mengambil tanggungjawab sebagai ketua dalam melaksanakan pengurusan arkib negeri di lokaliti dalam skop tugas dan kuasa; memastikan keselamatan dokumen dan pangkalan data dokumen di bawah pihak berkuasa pengurusan mengikut peraturan undang-undang sepanjang proses penyusunan semula radas. Mengeluarkan segera Arahan Pengerusi Jawatankuasa Rakyat Wilayah mengenai pengukuhan pengurusan negeri dokumen dan kerja arkib.

Pada masa yang sama, adalah perlu untuk membangunkan rancangan untuk menyusun semula arkib sejarah Negeri di peringkat wilayah dalam Projek untuk menyusun dan menyusun semula unit pentadbiran di semua peringkat dan membina model organisasi kerajaan tempatan dua peringkat, menyerahkannya kepada pihak berkuasa yang berwibawa untuk penilaian dan pelaksanaan.

Sejurus selepas melengkapkan penyusunan organisasi, perlu segera mengeluarkan dokumen yang menyatakan senarai kod pengenalan untuk dokumen, rekod dan simbol dokumen agensi dan organisasi baharu di bawah pengurusan; mengarahkan ketua agensi dan organisasi baharu untuk menerima dokumen dan pangkalan data di bawah kuasa pengurusan mereka; dan ketua-ketua unit pentadbiran akar umbi baharu untuk menerima dokumen di bilik dan gudang di kawasan pengurusan yang diuruskan sementara oleh Arkib Sejarah Wilayah.

Pada masa yang sama, adalah perlu untuk mengarahkan unit mengurus dan mengendalikan Sistem untuk melaksanakan penyelesaian teknikal bagi memastikan kesinambungan dan kesinambungan aktiviti pengeluaran dokumen dan penyelesaian kerja agensi dan organisasi di bawah pengurusannya.

Kementerian Dalam Negeri mencadangkan untuk mengukuhkan pengurusan kerja dokumen dan arkib dalam proses penyusunan semula sistem politik (foto: VNA)

Mengeluarkan rancangan untuk melaksanakan Arahan Pengerusi Jawatankuasa Rakyat Wilayah

Bagi Jabatan Hal Ehwal Dalam Negeri, Kiriman Rasmi meminta Pengerusi Jawatankuasa Rakyat Wilayah menasihati Pengerusi Jawatankuasa Rakyat Wilayah untuk mengeluarkan Arahan pengukuhan pengurusan kerja dokumen dan arkib dalam proses penyusunan semula radas sistem politik tempatan; mengeluarkan rancangan untuk melaksanakan Arahan Pengerusi Jawatankuasa Rakyat Wilayah.

Pada masa yang sama, menugaskan Arkib Sejarah Wilayah untuk menugaskan pegawai untuk mengatur kumpulan kerja kepada agensi, organisasi dan unit untuk menerima dan menyelaraskan pemeliharaan dokumen di tapak dan mengehadkan pangkalan data dokumen pada Sistem; mengarahkan Arkib Sejarah Wilayah secara proaktif mengambil langkah mengumpul fail dengan tempoh pemeliharaan kekal yang telah disunting sepenuhnya di agensi dan organisasi yang menjadi sumber dokumen yang diserahkan kepada Arkib Sejarah Wilayah.

Pada masa yang sama, kakitangan Pengerusi Jawatankuasa Rakyat Wilayah hendaklah mengatur sumber yang mencukupi untuk memastikan keselamatan dokumen dan pangkalan data dokumen di dalam bilik dan gudang yang telah disahkan dan dimeterai oleh Arkib Sejarah Wilayah sehingga ia diserahkan kepada agensi atau organisasi pengurusan yang bertanggungjawab selepas radas disusun semula.

Sejurus selepas melengkapkan penyusunan organisasi, perlu segera menasihati Pengerusi Jawatankuasa Rakyat Wilayah untuk mengeluarkan senarai kod pengenalan untuk dokumen, rekod dan simbol teks agensi dan organisasi yang dibentuk selepas penyusunan organisasi dalam skop pengurusan; mengemukakan kepada Jawatankuasa Rakyat Wilayah projek untuk mengurus dan mengendalikan operasi perniagaan untuk blok dokumen agensi dan organisasi sebelum susunan organisasi; menyelaras dengan unit mengurus dan mengendalikan sistem untuk membangunkan rancangan untuk menyerahkan dan menyepadukan dokumen dan pangkalan data dokumen dalam Sistem.

Mengesahkan penyerahan dokumen dan pangkalan data dokumen agensi dan organisasi sebelum menyusun semula radas

Bagi arkib sejarah wilayah, Kementerian Dalam Negeri bercadang untuk mengatur pegawai untuk membimbing pengiraan, penyusunan, pembungkusan, pengedap, pengesahan jumlah dan status dokumen kertas dan dokumen mengenai pembawa maklumat lain (jika ada), menerima dan menyelaras pemeliharaan di tapak atau pemeliharaan sementara berpusat bagi dokumen agensi dan organisasi; menyelaras dengan pengurusan dan unit operasi Sistem untuk menentukan bilangan dokumen digital dan mengehadkan pangkalan data dokumen pada Sistem setiap agensi, organisasi dan unit pentadbiran.

Buat senarai semua dokumen dan pangkalan data dokumen yang sedang disimpan di Arkib Sejarah Wilayah; terus memastikan keselamatan, integriti dan kebolehgunaan dokumen dan pangkalan data dokumen di Arkib Sejarah Wilayah sehingga ia diserahkan kepada agensi dan organisasi yang berwibawa selepas penyusunan semula radas. Merumuskan kuantiti dan status dokumen dan pangkalan data dokumen serta melaporkan kepada Jabatan Dalam Negeri untuk dilaporkan kepada KDN.

Sejurus selepas melengkapkan penyusunan organisasi, adalah perlu untuk segera melaksanakan: pusat tumpuan mengatur dan mengesahkan penyerahan dokumen dan pangkalan data dokumen agensi dan organisasi sebelum penyusunan organisasi kepada agensi atau organisasi pengurusan yang kompeten selepas pengaturan organisasi; menasihati Jabatan Dalam Negeri untuk membangunkan projek untuk mengurus dan mengendalikan perniagaan blok dokumen dan pangkalan data dokumen yang telah dikira agensi dan organisasi sebelum susunan organisasi.

Pada masa yang sama, menyelaras dengan agensi dan organisasi yang berkaitan untuk mengatur pelaksanaan projek dan rancangan untuk mengurus dan mengendalikan operasi perniagaan bagi blok dokumen dan pangkalan data yang telah disusun secara statistik sebelum penyusunan organisasi; mengumpul fail dengan tempoh pemeliharaan kekal yang telah disunting sepenuhnya sebelum ini di agensi dan organisasi yang menjadi sumber dokumen yang diserahkan kepada Arkib Sejarah Wilayah.

Daftar untuk membuka akaun baharu atau membuka semula akaun untuk organisasi, pemimpin dan kerani

Juga dalam Kiriman Rasmi ini, Kementerian Dalam Negeri menghendaki ketua-ketua agensi, organisasi, dan pengerusi Jawatankuasa Rakyat peringkat daerah dan komune untuk bertanggungjawab memastikan keselamatan dokumen dan pangkalan data dokumen di bawah kuasa pengurusan mereka mengikut peraturan undang-undang semasa proses penstrukturan semula aparat sehingga dokumen dan pangkalan data dokumen diserahkan kepada badan penyusunan semula dokumen dan agensi Sejarah Wilayah.

Pada masa yang sama, mengarahkan unit dan individu untuk menyusun dan membungkus rekod dan dokumen mengenai kerja yang telah siap dan rekod dan dokumen mengenai kerja yang belum selesai; menugaskan unit dan individu untuk mensintesis dan membuat senarai kerja agensi atau organisasi yang belum selesai; mempunyai rekod dan dokumen yang dilampirkan, dibungkus secara berasingan dan dikumpul serta diserahkan kepada Arkib agensi.

Mengarahkan arkib agensi perangkaan, membungkus dokumen dalam arkib dan membimbing unit statistik dan individu untuk membungkus fail dan dokumen yang belum diserahkan dalam arkib; menerima fail dan dokumen daripada unit dan individu dan mengumpulkannya di dalam arkib berpusat dan bilik simpanan. Pada masa yang sama, susun gudang, peralatan dan sumber manusia yang diperlukan untuk melindungi dan menyimpan dokumen dengan selamat sehingga diserahkan kepada agensi atau organisasi pengurusan yang kompeten selepas menyusun semula radas.

Pengerusi Jawatankuasa Rakyat Daerah menugaskan Jabatan Hal Ehwal Dalam Negeri untuk memberi nasihat mengenai susunan gudang dan peralatan yang diperlukan untuk mengumpul dan menyimpan secara berpusat dokumen agensi khusus di bawah Jawatankuasa Rakyat Daerah; mengatur pasukan untuk melindungi keselamatan dokumen sehingga ia diserahkan kepada agensi atau organisasi pengurusan yang kompeten selepas pengaturan organisasi.

Sejurus selepas menyelesaikan penyusunan organisasi, ketua agensi, organisasi, atau unit pentadbiran baharu mesti segera mengarahkan pendaftaran pembukaan atau pembukaan semula akaun untuk organisasi, pemimpin dan setiausaha pada Sistem untuk memastikan pengeluaran dan penerimaan dokumen; mendaftar untuk pengeluaran meterai dan sijil tandatangan digital untuk perkhidmatan awam khusus mengikut peraturan...

Perangkaan, pengedap, penyimpanan dokumen

Bagi arkib agensi, Kementerian Dalam Negeri menghendaki jabatan arkib agensi atau orang yang ditugaskan untuk mengarkib di agensi, organisasi, atau unit untuk membimbing unit dan individu untuk menyusun, membungkus dokumen dan menyerahkannya ke bilik simpanan atau gudang berpusat terlebih dahulu; menyediakan gudang dan syarat-syarat yang diperlukan untuk menyimpan dengan selamat dokumen yang diterima daripada unit dan individu; menyusun, mengelak, dan menyimpan dokumen dengan selamat di bilik penyimpanan atau gudang agensi atau organisasi sehingga ia diserahkan kepada arkib sejarah wilayah atau agensi atau organisasi yang berwibawa selepas penyusunan semula radas.

Pada masa yang sama, menyelaras dengan unit yang mengurus dan mengendalikan sistem perangkaan untuk mengesahkan bilangan dokumen dan pangkalan data dokumen agensi dan organisasi dalam sistem; menerima dan menyimpan secara berasingan fail dan dokumen kerja yang belum selesai mengikut senarai; menyerahkan atau menyusun dan membungkus fail secara berasingan dengan tempoh pemeliharaan kekal yang sebelum ini telah disunting sepenuhnya.

Serahkan dokumen yang dibungkus dan senarai kerja yang belum siap dalam keadaan asalnya.

Bagi penjawat awam, kakitangan awam, dan pekerja, KDN memerlukan perangkaan dan pembungkusan fail dan dokumen mengenai kerja yang telah siap dan belum selesai. Untuk kerja yang belum selesai, adalah perlu untuk membuat senarai dan menyatakan dengan jelas nama kerja, nama orang yang ditugaskan untuk mengendalikannya, bilangan dokumen yang ada, dan tarikh akhir pengendalian (jika ada).

Serahkan pakej asal dokumen dan fail serta senarai kerja yang belum selesai pada Sistem kepada agensi atau arkib unit, atau individu yang bertanggungjawab untuk mengumpul dokumen semasa proses penyusunan semula radas.

Sejurus selepas menyelesaikan penyusunan organisasi, adalah perlu untuk segera menyelaraskan dengan Arkib Agensi dan unit yang mengurus dan mengendalikan Sistem untuk menyerahkan rekod dan dokumen mengenai kerja yang belum selesai kepada unit atau individu yang bertanggungjawab untuk terus mengendalikannya.

Menutup akaun organisasi dan individu untuk agensi dan organisasi yang telah berhenti beroperasi

Bagi unit yang mengurus dan mengendalikan Sistem, KDN perlu mengenal pasti dan mengehadkan skop dokumen dan pangkalan data dokumen dalam Sistem mengikut setiap akaun agensi, organisasi dan individu. Berdasarkan senarai kerja yang belum selesai, tentukan skop data dan buat senarai akaun organisasi dan individu dengan kerja yang belum selesai; sediakan pelan penyerahan apabila diarahkan.

Pada masa yang sama, kumpulkan statistik dan laporkan kepada Jawatankuasa Rakyat Wilayah dan Jabatan Hal Ehwal Dalam Negeri mengenai sistem kod pengenalan dokumen, kod fail dan simbol dokumen yang kini digunakan dalam Sistem untuk dijadikan asas untuk menetapkan kod pengenalan dokumen, kod fail dan simbol dokumen agensi dan organisasi selepas susunan organisasi disatukan, disegerakkan dan mengelakkan pertindihan.

Sejurus selepas melengkapkan pengaturan organisasi, adalah perlu untuk segera menutup akaun organisasi dan individu untuk agensi dan organisasi yang berhenti beroperasi serta-merta selepas keputusan mengenai pengaturan organisasi dibuat; pada masa yang sama, membuka akaun untuk agensi, organisasi dan individu baharu, memastikan sambungan dengan dokumen dan pangkalan data dokumen yang berkaitan sebelum ini.

Khususnya, Kementerian Dalam Negeri bercadang untuk mempunyai rancangan untuk menggunakan dokumen dan pangkalan data dokumen dalam Sistem untuk memenuhi keperluan mendesak agensi, organisasi dan individu semasa proses penstrukturan semula radas.

Sumber: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html